Benchmarking merupakan suatu alat yang memungkinkan perusahaan untuk menentukan apakah cara yang digunakannya untuk menjalankan fungsi atau aktivitas tertentu mewakili praktik terbaik ketika biaya dan efektivitas menjadi pertimbangan.
Referensi : Louise Kelly & Chris Booth, 2004, Dictionary of Strategy: Strategic Management, SAGE Publications, Inc.
Benchmarking merupakan salah satu metode untuk identifikasi resiko. Benchmarking sendiri adalah suatu proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan perusahaan/organisasi terhadap proses operasi yang terbaik di kelasnya sebagai inspirasi dalam meningkatkan kinerja (performance) perusahaan/organisasi (Benchmarking The Primer; Benchmarking for Continuous Environmental Improvement, GEMI, 1994). Selain itu, benchmarking sangatlah penting karena dapat mendorong perusahaan/organisasi untuk menyiapkan suatu dasar untuk membangun rencana operasional praktek terbaik perusahaan dan menganjurkan meningkatkan perbaikan bagi seluruh komponen lingkungan perusahaan/organisasi.
Pentingnya sebuah benchmarking untuk dilakukan karena telah banyak penelitian yang difokuskan kepada kinerja suatu perusahaan/organisasi oleh stakeholders, regulators dan legislators. Maka perusahaan atau organisasi perlu mengetahui kenyataan kinerjanya tersebut dan disajikan dalam suatu bentuk data yang terukur. Benchmarking adalah alat yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran tingkat kinerja (performance) serta mengembangkan suatu praktek yang terbaik bagi perusahaan/organisasi.
Benchmarking juga akan menolong perusahaan/ organisasi dalam mengidentifikasi kekuatan operasional dan areal wilayah untuk dilakukan perbaikan. Dengan demikian, hal tersebut akan memungkinkan perusahaan/organisasi dapat membandingkan dengan perusahaan atau organisasi kompetitor dan selanjutnya akan menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan kinerjanya.
Benchmarking adalah proses pengukuran secara berkesinambungan dan membandingkan satu atau lebih bisnis proses perusahaan dengan perusahaan yang terbaik di proses bisnis tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengiplementasikan peningkatan proses bisnis (Andersen, 1996).
David Kearns (CEO Xerox) juga mendefinisikan benchmarking sebagai suatu proses pengukuran terus menerus atas produk, jasa dan tata cara perusahaan terhadap pesaing yang terkuat. Benchmarking juga merupakan suatu proses yang membandingkan dan mengukur kinerja suatu perusahaan dengan perusahaan lain guna mendapatkan keuntungan informasi yang akan digunakan untuk perbaikan secara kontinyu (Tatterson, 1996).
Benchmarking adalah suatu proses terus menerus yang sistematis untuk membandingkan efisiensi perusahaan sendiri dalam ukuran produktifitas, kualitas, dan praktek-praktek dengan perusahaan-perusahaan dan organisasi-organisasi yang menunjukkan keunggulannya (Karlof & Ostblom, 1997).
Pendapat lain menyatakan benchmarking merupakan cara untuk membandingkan dan mengukur jalannya sebuah organisasi atau cara membandingkan dan mengukur internal organisasi secara berulang-ulang dengan organisasi yang mempunyai kelas yang lebih baik dari dalam atau dari luar organisasi perusahaan (Goestsch; Davis, 1997)
Andersen dan Pettersen (1996) juga menjelaskan tahapan proses Benchmarking dalam lima tahapan, yang biasa disebut juga dengan benchmarking wheel, yaitu:
Plan.
Pada tahapan perencanaan ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan antara lain adalah melakukan penilaian performa periode yang telah berjalan, dan menetapkan kinerja perusahaan yang akan dibandingkan dengan perusahaan yang dipilih menjadi acuan kinerja perusahaan. Penilaian performa periode yang telah berjalan, berguna sebagai dasar untuk menentukan kinerja perusahaan yang akan di benchmark dengan perusahaan yang dipilih menjadi acuan kinerja perusahaan.
Search.
Pada tahapan kedua ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan antara lain adalah mecari perusahaan yang potensial sebagai partner untuk melakukan benchmark. Setelah itu, dilakukan pembandingan antara kandidat–kandidat tersebut, manakah perusahaan yang paling potensial sebagai mitra untuk melakukan benchmark. Kemudian, dilakukan kontak terhadap perusahaan yang paling potensial sebagai mitra benchmark untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut menerima untuk dilakukan benchmark.
Observe.
Pada tahapan ketiga ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan antara lain adalah mengumpulkan berbagai informasi mengenai faktor - faktor kunci sukses dari perusahaan yang mempunyai kinerja superior sebagai acuan kinerja perusahaan. Pengumpulan informasi ini dilakukan dengan beberapa cara, yaitu melakukan observasi langsung ke perusahan mitra benchmark, mecari informasi melalui internet, dan melakukan wawancara langsung dengan manajer perusahaan mitra benchmark tersebut.
Analyze.
Pada tahapan keempat ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan antara lain adalah melakukan analisa informasi yang telah dikumpulkan dari perusahaan yang dipilih sebagai acuan kinerja perusahaan untuk melihat perbedaan kinerja dengan perusahaan tersebut dan juga dilakukan analisa informasi mengenai faktor-faktor kunci sukses yang membuat perusahaan yang dipilih sebagai acuan kinerja perusahaan mempunyai kinerja superior, sebagai dasar untuk menyusun program perbaikan kinerja perusahaan.
Adapt.
Pada tahapan kelima ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan antara lain adalah menyusun dan mengimplementasikan program perbaikan kinerja perusahaan, agar memiliki kinerja superior seperti perusahaan yang dipilih sebagai acuan kinerja perusahaan dan juga dilakukan, evaluasi terhadap program perbaikan kinerja perusahaan yang telah diimplementasikan.
Menurut Roger Milleken, (Watson, 1996) menamakan benchmarking adalah Stealingshamelessly atau pencuri yang tak tahu malu. Selain itu, Gregory
H. Watson , (1996) mendefinisikan benchmarking merupakan pencarian dan aplikasi praktek-praktek yang benar-benar lebih baik secara terus-menerus, yang mengarah pada kinerja kompetitif yang superior.
Menurut Horgren, Foster and Datar Srikant (Ramli, 2013) menyebutkan :“Benchmarking is the continous process ofmeasuring product, services, and activities againts the best levels of performance, which can be found either inside or outside the organization”.
Selainitu , DavidKearns ( CEOdariXerox ) dalam Ramli, (2013) ”benchmarking is the continuous process of measuring products, services, and practices against the toughest competitors or those companies recognized as industry leaders ”.
Dalam pendapat tersebut benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik.
Teddy Pawitra (Ramli, 2013:8) mendefinisikan bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul. Selain itu, menurut Goetsch dan Davis (Ramli, 2013) " Benchmarkingis the process of comparing and measuring an organization’s operations or its internal processes against those of a best in class preformer from inside or outside its industry ".
Dalam pengertian tersebut Goetsch dan Davis berpendapat bahwa benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri.
Menurut APQC ( American Productivity & Quality Center) “benchmarking adalah proses pengukuran yang sistematis dan berkesinambungan; proses mengukur dan membandingkan secara sinambung atas proses-proses bisnis suatu organisasi dengan tokoh-tokoh proses bisnis manapun di seluruh dunia, untuk mendapatkan informasi yang akan membantu upaya organisasi tersebut memperbaiki organisasinya ” (Gregory H. Watson , 1996). Dalam pendapat tersebut APQC merumuskan:
Pertama, Benchmarking adalah suatu proses pengukuran yang sistematis dan kontinu.
Kedua, suatu proses pengukuran dan perbandingan kinerja suatu organisasi yang dibandingkan dengan kinerja organisasi lain, sehingga diperoleh suatu informasi yang bisa dipergunakan untuk membantu organisasi melakukan pembaharuan dan perbaikan kinerjanya.
Dari berbagai definisi di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan :
Benchmarking merupakan upaya untuk mengetahui tentang bagaimanadan mengapa suatu perusahaan yang memimpin dalam suatu industri dapat melaksanakan tugasnya secara lebih baik dibandingkan dengan yang lainnya.
Fokus dari kegiatan benchmarking diarahkan pada praktik terbaik dari perusahan lainnya. Ruang lingkupnya makin diperluas yakni dari produk dan jasa menjalar ke arah proses, fungsi, kinerja organisasi, logistik, pemasaran, dan lain-lain. Benchmarking juga berwujud perbandingan yang terus- menerus tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada.
Praktik benchmarking berlangsung secara sistematis dan terpadu dengan praktik manajemen lainnya, misalnya TQM, corporate reengineering , analisis pesaing, dan lain-lain.
Kegiatan benchmarking perlu keterlibatan dari semua pihak yang berkepentingan, pemilihan yang tepat tentang apa yang akan di- benchmarking -kan, pemahaman dari organisasi itu sendiri, pemilihanmitra yang cocok dan kemampuan untuk melaksanakan apa yang ditemukan dalam praktik bisnis.
Benchmarking merupakan upaya untuk melihat posisi suatu perusahaandengan mengukur dan membandingkan perusahaannya dengan perusahaan lainnya sehingga diperoleh kualitas kinerja yang unggul dan mampu berkompetisi .
Menurut APQC ( American Productivity & Quality Center ), benchmarking adalah proses pengukuran yang sistematis dan berkesinambungan; proses mengukur dan membandingkan secara sinambung atas proses-proses bisnis suatu organisasi dengan tokoh-tokoh proses bisnis manapun di seluruh dunia, untuk mendapatkan informasi yang akan membantu upaya organisasi tersebut memperbaiki organisasinya (Gregory H. Watson, 1996)
DavidKearns (CEO dari Xerox) dalam Ramli, (2013)
” benchmarking is the continuous process of measuring products, services, and practices against the toughest competitors or those companies recognized as industry leaders ”.
Dalam pendapat tersebut benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik.
Tujuan dan Manfaat Benchmarking
Tujuan dari benchmarking ini adalah sebagai berikut:
Untuk menilai dan meninjau ulang ekonomis, efisiensi, efektivitas serta kelemahan dan kekurangan yang terdapat dalam fungsi tersebut terkait dengan kondisi yang terjadi.
Untuk mengambil tindakan yang bersifat preventif, artinya untuk menilai apakah ada situasi dalam perusahaan yang potensial dapat menjadi masalah di masa depan meskipun pengamatan sepintas mungkin menunjukkan bahwa situasi demikian tidak dihadapi perusahaan.
Untuk membandingkan hasil kerja perusahaan secara keseluruhan atau berbagai komponen dengan standar yang mencakup berbagai bidang kegiatan dan berbagai sasaran perusahaan yang ditetapkan sebelumnya.
Untuk menjadi yang terbaik dalam melakukan aktifitas dan proses. Benchmarking juga seharusnya melibatkan perbandingan dengan parapesaingnya atau industri lainnya.
Untuk meningkatkan kinerja organisasi agar mampu bersaing dengan organisasi lain dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Menurut Ross, (Sulisworo 2009) secara umum manfaat yang diperoleh dari benchmarking dapat dikelompokkan menjadi:
Memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerja baru yang realistis berperan meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target.
Membantu perusahan mengetahui adanya gap-gap tertentu dalam kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki.
Memberikan dasar bagi pelatihan.
Karyawan menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan karyawan lain diperusahaan lain.
Keterlibatan karyawan dalam memecahkan permasalahan sehingga karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan.
Evolusi Konsep Benchmarking
Menurut Watson, (1996) konsep benchmarking sebenarnya telah mengalami setidaknya lima generasi, yaitu :
Dalam tahap ini dilakukan perbandingan karakteistik produk, fungsi produk dan kinerja terhadap produk sejenis dari pesaing.
Selain melakukan benchmarking terhadap karakteristik produk, juga melakukan benchmarking terhadap proses yang memungkinkan produk yang dihasilkan adalah produk unggul.
Memiliki lingkup yang lebih luas dengan anggapan dasar bahwa beberapa proses bisnis perusahaan terkemuka yang sukses memiliki kemiripan dengan perusahaan yang akan melakukan benchmarking .
Merupakan suatu proses yang sistematis untuk mengevaluasi alternatif, implementasi strategi bisnis dan memperbaiki kinerja dengan memahami dan mengadaptasi strategi yang telah berhasil dilakukan oleh mitra eksternal yang telah berpartisipasi dalam aliansi bisnis. Membahas tentang hal-hal yang berkitan dengan arah strategis jangka panjang.
Mencakup semua generasi yang sebelumnya dengan tambahan bahwa cakupan geografisnya sudah mengglobal dengan membandingkan terhadap mitra global maupun pesaing global.
Jenis Benchmarking
Dalampelaksanaannya/prakteknya, menurut Hiam dan Schewe (Rachman, 2013:5) dikenal empat jenis dasar dari benchmarking yaitu:
Benchmarking Internal, pendekatan dilakukan dengan membandingkan operasi suatu bagian dengan bagian internal lainnya dalam suatu organisasi, misalnya dibandingkan kinerja setiap divisi di perusahaan, dilakukan antara departemen/divisi dalam suatu perusahaan dalam satu group perusahaan.
Benchmarking Kompetitif, pendekatan dilakukan dengan mengadakan perbandingan dengan berbagai pesaing, misalnya membandingkan karakteristik produk dengan produk yang sama yang dihasilkan pesaing dalam pasar yang sama.
Benchmarking Fungsional, pendekatan dengan diadakan perbandingan fungsi atau proses dari perusahaan lain yang berada di berbagai industri, atau dengan kata lain dilakukan perbandingan dengan perusahaan/industri yang lebih luas atau pemimpin industri untuk fungsi-fungsi yang sama.
Benchmarking Generik, pendekatan dengan diadakan perbandingan pada proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri, atau dengan kata lain perbandingan fungsi-fungsi usaha atau proses yang sama dengan mengabaikan jenis industri.
Cara Melakukan Benchmarking
Sedangkan cara yang biasa digunakan dalam melakukan benchmarking ada empat cara, yaitu:
Dilaksanakan dengan melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri manapun informasi yang ada.
Ditempuh dengan jalan menggunakan jasa pihak ketiga dalam pencarian data dan informasi yang sulit didapat.
Pertukaran informasi secara langsung melalui kuesioner, survei melalui telepon dan sebagainya dengan perusahaan yang dijadikan mitra dalam benchmarking .
Dilaksanakan dengan melakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking untuk saling tukar informasi.
Faktor-faktor yang Mendorong Perusahaan Melakukan Benchmarking
Menurut Karloff dan Ostblom (Hadi, 2011) konsep efisiensi yang ingin dicapai melalui benchmarking mengandung 4 komponen dasar, yaitu:
Kualitas
Harga
Volume Produksi, dan
Biaya Produksi.
Proses Benchmarking
Proses benchmarking biasanya terdiri dari beberapa langkah yaitu:
Hampir segala hal dapat di-benchmark seperti suatu proses lama yang memerlukan perbaikan, suatu permasalahan yang memerlukan solusi, suatu perancangan proses baru atau suatu proses dengan upaya perbaikannya selama ini belum berhasil.
Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark-nya harus yang paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu.
Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini.
Mengumpulkan data tentang ukuran dan standar yang telah dipilih terhadap organisasi yang akan di-benchmark. Informasi ini dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan: misalkan hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah dan lain-lain.
Membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan ( gap ) di antara mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap.
Menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini,juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses tersebut.
Prasyarat Benchmarking
Kemauan dan komitmen.
Keterkaitan tujuan strategik.
Tujuan untuk menjadi terbaik, bukan hanya untuk perbaikan.
Pemahaman terhadap proses, produk dan jasa yang ada
Proses terdokumentasi, karena:
Semua orang yang berhubungan dengan suatu proses harus memiliki pemahaman yang sama terhadap proses yang bersangkutan.
Dokumentasi sebelum adanya perubahan berguna dalam pengukuran peningkatan kinerja setelah dilaksankannya benchmarking .
Mitra benchmarking belum tentu akrab dengan proses yang dimiliki suatu organisasi.
Keterampilan analisis proses serta komunikasi.
Keterampilan riset dan pembentukan tim (Rachman, 2013)
