Enterprise Resource Planning adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan.
Mengimplementasikan sistem ERP pada bisnis tentu merupakan ide yang bagus karena dapat membantu dalam mendapatkan informasi planning atau perencanaan. Namun, ketika mengimplementasikan ini penting untuk mengetahui ada efek positif maupun negatif bagi pengguna dan perusahaan. Karena itu hal terbaik yang bisa dilakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi efek samping yang kurang menguntungkan.
Masing-masing perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, implementasi harus dilakukan secara bertahap berdasakan kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan termasuk budget serta kemampuan SDM. Ketika sebuah perusahaan menganggarkan sejumlah dana untuk implementasi ERP, maka penting untuk melakukan pemilihan terhadap sistem ERP yang paling cocok dengan kebutuhan.
Ketika mengambil keputusan, perusahaan akan dihadapkan pada pertanyaan tentang apakah sudah mampu untuk mengimplementasikan sendiri atau harus menggunakan jasa yang sudah berpengalaman. Hal ini dikarenakan adanya faktor-faktor keberhasilan dan kegagalan yang perlu diketahui, seperti kemampuan untuk mempersingkat proses sehingga kustomisasi berkurang, keberhasilan tim proyek yang didukung manajemen, atau pun merencanakan biaya pada saat implementasi ERP untuk menghindari pemakaian dana berlebih.
Pengujian sistem juga diperlukan untuk menjadi unsur kesuksesan bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implemenasi ERP. Nah, untuk mendapatkan keberhasilan seperti yang telah disebutkan, terdapat beberapa klasifikasi dalam memilih sistem ERP yang baik agar bisnis bisa menjadi sukses. Klasifikasi yang perlu Anda ketahui, adalah sebagai berikut:
Flexibility
Untuk mendukung keunikan proses bisnis perusahaan, penting untuk memilih ERP yang paling dekat dengan solusi yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Ketika memilih, pastikan untuk tidak kehilangan flexibilitas untuk mengakomodasikan kebutuhan perusahaan tersebut.
Open system
Jika perusahaan telah memiliki data pada sistem sebelumnya dan menginginkan untuk bisa masuk ke dalam sistem ERP yang baru maka penting bagi ERP untuk memiliki kemampuan melakukan proses import data. Hindari terlalu banyak memakai software pihak ketiga yang harus dibeli karena hal tersebut semakin berpotensi untuk menyulitkan perusahaan di masa depan karena tidak open system.
Best business practises
Ide awal dari sebuah sistem ERP adalah pelatihan terbaik yang dibawa sesuai dengan business process dari jenis bisnis perusahaan sehingga semakin banyak sertifikasi yang diterima dan diakui dunia maka semakin baik sistem tersebut.
Standard and minimum customization
Perusahaan yang semakin baik standard sistem ERP nya maka semakin banyak customization yang harus dilakukan untuk mengakomodasikan kebutuhan perusahaan. Nah, jika sistem ERP yang digunakan semakin sulit maka akan memiliki kemungkinan keberhasilan yang besar.
Mampu melakukan end to end integration demo
Ketika mengimplementasikan sistem, proses mulai dari ujung satu ke ujung lain perlu disimak dengan baik. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah informasi tersebut tidak terputus serta membutuhkan re-entry berulang atau tidak.
Sebagai seorang pebisnis, poin-poin klasifikasi di atas harus diperhatikan dengan baik agar bisnis yang sedang berjalan bisa mencapai kesuksesan. ERP tidak sekadar digunakan namun memerlukan implementasi yang baik dari segala aspek. Jika Anda memiliki sebuah usaha atau bisnis, sistem ERP seperti apa yang akan digunakan?