Dalam pembuatan risk management plan maka perlu untuk mengetahui proses-proses apa saja dalam manajemen risiko. Saya ingin membahas mengenai apa saja proses-proses yang perlu diperhatikan dalam membuat risk management plan?
Pada risk management plan terdapat proses mengelola risiko pada proyek yaitu mencakup identifikasi risiko, evaluasi risiko dan strategi untuk mitigasi risiko tersebut. Beberapa proses yang penting dalam membuat perencanaan pengelolaan risiko (risk management plan), yaitu :
1. Proses Mengidentifikasi Risiko
Identifikasi risiko yaitu sebuah proses yang melibatkan penggunaan daftar risiko potensial dan mengevaluasi kemungkinan kejadian tersebut dapat terjadi pada proyek. Saat ini banyak perusahaan dan industri yang menetapkan dan mengembangkan daftar pemeriksaan risiko berdasarkan pengalaman dari proyek-proyek sebelumnya. Dengan daftar pemeriksaan risiko membantu manajer beserta tim proyek dalam mengidentifikasi risiko spesifik serta memperluas pemikiran tim. Dari pengalaman yang didapat tim proyek, pengalaman proyek dalam perusahaan dan para ahlinya maka dapat menjadi sumber penting dalam mengidentifikasi potensi risiko sebuah proyek. Mengidentifikasi sumber risiko berdasarkan kategori merupakan metode lain untuk mengeksplorasi risiko yang mungkin terjadi pada suatu proyek. Contoh kategori untuk risiko potensial yaitu teknis, biaya, jadwal, client, kontraktual, cuaca, financial, politik, lingkungan dan orang.
Pada proses mengidentifikasi risiko, David Hillson menggunakan kerangka kerja yang sama dengan Work Breakdown Structure (WBS) untuk mengembangkan Risk Breakdown Structure (RBS).
Dengan Risk Breakdown Structure maka hasilnya akan lebih jelas dimana risiko-risiko terkonsentrasi. Pendekatan Hillson membantu tim proyek mengidentifikasi risiko yang diketahui.
2. Proses Mengevaluasi Risiko
Setelah melakukan identifikasi risiko potensial, lalu tim proyek mengevaluasi risiko berdasarkan probabilitas kejadian risiko dan potensi kerugian yang terkait dengan kejadian tersebut. Tidak semua risiko sama, beberapa kejadian berisiko lebih mungkin terjadi daripada yang lain, dan biaya kejadian berisiko sangat bervariasi. Oleh karena itu perlu dilakukan pengevaluasian risiko. Evaluasi risiko yaitu tentang pemahaman potensi risiko yang memiliki kemungkinan terjadi sangat tinggi dan memiliki dampak negatif pada proyek.
Ada kenaikan serta penurunan antara risiko proyek dan kompleksitas proyek. Sebuah proyek dengan teknologi baru akan memiliki tingkat kerumitan yang tinggi dan memiliki risiko tinggi. Tim manajemen proyek akan menetapkan sumber daya yang sesuai kepada manajer teknologi untuk memastikan pencapaian tujuan proyek. Semakin kompleks teknologinya, semakin banyak sumber daya yang dibutuhkan manajer teknologi untuk memenuhi tujuan proyek, dan masing-masing sumber daya tersebut dapat menghadapi masalah yang tidak terduga. Evaluasi risiko sering terjadi dalam setting workshop. Dengan membangun identifikasi risiko, setiap peristiwa risiko dianalisis untuk menentukan kemungkinan terjadinya dan biaya potensial jika memang terjadi. Sebuah kemungkinan dan dampak dapat dinilai tinggi, sedang, atau rendah. Rencana mitigasi risiko membahas item yang memiliki peringkat tinggi pada kedua faktor yaitu kemungkinan dan dampaknya.
3. Proses Mitigasi Risiko
Setelah risiko diidentifikasi dan dievaluasi maka masuk proses selanjutnya yaitu mitigasi risiko. Tim proyek mengembangkan rencana mitigasi risiko agar mengurangi dampak kejadian yang tidak terduga. Pada sebuah tim proyek mengurangi risiko dengan cara :
• Risk Avoidance
Pada risk avoidance menggunakan teknologi yang sudah terbukti daripada mengadopsi teknik baru walaupun teknik baru mungkin menjanjikan kinerja lebih baik dan biaya rendah. Tim proyek memilih vendor dengan rekam jejak yang terbukti daripada vendor baru untuk menghindari risiko bekerja dengan vendor baru.
• Risk sharing
Pada risk sharing suatu organisasi akan bermitra dengan organisasi lain untuk berbagi risiko, akan sangat menguntungkan bila mitra organisasi memiliki keahlian dan pengalaman yang tidak dimiliki tim proyek sehingga akan mendapatkan keuntungan dari proyek yang sukses.
• Risk reduction
Risk reduction yaitu dengan investasi dana untuk mengurangi risiko pada proyek. Misalnya seorang manajer proyek menyewa seorang ahli untuk meninjau rencana teknis atau perkiraan biaya proyek untuk mengurangi risiko proyek. Kemudian menugaskan personil proyek yang terampil untuk mengurangi risiko dan lainnya.
• Risk transfer
Metode ini yaitu mengurangi risiko dengan mengalihkan risiko ke proyek pihak lain. Misalnya pembelian asuransi pada item tertentu adalah metode transfer risiko.
Setiap masing-masing teknik mitigasi ini menjadi alat efektif dalam mengurangi risiko dalam proyek.
4. Perencanaan Kontingensi
Rencana kontingensi yaitu pengembangan metode alternatif oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek ketika risiko telah teridentifikasi. Dana kontingensi adalah dana yang disisihkan oleh tim proyek untuk menangani kejadian tak terduga yang menyebabkan biaya proyek meningkat. Proyek dengan profil berisiko tinggi biasanya memiliki anggaran kontingensi yang besar. Meskipun jumlah kontingensi yang dialokasikan dalam anggaran proyek merupakan fungsi dari risiko yang diidentifikasi dalam proses analisis risiko, kontingensi biasanya dikelola sebagai satu item baris dalam anggaran proyek.
REFERENSI
https://pm4id.org/chapter/11-2-risk-management-process/