Pendekatan Dimensi untuk Mengevaluasi Investasi Teknologi Informasi
Berdasarkan United General Accounting Office, ada 3 dimensi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi Investasi Teknologi Informasi, ketiga hal tersebut yakni Proses, Data dan Keputusan. Berikut akan saya bahas satu-persatu.
Proses
Dimensi Proses merupakan penilaian terhadap proses manajemen investasi yang diikuti oleh organisasi untuk memilih, mengendalikan dan memantau kemajuan, seta mengevaluasi hasil akhir dari Investasi TI. Pertanyaan utama yang harus dijawab pada dimensi ini yakni “Apakah organisasi telah menentukan, mendokumentasikan proses untuk memilih, mengendalikan serta mengevaluasi investasi TI nya?”. Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kita harus mengerti apa tujuan dalam menilai suatu proses. Tujuan dalam menilai proses suatu agensi yakni mengidentifikasi sejauh mana organisasi memiliki struktur untuk mengelola dan mengevaluasi investasi TI.
Harus ada bukti terdokumentasi (dalam bentuk panduan atau kebijakan) bahwa proses manajemen investasi TI ada ditempat (yang terdiri dari bagian seleksi, kontrol dan evaluasi) yang berulang dan diterapkan secara konsisten di seluruh organisasi dan bahwa peran, tanggungjawab, serta wewenang pengambilan keputusan telah didefinisikan secara jelas.
Poin terpenting yang perlu diiingat saat membuat penilaian terhadap proses yang ada adalah bahwa evaluasi harus difokuskan pada kebijakan, praktik dan prosedur organisasi bukan pada keputusan sebenarnya. Proses investasi harus secara akurat mencerminkan cara organisasi benar-benar berfungsi dan bisa membuat keputusan yang tepat.
Data
Proses Investasi TI tidak dapat berjalan tanpa keakuratan, keabsahan, memperbarui data berdasarkan biaya proyek, manfaat serta risiko dari sebuah data. Hal yang sudah disebutkan tadi merupakan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat. Selain itu, dokumentasi pada saat menentukan pengambilan keputusan sangat penting untuk mengumpulkan rekam jejak hasil. Mengevaluasi data yang terlibat dalam proses manajemen investasi TI memerlukan evaluasi dua jenis data yang berbeda, yakni :
-
ex ante
yakni informasi yang digunakan sebagai masukan untuk proses investasi TI (contohnya seperti analisis biaya/manfaat/risiko yang digunkana untuk pendanaan proyek berkelanjutan, serta ukuran kinerja yang digunakan untuk memantau kemajuan proyek, dan lain sebagainya)
-
ex post
yakni informasi yang dihasilkan berdasarkan keputusan yang dibuat (contohnya seperti jadwal peninjauan ulang proyek dan rencana mitigasi risiko harus dikembangkan setelah keputusan dibuat untuk mendanai sebuah proyek)
- Semua proyek (baik yang diusulkan, atau sedang dalam pengembangan, bahkan operasional, dan lain-lain) harus sudah lengkap dan mengandung informasi yang akurat, seperti data biaya dan manfaat, penilaian risiko, hubungan antar tujuan dan sasaran bisnis atau program, ukuran kinerja, serta data spesifik proyek terkini termasuk biaya saat ini, rencana pelaksanaan, rencana kepegawaian, dan tingkat kinerja. Selain itu, organisasi harus memiliki persyaratan proyek dan kriteria kualitatif dan kuantitatif untuk membantu menyaring proyek-proyek TI, menilai dan menentukan peringkat proyek, mengendalikan serta mengevaluasi proyek saat mereka melewati berbagai tahap siklus hidup mereka.
- Semua tindakan dan keputusan manajamen yang dibuat harus didokumentasikan dan terawat. Selain itu, beberpaa keputusan mengharuskan untuk menghasilkan informasi tambahan. Misalnya, setelah proyek dipilih, jadwal dan risiko peninjauan spesifik rencana proyek harus dikembangkan,
Keputusan
Salah satu tujuan terpenting dari pendekatan dimensi keputusan adalah memungkinkan evaluator untuk menilai keefektifan proses investasi TI organisasi. Setelah mengevaluasi proses yang digunakan organisasi untuk memilih, mengendalikan dan mengevaluasi investasi TI dan data yang yang digunakan untuk membuat keputusan, evaluator akan berada di posisi yang yang jauh lebih baik untuk mencapai kesimpulan tentang keputusan spesifik yang dibuat oleh organisasi. Fokus utama analisis adalah apakah keputusan dan tindakan manajemen diambil dengan menggunakan proses pengendalian investasi dan data proyek yang diperlukan.
- Portofolio Investasi TI harus mewakili campuran dari proyek-proyek yang paling sesuai dengan kebutuhan misi organisasi. Proyek dalam portofolio harus dipantau secara konsisten dan kepuusan harus dibuat sebagai tonggak utama untuk memastikan bahwa proyek terus memiliki dampak bisnis dengan meminimalkan risiko dan memaksimalkan pengembalian. Proyek yang telah selesai dievaluasi digunakan untuk membandingkan tingkat kiinerja aktual dengan tingkat perkiraan dan memberi umpan pelajaran yang dipetik kembali ke fase Seleksi dan Kontrol.
SUMBER
Assessing Risks and Returns : A Guide for Evaluating Federal Agencies IT Investment Decision-making. [PDF]. United States General Accounting Office.