Apa yang dimaksud Change Order pada Pengadaan Material?

Ekonomi & Bisnis Manajemen
1

Apa yang dimaksud Change Order pada Pengadaan Material?

Apa yang dimaksud Change Order pada Pengadaan Material?

2

Definisi change order adalah perintah dari owner atau wakilnya dan lazimnya berasal dari negosiasi dengan kontraktor, yang dapat mengubah persyaratan dan kondisi kontrak, misalnya menambah pekerjaan ekstra, membatalkan pekerjaan, mengubah standar pekerjaan, dan sebagainya (Bakrie dan Paulson 1994).

Sedangkan menurut Iman Soeharto (1997) Change order adalah perubahan (umumnya berupa penambahan) lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani. Hal ini mencerminkan seolah-olah kurang baiknya perencanaan dan kurang tepatnya usaha mengantisipasi berbagai faktor dan permasalahan teknis maupun komersial.

Menurut Barrie dan Paulson (1994) change order dapat terjadi oleh :

  1. Owner atau wakilnya (konsultan manajemen konstruksi, konsultan pengawas, perancang dan lain-lain

  2. Kontraktor

  3. Pihak ketiga, yaitu yang disebabkan oleh kekuatan yang berada diluar jangkauan pengendalian pihak owner dan kontraktor.

FIDIC (federation international Des ingenieurs – consells) 1992 sub klausul 50.1. menjelaskan bahwa engineer atau pengawas pekerjaan berwenang untuk membuat instruksi variation atau change order kepada kontraktor, dan kontraktor harus melaksanakan salah satu dari hal-hal berikut:

  1. Menambah atau mengurangi banyaknya pekerjaan yang tercakup dalam kontrak,

  2. Menghapus salah satu pkerjaan itu (tetapi bukan bila pekerjaan dihapus itu harus dilaksanakan oleh owner atau kontraktor lain,

  3. Merubah sifat atau mutu atau macam pekerjaan itu,

  4. Merubah ketinggian, garis, posisi,dan ukuran dari suatu bagian pekerjaan,

  5. Melaksanakan berbagai pekerjaan tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan,

  6. Merubah urutan pekerjaan yang dirinci atau waktu konstruksi dari suatu bagian pekerjaan.

Robert D. Gilbreath (1992) menyatakan ada banyak penyebab munculnya instruksi change order , tetapi ada beberapa hal atau alasan yang mempunyai andil terbesar, yaitu sebagai berikut:

  1. Desain yang kurang jelas dan cacat, yang menurut penelitian adalah penyebab terbesar munculnya change order . Owner tidak puas dengan hasil kerja Departemen Engineering-nya atau kinerja dari desain konsultan. Gejala munculnya masalah ini adalah banyak revisi pada gambar-gambar rencana dan spesifikasi. Hal ini adalah fenomena umum yang terjadi pada proyek fast track, ketika desain yang dipakai pada waktu konstruksi hanya berupa konseptual desain (tanpa detai-detail gambar yang cukup jelas).

  2. Keterlambatan datangnya material dan peralatan owner atau cacat pada material dan peralatan tersebut.

  3. Perubahan Karena kebutuhan; yaitu perubahan pada waktu pelaksanaan konstruksi, untuk keselamatan, lingkungan, pasar ( market factor ), kelayakan, keuangan atau karena adanya syarat-syarat dari peraturan tertentu. Khususnya terjadi pada proyek yang jangka waktunya cukup lama atau tinggi kompleksitasnya.

  4. Kondisi site yang tidak diketahui sebelumnya, umumnya terjadi karena tidak diketahuinya kondisi tanah dibawah permukaan, yang baru diketahui setelah berlangsungnya konstruksi. Munculnya air tanah, bebatuan atau material lain sering berdampak pada waktu pelaksanaan konstruksi. Penyebab lain yang agak jarang terjadi antara lain: kondisi cuaca, akses jalan, kemacetan pada area kerja dan area tempat pengoperasian pekerjaan, seperti tempat penumpukan material, gudang dan batas-batas security area.

  5. Dampak dari pelaksanaan pekerjaan oleh pihak lain. Ketika tindakan dari suatu kontraktor berpengaruh pada keterlambatan atau penyebab kerusakan pada kontraktor lainya, perubahan informasi bias terjadi. Risiko ini bisa menjadi lebih besar tergantung proporsi jumlah, kedekatan, dan ketergantungan antara kontraktor-kontraktor tersebut di site.

  6. Bahasa kontrak yang tidak jelas dan interpretasi yang berbeda diantara pihak- pihak yang terkait kontrak adalah suatu penyebab munculnya instruksi change order .

Menurut Soeharto (1998), change order terjadi dimungkinkan oleh berbagai sebab, diantaranya :

  1. Adanya informasi baru mengenai spesifikasi atau kriteria desain engineering. Hal ini mendorong pemilik untuk melakukan perubahan mengikuti perkembangan teknologi.

  2. Perubahan karena terungkapnya kondisi baru yang berbeda dengan hasil pengkajian terdahulu. Antara lain perubahan pada saat pekerjaan. Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang berbeda antara kontraktor dengan pemilik.

  3. Keinginan mempercepat jadwal. Adanya kondisi baru mengenai keadaan pasar sehingga mendorong pemilik untuk mempercepat waktu kerja agar bangunan dapat digunakan lebih cepat.

Proses Change order

Kedudukan pemilik terhadap kontraktor didalam negosiasi biaya kontrak dan jadwal tidak sekuat seperti sebelum kontrak ditandatangani. Oleh sebab itu, dalam menghadapi masalah perubahan lingkup, pemilik (atau kontraktor utama jika datangnya change order dari kontraktor) hendaknya memiliki persiapan yang matang, mulai dari mengkaji perlu tidaknya perubahan.

Bila perubahan memang menjadi suatu keharusan, diusahakan agar change order berdampak sekecil mungkin terhadap biaya dan jadwal. Prosedur dan langkah-langkah untuk melakukan change order meliputi (Soeharto 1998):

  1. Evaluasi mendalam tentang perlunya change order .

  2. Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya change order .

  3. Mengajukan persetujuan kepada pemimpin proyek.

  4. Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk menyakinkan bahwa change order telah dijalankan dengan baik.

  5. Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah semakin jauh kemajuan proyek, semakin besar dampak yang diakibatkan oleh change order , dibandingkan dengan bila terjadi lebih awal.