Suatu data dapat dikatakan valid karena memenuhi beberapa syarat. Jika tidak mencakup syarat tersebut, dapat dikatakan itu bukanlah sebuah data.
Pada dasarnya kegunaan data (setelah diolah dan dianalisis) ialah sebagai dasar yang objektif di dalam proses pembuatan keputusan dalam rangka untuk memecahkan persoalan oleh pengambil keputusan. Keputusan yang baik hanya bisa diperoleh dari pengambil keputusan yang objektif, dan didasarkan atas data yang baik.
Suatu data dapat dikatakan valid jika data tersebut adalah data yang benar dan dapat diterima dalam suatu sistem karena telah sesuai dengan peraturan dalam sistem tersebut. Suatu data valid pasti data itu reliabel, karena reliabel sendiri adalah sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya, dan dapat dipercaya.
Tentunya jika kita membutuhkan suatu data, pasti kita menginginkan data yang berdasarkan fakta, tidak mungkin jika kita ingin mengetahui sesuatu kita mencari data yang palsu, maka dari itu sebuah fakta jika disebut valid maka data tersebut haruslah memenuhi syarat-syarat tertentu.
- Antara data dan aktual tidak sama
- Waktu pengecekkan tidak sama, maka hasilnya tidak akan sama
- Human error
Data dapat dikatakan baik jika memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
- Objektif, artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
- Representatif,artinya mewakili (persoalan yang ada) sesuatu yang lebih luas.
- Mempunyai (Tingkat) Kesalahan Baku Yang Kecil.
- Up To Date,data harus masih baru atau tidak kadaluwarsa.
- Relevan,data yang dihasilkan harus ada hubungannya dengan persolan yang akan dipecahkan.