Ketika membuat sebuah proyek tentu klien akan memberikan persyaratan-persyaratan yang mereka inginkan. Akan tetapi untuk memenuhinya kita harus membuat daftar prioritas dari persyaratan tersebut.
Sebagai Business Analyst, bagaimana untuk memprioritaskan kebutuhan mungkin tampak seperti pertanyaan yang mudah untuk dijawab tetapi ternyata terdapat berbagai komplikasi dan kompleksitas yang menarik. Teknik Moskow digunakan untuk memprioritaskan kebutuhan secara kolaboratif.
Dibawah ini adalah beberapa kompleksitas yang dapat dihadapi Business Analyst ketika datang ke kebutuhan prioritas.
1. Perspektif yang berbeda pada apa yang penting
Ini mungkin adalah faktor paling penting yang mempengaruhi Analis kemampuan bisnis untuk mempermudah kegiatan di sekitar prioritas kebutuhan. Ini adalah semua tentang pemangku kepentingan utama dari proyek semua memiliki pendapat yang berbeda tentang apa yang merupakan tingkat tertentu prioritas. Sebagai contoh: Manajer proyek mungkin ingin memprioritaskan kebutuhan berdasarkan ketika dia akan dapat memberikan (berdasarkan kerangka waktu, anggaran dan resourcing) setiap persyaratan sedangkan pemangku kepentingan bisnis mungkin ingin memprioritaskan kebutuhan murni didasarkan pada nilai itu akan memberikan dengan bisnis secara keseluruhan (terlepas dari kerangka waktu, anggaran atau resourcing). Ketika berhadapan dengan tim yang semua memiliki perspektif yang berbeda tentang apa yang penting sangat sulit untuk Business Analyst untuk mendapatkan prioritas yang benar setuju.
2. Kurangnya kepemimpinan
Faktor ini berjalan bergandengan dengan faktor sebelumnya dimana orang memiliki perspektif yang berbeda tentang apa yang menjadi prioritas. Kurangnya kepemimpinan dalam proyek atau inisiatif tim menyebabkan kebingungan di sekitar apa yang penting dan ini adalah ketika orang akan berakhir memberikan perspektif mereka sendiri di sekitar prioritas daripada mengikuti prioritas bisnis atau pedoman. Hal ini menyebabkan masalah dalam berbagai cara dan dapat menempatkan Analis Bisnis dalam posisi yang sangat canggung. Kadang-kadang kurangnya kepemimpinan dapat berarti bahwa pemangku kepentingan kuat atau lebih senior mungkin akan persyaratan diprioritaskan sesuai dengan preferensi / timnya karena posisinya dan tingkat pengaruh dalam organisasi menjadi prioritas yang benar untuk kebaikan organisasi. Hal ini menyebabkan prioritas kebutuhan yang belum tentu dilaksanakan dengan cara yang paling efisien dan akibatnya buruk pada proyek secara keseluruhan.
Sangat penting untuk Business Analyst untuk menerima arahan yang jelas dari manajer proyek atau proyek komite pengarah mereka tentang apa tujuan bisnis yang jelas (dengan prioritas relatif mereka diuraikan) bahwa persyaratan harus menyampaikan melawan sehingga Analis Bisnis dapat menggunakan prioritas tujuan bisnis ini untuk memandu percakapan saat kegiatan persyaratan prioritas berlangsung.
3. Tidak memprioritaskan persyaratan
Dalam beberapa organisasi atau proyek tidak ada cukup usaha formal dan eksplisit dilakukan untuk memprioritaskan kebutuhan sama sekali. Ini tidak berarti persyaratan tidak di semacam prioritas, itu hanya berarti bahwa persyaratan tidak diprioritaskan dalam cara yang terstruktur dan kolaboratif. jenis pendekatan dapat menyebabkan masalah ketika harapan tidak dikelola tentang apa yang akan disampaikan tetapi juga dapat bahwa memprioritaskan persyaratan yang diambil sangat jelas dalam suatu jenis proyek dan karenanya cara yang informal ini bekerja dalam situasi seperti itu. Jadi meskipun Business Analyst harus sangat berhati-hati ketika memilih untuk tidak secara resmi melalui kegiatan persyaratan prioritas, dapat menjadi pendekatan yang paling logis dan cocok untuk jenis proyek tertentu.
4. tingkat Prioritas tidak didefinisikan dengan baik
Kompleksitas terakhir atau pertimbangan untuk Business Analyst untuk membayar perhatian sebelum memulai persyaratan kegiatan prioritas hanya definisi dari tingkat prioritas dan apa setiap prioritas penting. Banyak organisasi telah mengadopsi metode atau mengatur tingkat prioritas yang mereka digunakan untuk menggunakan tanpa harus mencari cara yang paling efektif menemukan prioritas.
Hal terbaik untuk Business Analyst adalah untuk menetapkan teknik analisis praktik bisnis yang disepakati terbaik untuk kebutuhan prioritas, seperti Analisis Moskow. Hal ini memastikan bahwa Business Analyst dapat yakin bahwa mereka menggunakan metode yang telah terbukti untuk bekerja di banyak analisis bisnis situasi kebutuhan prioritas yang berbeda.
Business Analyst memungkinkan sekarang melihat teknik Analisis Moskow dan bagaimana cara terbaik dapat diterapkan.
Definisi dari moscow itu sendiri adalah:
-
M ust: Persyaratan ini harus dimiliki untuk kebutuhan bisnis. Dianggap sebagai kebutuhan prioritas yang sangat tinggi untuk proyek dan menjadi bagian dari solusi akhir agar solusi yang dapat dianggap berhasil.
-
S hould: Persyaratan ini juga persyaratan-prioritas tinggi, dan setiap bit sama pentingnya dengan persyaratan dalam kategori must. Workarounds mungkin tersedia untuk persyaratan tersebut dan biasanya tidak dianggap sebagai waktu-kritis atau must-have.
-
C Ould: Persyaratan diinginkan adalah prioritas yang lebih rendah dan baik untuk memiliki kemampuan dalam larutan. Persyaratan ini tidak mempengaruhi apapun dalam solusi satu cara atau yang lain dan akan disertakan jika waktu dan sumber daya memungkinkan.
-
W on’t: Persyaratan ini tidak akan diterapkan dalam rilis solusi yang diberikan. Persyaratan ini dipertimbangkan untuk dimasukkan di masa mendatang (kebutuhan masa depan yang pemangku ingin memiliki) atau dihilangkan dari larutan sama sekali.
Teknik ini paling baik digunakan setelah mengumpulkan semua persyaratan solusi yang ada.
Menyusun persyaratan atau kepentingan, bertanggung jawab untuk menetapkan prioritas untuk persyaratan yang termasuk dalam lingkup tersebut.
Semua Persyaratan diprioritaskan dengan menetapkan kategori untuk masing-masing (M, S, C atau W).
Jika ada beberapa pendapat yang berbeda tentang apa yang kategori untuk menetapkan ke suatu kebutuhan, suara dapat digunakan untuk mencapai konsensus.
Hadir persyaratan dikategorikan dalam format yang mudah dibaca.
Persyaratan harus ditinjau seluruh proyek sebagai kebutuhan stakeholder dapat berkembang dengan waktu.
Panduan The BABOK menyediakan 8 kriteria yang akan digunakan untuk menetapkan prioritas untuk kebutuhan Klien :
-
Nilai Bisnis: persyaratan manakah yang memberikan nilai yang paling bisnis? semakin besar nilai bisnisnya maka akan lebih diprioritaskan,
-
Bisnis atau Risiko Teknis: Beberapa persyaratan menimbulkan risiko yang signifikan dari kegagalan proyek jika tidak dilaksanakan dengan sukses. Analis dapat menetapkan prioritas tinggi untuk kategori ini persyaratan sehingga jika proyek tidak gagal, paling tidak upaya telah dikeluarkan.
-
Pelaksanaan Kesulitan: Persyaratan mana yang paling mudah untuk diterapkan? persyaratan mudah dapat menyebabkan cepat-menang dan memberikan kesempatan bagi tim proyek untuk membiasakan diri dengan unsur-unsur lain dari proyek sebelum mengambil lebih banyak persyaratan yang kompleks untuk implementasi.
-
Kemungkinan Sukses: Yang persyaratan dapat memberikan cepat-menang dan meningkatkan kemungkinan penerimaan proyek? Jika tujuan dari proyek ini adalah untuk menunjukkan nilai secepat mungkin dan memadamkan obrolan negatif, persyaratan yang memiliki probabilitas keberhasilan yang lebih tinggi akan diberikan prioritas tinggi.
-
Kepatuhan peraturan: Persyaratan yang diperlukan untuk kebijakan dan peraturan kepatuhan? Persyaratan ini adalah non-negotiable dan biasanya harus dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, menyebabkan mereka untuk didahulukan dari persyaratan stakeholder dalam beberapa kasus.
-
Hubungan dengan persyaratan lainnya: Persyaratan yang mendukung kebutuhan bisnis bernilai tinggi lainnya? Persyaratan tersebut dapat diberi prioritas tinggi karena link mereka untuk persyaratan penting.
-
Urgensi: Yang persyaratan memiliki tingkat tinggi urgensi? Kebanyakan stakeholder cenderung menempatkan prioritas tinggi pada persyaratan yang dibutuhkan seperti kemarin
-
Perjanjian Stakeholder: Persyaratan yang pemangku kepentingan tidak setuju ditunda atau diberi prioritas rendah sampai konsensus dapat dicapai dengan kegunaannya.
Kriteria di atas dapat digunakan untuk memprioritaskan kebutuhan dengan menetapkan bobot untuk setiap persyaratan menggunakan tabel keputusan. Persyaratan dengan skor tertinggi mendapat prioritas lebih besar dibandingkan dengan nilai yang lebih rendah. Teknik lain yang berguna untuk kebutuhan prioritas adalah waktu-tinju dan voting.