Dalam melakukan perencanaan sebuah investasi TI, kita harus memiliki strategi yang dapat membantu kita supaya investasi yang di lakukan nantinya tetap bersifat realistis dan tidak terlalu percaya diri. Apa saja strategi yang bisa diterapkan dalam melakukan investasi TI?
Dalam jaman dimana TI telah menjadi komponen penting bagi infrastruktur perusahaan, TI juga dapat menjadi pembeda komersil utama. Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk mengelola sumber daya TI, supaya perusahaan dapat mempersiapkan investasi yang berfokus pada TI dengan lebih baik lagi. Sebelum melakukan investasi TI tersebut, kita perlu memperhatikan beberapa poin di bawah ini:
Bukan sekedar berapa banyak yang dikeluarkan
Perlu diketahui bahwa melakukan investasi yang lebih sedikit tidaklah sama seperti melakukan investasi dengan tepat. Perusahaan tidak dapat menjadi unik dari kompetitornya jika sekedar membeli TI tanpa memanfaatkannya sebagai aset dalam memenangkan keunggulan kompetitif. Keunikan tersebut berasal dari bagaimana TI perusahaan dapat mendukung penawaran, proses pelayanan, dan bagaimana cara penggunaannya untuk bermitra atau membuat aliansi dengan pihak luar.
Perlu diketahui juga bahwa shareholder value itu penting. Namun tidaklah mudah untuk membuat shareholder mendorong sebuah keputusan investasi TI. Dalam organisasi pada umumnya, nilai akan sering muncul dari peningkatan pendapatan atau peningkatan marjin operasi, tapi tidak menutup kemungkinan nilai itu berasal dari faktor lain, contohnya seperti membangun reputasi.
Beberapa pendekatan dapat digunakan untuk mencapai tujuan tertentu. Misalnya, strategi perusahaan mungkin memfokuskan pada pertumbuhan dan peningkatan pendapatan. Salah satu pendekatan untuk mencapai hal ini adalah dengan menumbuhkan pangsa pasar dan mendapatkan pelanggan baru. Atau bisa juga menggunakan pendekatan lain seperti melayani pelanggan yang telah ada dengan lebih baik lagi sehingga mendapatkan keuntungan yang lebih besar dari mereka.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa pendekatan pertama lebih cocok untuk sistem pemasaran dan penargetan pelanggan yang lebih baik, sedangkan pendekatan kedua cenderung ke arah manajemen hubungan pelanggan dan dukungan layanan. TI sebagai departemen harus jelas mmemiliki strategi perusahaan yang jelas dan bagaimana investasi TI dapat mendukungnya. Setiap proyek TI yang tidak dapat mendukung tujuan perusahaan akan berkurang tingkat prioritasnya.
Kemana dana akan dialokasikan
Memprioritaskan investasi TI bukanlah pekerjaan yang mudah. Ada banyak kesempatan dan kendala untuk diseimbangkan dan dipertimbangkan. Jika terlalu banyak proporsi anggaran TI digunakan untuk menjaga kelangsungan bisnis, maka perusahaan mau tidak mau harus mengorbankannya dengan menahan pengembangan dan inovasi yang sedang berlangsung, yang pada akhirnya mempengaruhi daya saing perusahaan.
Keseimbangan pengeluaran yang diusulkan pada kategori inovasi, pertumbuhan, produktivitas dan pemeliharaan merupakan tujuan utama. Campuran sasaran investasi juga bisa membantu. Proses ini melibatkan penilaian persentase perpaduan yang tepat antara persediaan, obligasi berdasarkan tujuan bisnis, batasan waktu, risiko dan sumber daya keuangan. Seiring waktu, transformasi strategis TI harus mendukung pergeseran progresif menuju inovasi dan pertumbuhan di masa depan.
Melihat gambaran besarnya
Agar tidak terlalu fokus pada detail, perusahaan perlu untuk melangkah ke belakang dan melihat gambaran besarnya lalu memetakan masalahnya.
Salah satu teknik yang digunakan untuk menilai prioritas investasi adalah merencanakan nilai proyek terhadap tingkat risiko yang dinilai. Sebuah diagram dapat memberikan gambaran terkait potensi peluang investasi, di mana pada diagram itu akan lebih mudah untuk melihat semua elemen yang perlu diimbangi.
Tahap selanjutnya adalah memahami berapa banyak proyek yang dapat diambil pada tingkat anggaran atau sumber daya yang ada sebelum risiko menjadi terlalu besar. Ketergantungan proyek juga perlu dipertimbangkan untuk memastikan ketersediaan komponen secara berurutan.
Manfaat bisnis seringkali sulit dirasakan secara finansial atau berwujud, namun hal ini dapat diatasi dengan bantuan metrik. Biaya dari tansformasi proyek TI harus diatur berdasarkan bagian bisnis yang dapat menghasilkan keuntungan, dan harus melibatkan pemilik fungsi
Jangan pernah melupakan pentingnya sponsorship bisnis dan buy-in ke tujuan investasi strategis TI. Ini akan sangat penting baik untuk penyampaian program dan realisasi manfaat berkelanjutan.
Referensi :
http://www.computerweekly.com/feature/Find-the-right-IT-investment-strategy
Dalam merencanakan strategi sebuah sistem informasi terutama investasi di bidang TI, maka diperlukan sebuah pemahaman dalam organisasi. Apakah dengan melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dapat memaksimalkan kinerja sebuah organisasi. Karena sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan mewujudkan pencapaian bisnisnya.
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis . Strategi TI sendiri diperlukan untuk memahami kelebihan dan kekurangan teknologi, juga sebagai pengetahuan mengenai teknologi baru, sekaligus perencananaan taktis dan strategis
Perencanaan strategis sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain:
- Strategi Bisnis,
- Perkembangan Teknis Global,
- Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur,
- Sumber Daya Manusia, Keuangan dan lain-lain.
Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja, bukan berdasar kebutuhan bisnis. Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan.
Lalu mengapa menilai sebuah investasi di bidang IT itu sulit ?
- Karena manfaatnya tidak bisa terukur secara alami
- Manfaatnya dapat terealisasi dalam jangka panjang
- Keuntungannbya susah dihitung karena intangible
Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).
Keuntungan dibalik penerapan IT dalam sebuah organisasi adalah :
-
Merubah yang manual menjadi otomatis sehingga dapat mengurangi biaya operasional untuk tenaga kerja dan mampu meningkatkan efisiensi kerja
-
Waktu mengerjakan akan lebih cepat karena IT dapat memperpendek rantai birokrasi
-
Keputusan dapat diambil dengan cepat, karena kelebihan IT ini adalah pada datanya. Data yang tersimpan dan terolah dengan baik akan mempermudah proses pencarian dan pengambilan keputusan
-
Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
-
Menghemat biaya promosi dan hal-hal teknis lainnya
Perencanaan Strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Metodologi dalam perencanaan strategis sistem Informasi dapat meminimalisir resiko kegagalan serta dapat memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan dan menekankan pada proses/sasaran yang ditentukan.
Berikut metodologi menurut Ward & Peppard, 2002 yang terdiri dari tahapan masukan dan keluaran.
Tahapan masukan :
- Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.
- Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.
- Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.
- Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang terdiri dari:
- Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.
- Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.
- Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Dalam merencanakan sebuah strategi dalam investasi TI, maka dapat menggunakan beberapa analisis berikut :
1.Analisis SWOT
Strength : untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk mempertahankan bisnisnya
Weakness : untuk mengetahui apa kelemahan yang masih ada serta solusi perbaikan
Opportunitis : menentukan strategi yang dilakukan untuk mencapai Peluang sekarang dan di masa yang akan datang sehingga dapat terealisasikan
Threat : bagaimana organisasi dapat meminimalisir sebuah ancaman
2.Critical Success Factor (CSF)
Analisis CSF ini merupakan suatu ketentuan dari organisasi yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan suatu bisnis. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.
Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI.
3.Prinsip Balance Scorecard
Prinsip ini lebih dari sekedar pengukuran taktis maupun operasional. Prinsip ini digunakan untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti :
- Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi.
- Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.
- Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.
- Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
Hasil dari Perencanaan Strategis SI/TI ini menjawab permasalahan pemanfaatan SI/TI suatu organisasi, adapun hasil identifikasi dari perencenaan strategis sistem informasi adalah terbentuknya portofolio aplikasi SI/TI.
REFERENSI
Laudon, Kenneth C. and Laudon, Jane Price. Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 8th edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall, 2004
http://blog.pasca.gunadarma.ac.id/2012/07/21/perencanaan-strategis-sistem-informasi/
http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan/
Investasi dalam Teknologi Informasi (TI) dari waktu ke waktu semakin meningkat. Penelitian-penelitian sebelumnya mengenai hubungan TI dengan kinerja organisasional menunjukkan hasil yang berbeda-beda. Hal ini disebabkan oleh penggunaan definisi dan pengukuran investasi TI yang berbeda-beda.
Penerapan teknologi informasi membutuhkan modal keuangan yang tidak sedikit. Organisasi atau perusahaan penggunanya harus memiliki sumber daya keuangan yang cukup sebagai syarat investasi pembangunan dan pengembangan teknologi informasi.
Para pemangku kepentingan harus dapat mendefinisikan dan menganggarkan kebutuhan investasi untuk membangun serta mengembangkan teknologi informasi yang dibutuhkan organisasi. Anggaran yang dimaksud tidak saja terbatas pada jumlah investasi, namun juga keperluan operasional lainnya (Total Cost of Ownership). Tentu saja investasi yang baik dihitung dengan berbasis pada manfaat yang diperoleh (Cost Benefit Analysis).
Adapun 5 (lima) aktivitas utama yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
-
Menetapkan portofolio program – yang merupakan kumpulan inisiatif program pengembangan teknologi informasi yang telah disepakati pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.
-
Menetapkan portofolio proyek – yang merupakan kumpulan inisiatif proyek pengembangan teknologi informasi yang telah dispekatai pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.
-
Menetapkan portofolio pelayanan – yang merupakan jenis‐jenis pelayanan teknologi informasi yang dibutuhkan organisasi dalam mendukung aktivitasnya sehari‐hari.
-
Menyusun dan mengelola proses penganggaran teknologi informasi – yang merupakan kegiatan mengidentifikasikan, mengelompokkan, menetapkan, dan memelihara pos‐pos anggaran untuk investasi dan operasional teknologi informasi.
-
Mengidentitikasikan, mengkomunikasikan, dan memonitor investasi teknologi informasi dan hasil analisa biaya‐manfaat – yang merupakan bagian dari tata kelola keuangan yang baik, transparan, dan akuntabel karena diketahui oleh seluruh pemangku kepentingan terkait.Perlu diperhatikan bahwa seluruh portofolio program dan proyek ini berasal dari dokumen Rencana Strategis Teknologi Informasi yang telah ditetapkan sebelumnya (dalam bagian peta pandu dan ragam inisiatif).
Perlu pula yang dijadikan sebagai pegangan adalah kekuatan keuangan organisasi yang besarannya telah ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Disamping itu, perlu pula suatu target atau obyektif manfaat yang diharapkan dengan dikembangkannya teknologi informasi dimaksud, untuk menjustifikasi investasi yang dikeluarkan. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah terkait dengan usia teknologi yang dibeli atau diadakan, dalam arti kata perlu pula diperhitungkan besaran depresiasinya dan kebutuhan pembaharuannya di kemudian hari.
Untuk keperluan pelaksanaan proses ini, perlu dipersiapkan dokumen sebagai berikut:
-
Kerangka Manajemen Keuangan – merupakan kerangka utuh yang di dalamnya tergambarkan beragam komponen pengelolaan keuangan beserta relasi dan fungsinya.
-
Panduan Prioritasisasi Anggaran Teknologi Informasi – merupakan langkah‐langkah yang harus dijalankan dalam rangka melakukan prioritasisasi terhadap berbagai usulan investasi dan belanja teknologi informasi.
-
Mekanisme Penganggaran Teknologi Informasi – merupakan rangkaian langkah baku yang harus diikuti sebagai standar dalam aktivitas pembuatan anggaran investasi dan pembiayaan terkait dengan teknologi informasi.
-
Prosedur Manajemen Pembiayaan – merupakan panduan aktivitas yang dipergunakan untuk mengelola pengeluaran aktual investasi teknologi informasi yang diperbandingkan atau dikomparasi dengan rancangan anggaran yang telah disusun dan disepakati sebelumnya.
-
Manajemen Pengukuran Manfaat – merupakan proses mengawasi dan memastikan tercapainya manfaat yang diharapkan melalui penerapan teknologi informasi yang dibangun berdasarkan portofolio investasi. Banyak cara yang dapat dipergunakan untuk mengukur keberhasilan investasi teknologi informasi dalam sebuah organisasi, misalnya dengan cara:
- mengukur rata‐rata biaya per transaksi;
- deviasi antara anggaran dan realisasi;
- persentasi antara pengeluaran teknologi informasi dengan besarnya manfaat (pertumbuhan) yang diperoleh perusahaan; dan lain sebagainya.
Berdasarkan model pengukuran di atas, cara yang paling banyak dipergunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelola investasi teknologi informasi adalah dengan melakukan perbandingan atau benchmarking dengan entitas organisasi lain pada industri sejenis.
Biasanya, kinerja efektivitas manajemen investasi secara alami akan meningkat dari tahun ke tahun berdasarkan hasil evaluasi dan pengalaman sebelumnya. Di samping itu, perlu dikelola pula manajemen sumber pembiayaan investasi, yang biasanya dapat berasal dari beragam pihak berbeda. Pada organisasi yang matang, keseluruhan proses investasi beserta pilihan prioritas portofolionya didasarkan sepenuhnya pada hasil optimalisasi berbasis analisa cost‐benefit.