Apa yang dimaksud dengan Arsip?

arsip

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) yang dimaksud dengan arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa lalu yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan biasanya akan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi.

Pengertian Arsip

Dilihat dari asal katanya, istilah Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Archea” yang selanjutnya berubah menjadi “Archeon” yang memiliki arti catatan, file, atau dokumen yang berhubungan dengan pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin, Arsip disebut dengan “Fellum” yang berarti setumpuk surat atau bendel yang bisa terdiri dari sekumpulan warkat ataupun dokumen. Di Indonesia kata arsip sendiri merupakan kata serapan dari bahasa Belanda yaitu “Archief”.

Berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud dengan arsip Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Selanjutnya, berdasarkan Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, miro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bahan bukti dari tujuan organisasi, serta berbagai fungsi kebijakannya.

Sifat dan Karakteristik Arsip

  • Autentik , arsip memiliki informasi yang aktual dan faktual yang terdiri dari informasi waktu dan tempat arsip dibuat atau diterima, tujuan aktivitas, serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun arsip.
  • Legal , arsip adalah bentuk dokumentasi yang dapat mendukung tugas, kegiatan serta dapat berfungsi sebagai bukti resmi atas pengambilan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Unik , setiap arsip mempunyai kronologi tersendiri dan tidak disusun secara serentak. ketika arsip diduplikasi, maka arsip tersebut sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan kegiatannya.
  • Terpercaya , suatu arsip bisa digunakan dan dipercaya sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Jenis Arsip

  • Arsip Dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  • Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
  • Arsip Vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  • Arsip Aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
  • Arsip Inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  • Arsip Terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
  • Arsip Umum merupakan arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Referensi

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Referensi

Kamus Besar Bahasa Indonesia

Referensi

Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. https://pddi.lipi.go.id/arsip-itu-apa-2/

Referensi

Arsip: Pengertian, Fungsi, Sifat, dan Jenis-jenisnya - Accurate Online