Apa saja peranan teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja organisasi ?

organisasi

(Fathoni Alim Rosyidi) #1

Teknologi informasi

Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu pekerjaan dengan informasi serta melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (Haag & Keen, 1996). Bisa dikatakan juga, teknologi informasi merupakan segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis. Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada TI (Hardware dan Software) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, tetapi juga mencakup teknologi komunikasi yang mengirimkan sebuah informasi (Martin, 1999).
Didalam suatu organisasi atau perusahaan, teknologi informasi berperan penting untuk menyelesaikan banyak pekerjaan, meningkatkan kinerja, serta mencapai tujuan dan target. Untuk meningkatkan tujuan kompetisi di era saat ini, dibutuhkan penerapan teknologi informasi yang sesuai dengan perkembangan global dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Secara teknis, teknologi informasi berperan penting sebagai media komunikasi antara perusahaan dengan pelanggangan atau antara perusahaan dengan supplier. Namun tidak semua kemajuan yang telah tercapai berdampak positif bagi organisasi/perusahaan. Peran sebuah teknologi informasi bagi organisasi dapat dilihat menggunakan lima kategori mendasar, yaitu fungsi operasional, monitoring and control, planning and decision, communication, dan interorganisational (G.R. Terry).

  1. Fungsi Operational
    Teknologi informasi dapat membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping. Secara fungsional, unit terkait dan manajemen informasi akan berperan sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure. Dengan menerapkan teknologi informasi, perusahaan dapat menghemat biaya untuk menggaji karyawan karena teknologi tersebut sudah dapat menggantikan peranan manusia di dalam memproses informasi yang diperlukan perusahaan.

  2. Fungsi monitoring and control
    Keberadaan teknologn informasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktifitas di level managerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait denganya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer yang terkait.

    Teknologi informasi juga dapat membantu pemilik perusahaan dalam mendapatkan informasi mengenai para manajer dan pegawainya sehingga mempermudah dalam mengawasi dan mencegah terjadinya tindakan menyimpang oleh pegawai. Salah satu contohnya yakni pemasangan CCTV di perusahaan

  3. Fungsi planning and decision
    fungsi ini mengangkat teknologi informasi ke peranan yang lebih strategis karena merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan organisasi untuk menentukan sejumlah keputusan penting sehari harinya.
    Teknologi informasi yang baik dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat sehingga para pemegang kepentingan dapat mengambil keputusan secara efisien tanpa membuang banyak waktu dan biaya untuk memverifikasi kebenaran informasi tersebut. contohnya penerapan data warehouse didalam perusahaan.

  4. Fungsi communication
    Fungsi ini menempatkan teknologi informasi sebbagai sarana atau media individu organisasi dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi dan berinteraksi.
    teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam berkomunikasi. contohnya penerapan aplikasi komunikasi didalam perusahaan dan penggunaan email untuk berkomunikasi jarak jauh.

  5. Fungsi interorganisational
    Semangat globalisasi memaksa organisasi untuk melakukan kolaborasi dengan organisasi lainya, yang akan berprengaruh terhadap rancangan struktur organisasi.
    Fungsi yang terakhir ini menjelaskan bahwa teknologi informasi dapat membantu perusahaan untuk menjalin kemitraan dengan perusahaan lain. Contoh sederhananya yakni perusahaan supplier baju yang membangun database produknya agar para reseller dapat dengan mudah mengetahui stok barang tanpa perlu banyak bertanya kepada supllier.

Studi kasus:

Penggunaan sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System) yang digunakan oleh Pizza Hut untuk mendukung keseluruhan kegiatan perusahaan terlihat pada masing-masing bidang yaitu menunjang operasi bisnis dalam hal:

  • Melayani transaksi penjualan
  • Membantu dalam me-record pembelian pelanggan
  • Melacak persediaan
  • Membayar gaji karyawan
  • Pembelian bahan baku
  • Mengevaluasi trend penjualan atau sales performance lainnya
  • Menunjang pembuatan keputusan manajerial (managerial decision making)

Aktivitas operasional diterjemahkan ke dalam sistem otomatis, seperti yang dapatdilihat didalam website, pelanggan dapat memilih jenis topping yang disukai. Dengan mengetahui jenis topping yang digemari konsumen saat itu, maka hal ini dapat dijadikan sebagai salah satu cara yang efektif dalam menganalisa keunggulan superior dari suatu produk

Apa saja peranan teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja organisasi ?

Referensi :

https://www.academia.edu/7193823/Haag_dan_Keen
Implementasi IT dalam perusahaan
https://www.useoftechnology.com/importance-functions-information-technology/