Business case adalah garis besar dan kebutuhan yang diperlukan untuk sebuah proyek
Apa yang dimaksud dengan Business Case? Dan Bagaimana Syarat Business Case yang Baik?
Business case merupakan kumpulan asumsi tentang bagaimana nilai diciptakan. Asumsi ini harus diuji untuk memastikan bahwa hasil yang diharapkan dapat dicapai. Business case juga harus didasarkan pada indikator kualitatif dan kuantitatif yang memperkuat asumsi dan memberikan dukungan bagi pengambil keputusan dalam menetapkan investasi di masa datang. Business case terdiri atas input sumber daya yang terbagi atas 3 aliran kerja yaitu kemampuan teknikal, kemampuan operasional dan kemampuan bisnis. Setiap aliran kerja ini harus didokumentasikan dengan data untuk mendukung keputusan investasi dan proses manajemen portfolio yaitu: inisiatif, biaya, resiko, asumsi, hasil dan metrik.
Business Case adalah dokumen yang berisikan analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek.
"The purpose of business case is to provide senior management with all the information needed to make informed decision as to whether a specific project should be funded”. (Schmidt 1999)
Maksudnya adalah tujuan dari business case adalah untuk menghasilkan manajemen bisnis dengan semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan apakah suatu proyek harus didanai. Penjelasan lain mengenai business case adalah garis besar dan kebutuhan yang diperlukan untuk sebuah poject charter. Sebuah business case harus dapat metnetapkan manfaaat yang diperoleh dari melaksanakan atau membuat project charter.
Syarat Business Case yang baik adalah sebagai berikut :
-
Rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat
-
Jelas membandingkan alternatif
-
Secara obyektif mencakup semua informasi yang berhubungan
-
Sistematis dalam hal merangkum temuan
Referensi :
http://materias.fi.uba.ar/7558/Lecturas/Business_Case_Essentials.pdf
Business case adalah sebuah argument yang biasanya didokumentasikan, yang dimaksudkan untuk meyakinkan pengambil keputusan untuk menyetujui semacam tindakan. Dokumen itu biasa disebut dengan Business Case. Sebuah business case harus mengartikulasikan jalan yang jelas menuju return on investment (ROI). Dokumen business case harus dapat menganalisis manfaat dan risiko terkait dengan pengambilan tindakan, harus menjadi sebuah argument kuat untuk implementasi. Business case yang disusun dengan baik, dengan mengeskplorasi semua pendekatan yang layak terhadap masalah tertentu dan memungkinkan pemilik bisnis dapat memilih opsi yang paling sesuai untuk melayani organisasi.
Business plan terdiri dari tiga tahap pengembangan, diantaranya :
- Planning – the business case
- Project implementation
- Project evaluation
Sedangkan business case mencakup tiga fase iterative berurutan :
- Scoping
- Detailed planning
- Procurement
Business case dapat dianggap berhasil jika :
- Memenuhi kriteria strategis, ekonomi, bisnis, finansial.
- Diotorisasi oleh badan yang sesuai pada setiap tahap perkembangannya.
- Menghasilkan sebuah proyek yang dinilai secara retrosprektif sesuai dengan parameter keberhasilan yang disepakati selama pengembangannya.
Menurut Schmidt (1999), atribut dari Business Case yang baik adalah:
- Memberikan rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat yang ada
- Memberikan perbandingan biaya/keuntungan dari setiap alternatif yang ada dengan jelas dan logis
- Dapat mencakup semua informasi yang berhubungan dengan objektif
- Dapat meringkas semua temuan yang didapat dengan sistematis
Terdapat template yang terdiri dari 8 langkah untuk menyiapkan business case yang baik, diantaranya :
-
Executive Summary
Merupakan bagian pertama dari business case, berisi ringkasan singkat dari keseluruhan business case. Menyampaikan informasi penting tentang proyek tersebut dan mengkomunikasikan keseluruhan kepada pembaca. Memberikan informasi umum mengenai isu seputar masalah bisnis dan usulan proyek atau inisiatif yang dibuat untuk mengatasinya. -
Business Case Analysis Team
Menggambarkan peran dari anggota tim yang mengembangkan business case. Penting untuk mendefinisikan secara jelas peran dari masing-masing anggota tim sepanjang masa proyek. -
Problem Definition
Menjelaskan masalah bisnis yang ditangani sehingga dibuatlah proyek ini. Masalahnya mungkin terkait dengan proses, teknologi, atau produk/service oriented. Pda bagian ini tidak mencakup tentang solusi yang akan diterapkan. -
Project Overview
Mengkonsolidasikan semua informasi spesifik proyek ke dalam satu bab dan memungkinkan pemahaman proyek yang mudah karena masalah bisnis, dampak, dan rekomendasi telah dibuat. -
Strategic Alignment
Semua proyek harus mendukung strategi dan rencana strategis organisasi untuk menambah nilai dan mempertahankan dukungan eksekutif dan organisasi. Bagian ini memberikan gambaran umum tentang rencana strategis organisasi yang terkait dengan proyek. -
Cost Benefit Analysis
Bagian ini merupakan bagian yang penting untuk mengukur keuntungan finansial proyek sebanyak mungkin dalam business case. Biasanya dilakukan dalam bentuk analisis biaya dan manfaat. Tujuannya adalah untuk menggambarkan biaya proyek dan membandingkan dengan manfaat guna menentukan apakah proyek tersebut layak untuk dicapai. -
Alternative Analysis
Semua masalah bisnis dapat diatasi dengan sejumlah proyek alternatif. Business case adalah hasil dari memilih salah satu pilihan tersebut, sebuah rangkuman singkat mengenai altenatif yang dipertimbangkan juga harus disertakan. -
Approvals
Business case adalah dokumen yang persetujuannya diberikan atau ditolak untuk bergerak maju dengan pembuatan proyek. Oleh karena itu, dokumen tersebut harus mendapat persetujuan atau ketidaksetujuan dari dewan peninjau eksekutifnya
Referensi :
Bussiness Case mendifinisikan sebuah nilai dari sebuah proyek yang diberikan. Biaya dan manfaat adalah poin referensi utama, namun elemen lainnya berkontribusi secara signifikan untuk menyajikan Bussiness Case yang solid dan koheren. Bussiness Case ini diperlukan pada saat sebuah sumber daya atau pengeluaran untuk sebuah proyek harus dilakukan pembenaran. Persetujuan dari Bussiness Case ini sendiri biasanya dicari dari sponsor proyek dan pihak yang berkepentingan lainnya. Misalnya, pada departemen keuangan dapat memberi otorisasi dana dan pada departemen TI bisa menyediakan sumber daya pada teknologi.
Bussiness Case adalah langkah pertama dalam perencanaan investasi untuk proyek apa pun yang sedang dipertimbangkan untuk dikerjakan. Hal ini dimaksudkan agar supaya bisa menggambarkan tentang gambaran kebutuhan akan perubahan dengan menghadirkan sebuah pedoman untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Bussiness Case juga merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan dukungan, partisipasi dan komitmen terhadap proyek. Tanpa dukungan dan komitmen, proyek ini bahkan tidak akan bisa dimulai.
Sebelum kita mempertimbangkan bagaimana menulis sebuah Bussiness Case kita harus menghadapi 3 pertanyaan berikut ini:
• Apa itu Bussiness Case?
• Mengapa Anda memerlukan Bussiness Case?
• Kapan Anda menggunakan Bussiness Case?
Bussiness Case dikembangkan pada tahap awal sebuah proyek dan menguraikan mengapa, apa, bagaimana, dan siapa yang perlu memutuskan apakah perlu melanjutkan sebuah proyek.
Bussiness Case yang pertama kali dikembangkan selama penyelidikan awal, jauh lebih rinci dan harus ditinjau oleh sponsor proyek dan pemangku kepentingan utama sebelum diterima, ditolak, dibatalkan, ditangguhkan, atau direvisi. Bergantung pada skala perubahan bisnis, Bussiness Case mungkin memerlukan pengembangan lebih lanjut sebagai bagian dari penyelidikan terperinci. Oleh karena itu, harus dikembangkan secara bertahap sehingga waktu dan sumber daya tidak perlu disia-siakan secara secara percuma.
Perhatikan beberapa hal berikut ini saat akan membuat sebuah Bussiness Case :
• Dokumen harus singkat dan hanya menyampaikan hal penting,
• Membuatnya menarik,
• Jelas dan ringkas,
• Menghilangkan dugaan dan meminimalkan jargon,
• Menggambarkan visi Anda tentang masa depan,
• Menunjukkan nilai dan manfaat yang dibawa proyek ke bisnis,
• Pastikan bahwa gaya dan keterbacaan yang konsisten.
Bussiness Case yang lengkap menyediakan struktur untuk proyek dan organisasi proyek selama siklus hidup proyek. Oleh karena itu harus digunakan secara rutin untuk pereferensian sebuah proyek untuk bisa memastikan tujuan bisnis yang digariskan dalam proses persetujuan yang akan direalisasikan pada akhir proyek. Sehingga sebuah Business Case berwujud sebuah dokumen yang menjabarkan secara detail isi proyek (termasuk proses bisnisnya) dan ditulis secara formal, tetapi terkadang isi dari business case ini bisa berupa dokumen singkat dan sederhana sejenis memo pendek atau presentasi lisan.
Referensi :
https://resources.workfront.com/project-management-blog/how-to-write-a-business-case-4-steps-to-a-perfect-business-case-template,
http://www.insightfulsolutionsinc.com/Articles/Developing_a_Business_Case_for_Investment.htm
Bagian yang harus ada di dalam Business Case
1. Pendahuluan
Di Bagian ini memperkenalkan proses bisnis dan secara singkat menetapkan apa permasalahan yang akan dihadapi dalam menjalankan bisnis tersebut.
2. Pernyataan Permasalahan
Ini harus dimasukkan ke dalam salah satu paragraf, serta permasalahannya harus berhubungan kembali dengan strategi atau visi organisasi untuk menunjukkan bagaimana memecahkan masalah organisasi tersebut.
3. Analisis
Bagian ini memberikan penjelasan masalah yang lebih rinci. Bagian ini harus mencangkup analisis untuk mengidentifikasi dampak, atau alasan, serta masalahnya.
4. Diskusi
Mendiskusikan serta mengidentifikasi semua opsi, apa saja yang dapat mengatasi masalah. Biasanya diskusi tersebut mengenai tentang :
- Keuntungan : apabila perusahaan melakukan hal tersebut, apakah keuntungan yang didapat perusahaan
- Biaya dan Sumber Daya : biaya seberapa besar yang dikeluarkan apabila menggunakan pemecahan masalah tersebut.
- Resiko : harus memperkirakan resiko yang akan dihadapi.
5. Rekomendasi
Disini pembuat bisnis case harus membuat rekomendasi pilihan mana yang terbaik, dilihat dari biaya dan manfaatnya.
6. Rincian pilihan terbaik
Dalam hal ini , akan menunjukkan pemikiran proyek perusahaan secara lebih rinci dan memiliki gagasan yang masuk akal mengenai waktu yang akan digunakan, sumber daya apa saja yang akan dipakai, dan bagaimana mengurangi resiko.
Manajemen menggunakan business case untuk membuat keputusan investasi penting dan untuk menentukan proyek mana yang memperoleh pendanaan serta yang ditolak atau ditunda. Business case untuk proyek IT memiliki tantangannya sendiri. Mengembangkan business case yang efektif membutuhkan keahlian di berbagai area, termasuk manajemen proyek, bisnis dan keuangan. Beberapa proyek IT menghasilkan keuntungan terukur, seperti mengurangi biaya bisnis proses. Keuntungan lainnya yang susah diukur misalnya meningkatkan kinerja customer service atau meningkatkan keandalan sistem secara keseluruhan.
Sebelumnya, kita harus membedakan antara dua tipe dokumen yang erat kaitannya dengan business case, yaitu studi kelayakan dan rencana proyek. Studi kelayakan adalah menganalisis atau penelitian terhadap kepraktisan rencana yang diusulkan berdasarkan pasar, kompetisi, teknologi yang tersedia, sumber daya manusia dan keuangan. Sedangkan rencana proyek mendefinisikan lebih detail apa yang akan dilakukan, berapa biayanya dan kapan akan selesai.
Hal-hal yang dibahas dalam business case
Business case dibuat dari informasi yang membantu para pengambil keputusan (decision maker) dalam memutuskan apakah proyek dilanjurkan atau tidak. Business case harus menjawab semua pertanyaan dan memberikan informasi yang dibutuhkan untuk memutuskan keputusan. Biasanya, business case sudah terdiri dari beberapa informasi dan masih relevan untuk beberapa kasus, khususnya jika diliat dari ukuran besarnya uang dalam investasi proyek yang Anda lakukan.
Business case harus meliputi sebagai berikut :
- Kesimpulan dari eksekutif (kesimpulan/gambaran dari rencana bisnis dari high-level management yang meliputi informasi sejarah, tujuan, proyeksi pertumbuhan, anggota utama dalam bisnis dan sebagainya)
- Alasan atau pendorong bisnis dalam melakukan proyek
- Ulasan permasalahan apa yang akan diselesaikan oleh proyek
- Penilaian pilihan yang dipertimbangkan (termasuk apa yang terjadi jika tidak melakukan apa pun)
- Solusi yang Anda rekomendasikan
- Keuntungan melakukan proyek
- Bagaimana Anda tahu apakah proyek sukses, dan apa hasilnya dari kesuksesan tersebut
- Garis besar tentang apa yang diperlukan untuk melakukan solusi yang disarankan, contohnya dalam rencana high-level, bagaimana Anda melacak proyek Anda dan garis besar anggarannya.
Kebanyakan eksekutif ingin melihat berapa biaya yang dikeluarkan untuk mengimplementasikan solusi yang Anda tawarkan. Business case Anda harus cukup meliputi informasi untuk membantu keputusan apakah proyek tersebut bernilai untuk investasi. Maka dari itu, jangan lupa untuk mencantumkan berapa biaya yang dibutuhkan untuk melakukan proyek, biaya jika tidak melakukan proyek (uang yang mungkin hilang karena tidak memanfaatkan kesempatan baru ini atau terus melakukan bisnis kerja dengan cara model lama), dan biaya untuk seluruh sumber daya yang dibutuhkan.
Dalam bagian keuangan dalam business case Anda harus juga mencantumkan sesuatu tentang return on investment (ROI) yang bisa Anda harapkan. Disini Anda menjelaskan berapa banyak keuntungan penjualan yang bisa Anda perkirakan atau ukuran efisiensi apa yang Anda prediksi. Jangan terlalu optimis tapi lebih realistis dan jujur tentang apa yang Anda pikir proyek ini dapat berikan pada perusahaan Anda.
Proyek IT memiliki dua tipe keuntungan, yaitu kuantitatif (tangible benefit) dan kualitatif (soft benefit).
-
Keuntungan Kuantitatif. Keuntungan untuk bisa dihitung, pertama harus menghitung biaya pemeliharaan sistem yang sekarang (biaya as-is). Kedua, menghitung biaya sistem baru termasuk perencanaan proyek, implementasi dan biaya operasi sistem baru (biaya proposed-system). Biasanya meliputi biaya perangkat keras dan lunak, servis profesional terkait proyek dan pekerja. Keuntungan kuantitatif bisa diartikan keuntungan proyek yang bisa diterjemahkan secara langsung ke dalam nilai uang.
-
Keuntungan kualitatif adalah keuntungan yang susah untuk dihitung. Contohnya, penggunaan listrik kecil karena mengurangi jumlah server. Penggunaan listrik yang kecil juga punya keuntungan bagi lingkungan yang susah untuk dihitung. Keuntungan lainnya dari penggunaan listrik yang kecil adalah perusahaan bisa meningkatkan sensitivitas lingkungan dan bisa menerapkan proyek “green” yang ramah lingkungan.
Referensi:
Azmi, A. M. (2007). Business cases for information technology projects. Paper presented at PMI® Global Congress 2007—EMEA, Budapest, Hungary. Newtown Square, PA: Project Management Institute.