Pengertian Arsip
Dilihat dari asal katanya, istilah Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Archea” yang selanjutnya berubah menjadi “Archeon” yang memiliki arti catatan, file, atau dokumen yang berhubungan dengan pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin, Arsip disebut dengan “Fellum” yang berarti setumpuk surat atau bendel yang bisa terdiri dari sekumpulan warkat ataupun dokumen. Di Indonesia kata arsip sendiri merupakan kata serapan dari bahasa Belanda yaitu “Archief”.
Berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud dengan arsip Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Selanjutnya, berdasarkan Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, miro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bahan bukti dari tujuan organisasi, serta berbagai fungsi kebijakannya.
Menurut Sularso Mulyono, yang dimaksud oleh arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sehingga setiap kertasnya bisa ditemukan dengan cepat dan mudah jika waktunya dibutuhkan.
Sifat dan Karakteristik Arsip
-
Autentik , arsip memiliki informasi yang aktual dan faktual yang terdiri dari informasi waktu dan tempat arsip dibuat atau diterima, tujuan aktivitas, serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun arsip.
-
Legal , arsip adalah bentuk dokumentasi yang dapat mendukung tugas, kegiatan serta dapat berfungsi sebagai bukti resmi atas pengambilan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan.
-
Unik , setiap arsip mempunyai kronologi tersendiri dan tidak disusun secara serentak. ketika arsip diduplikasi, maka arsip tersebut sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan kegiatannya.
-
Terpercaya , suatu arsip bisa digunakan dan dipercaya sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna arsip ini menjadi dasar dalam penentuan jadwal retensi setiap arsip berdasarkan nomor serinya. Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna arsip dibagi menjadi dua, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
-
Nilai Guna Primer. Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. Terdapat empat nilai guna primer bagi suatu organisasi, yaitu niai guna administrasi, nilai guna keuangan/fiskal, nilai guna hukum, serta nilai guna ilmiah dan teknologi.
-
Nilai Guna Sekunder . Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Terdapat dua nilai sekunder bagi organisasi, yaitu nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
Jenis Arsip
-
Arsip Dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
-
Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
-
Arsip Vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
-
Arsip Aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
-
Arsip Inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
-
Arsip Terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
-
Arsip Umum merupakan arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Istilah Dalam Bidang Kearsipan
-
Arsiparis merupakan seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dimana kompetensi tersebut diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Seorang yang ingin menjadi atau bisa dianggap sebagai arsiparis biasanya harus menjadi PNS (Pegawai Negeri Sipil).
-
Pencipta arsip merupakan pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Pencipta arsip ini bisa perseorangan, suatu kelompok, organisasi, sebuah perusahaan, dan suatu lembaga.
-
Akses arsip merupakan ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk memudahkan dalam proses penemuan dan pemanfaatan arsip. Dalam pelaksanaannya, tidak semua arsip bebas diakses oleh publik atau umum dan hanya bisa diakses oleh orang tertentu saja.
-
Jadwal retensi arsip atau yang biasa disingkat JRA merupakan sebuah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip apakah akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman dalam proses penyusutan dan penyelamatan arsip. Jadwal retensi arsip ini merupakan sesuatu yang wajib dimiliki oleh organisasi, perusahaan, atau Lembaga pemerintahan untuk memudahkan mereka dalam mengelola arsip yang dimiliki.
-
Penyusutan arsip merupakan sebuah kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang dimiliki dan hanya menyimpan arsip yang penting dan memiliki nilai guna.
-
Daftar pencarian arsip atau yang biasa disingkat DPA merupakan sebuah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik. Daftar pencarian arsip ini dibuat untuk memudahkan kita ketika ingin mencari kembali sebuah arsip. Dengan adanya daftar pencarian arsip tentu saja akan menghemat waktu dalam menemukan arsip yang ingin dicari. Daftar ini juga sesuatu yang wajib dibuat dan dimiliki oleh suatu Lembaga, organisasi, atau perusahaan.
Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Suatu Lembaga kearsipan akan dipimpin oleh seorang pejabat yang memiliki kompetensi di bidang arsip struktural yang diperolehnya melalui pendidikan formal dan / atau pendidikan dan pelatihan di bidang kearsipan. Di Indonesia terdapat empat tingkat Lembaga kearsipan, yaitu di tingkat perguruan tinggi, Lembaga kearsipan tingkat kota / kabupaten, arsip tingkat provinsi, dan di tingkat nasional ada ANRI (Arsip Negara Republik Indonesia).
- Arsip Nasional Republik Indonesia atau yang biasa disebut ANRI merupakan lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
- Arsip daerah provinsi merupakan lembaga kearsipan yang berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan di tingkat provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
- Arsip daerah kota / kabupaten merupakan lembaga yang kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan di tingkat kota / kabupaten yang berkedudukan di ibukota kota / kabupaten.
- Arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan yang berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
Referensi
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Referensi
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Referensi
Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. https://pddi.lipi.go.id/arsip-itu-apa-2/
Referensi
https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-arsip/
Referensi
Lembaga Kearsipan - World Wide Web Archive
Referensi
Nilai Guna Arsip | Accounting Media
