Apa saja langkah - langkah dalam membuat risk plan management?

Risk plan management adalah dokumen yang dibuat oleh manajer proyek, untuk meramalkan risiko, memperkirakan dampak, dan menentukan tanggapan terhadap isu. Ini juga berisi matriks penilaian risiko.

Apa saja langkah - langkah dalam membuat risk plan management ?

1 Like

Langkah - langkah dalam membuat risk plan management ialah sebagai berikut:

image

1. Establish the context

Langkah pertama ialah menentukan konteks manajemen resiko. Identifikasi dan pahami parameter dan variabel yang terlibat. Tetapkan kriteria yang akan dievaluasi dan kondisi internal dan eksternal (Lingkungan, Politik, dll.) Yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan perusahaan

2. Identifikasi risiko

Identifikasi risiko adalah tahap berikutnya dalam proses yang meliputi penggunaan data historis, analisis teoritis; pendapat yang diinformasikan; saran ahli; dan masukan pemangku kepentingan, mengidentifikasi dan menggambarkan risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan perusahaan. Berikut beberapa cara untuk menganalisis risiko:

  • Brainstorming
  • Interviews
  • Checklists
  • Structured ‘What-if’ Technique
  • Scenario Analysis
  • Fault Tree Analysis
  • Bow Tie Analysis
  • Direct Observation
  • Expert Judgement
  • Incident Analysis
  • Survey

Didalam identifikiasi risiko, maka kita dapat mengembangkan pemahaman tentang sifat risiko dan potensinya untuk mempengaruhi tujuan dan sasaran proyek juga harus dilakukan pada tahap ini

3. Analisis resiko

Risiko yang teridentifikasi dapat diukur / dinilai baik secara kuantitatif maupun kualitatif tergantung pada sifat dan ketersediaan data / informasi untuk mengevaluasi risikonya. Dalam kebanyakan kasus, kemungkinan dan konsekuensi potensial digunakan untuk menilai risikonya.
Inherent Risk - Penting untuk memahami nilai intrinsik / sifat dari risiko sebelum merencanakan strategi mitigasi. Nilai inheren dari risiko dihitung berdasarkan adanya kontrol arus (jika ada).

4. Mitigasi

Dalam tahap ini dilakukan mitigasi resiko, kita melakukan upaya-upaya yang bisa meminimalisir resiko. Dengan menerapkan strategi yang tepat untuk mengelola risiko adalah kunci pengelolaan risiko karena strategi tersebut menentukan keberhasilan manajemen risiko. Berikut ilustrasi beberapa respon yang bisa kita pilih dalam menghadapi sebuah resiko

mitigasi risiko

5. Monitor dan control

Dalam step ini kita harus memantau keefektifan proses manajemen risiko, spesifik resiko serta penanganan -penanganan apa saja yang digunakan untuk menghadapi resiko. Semua harus dikontrol dan value dari sebuah resiko harus dievaluasi ulang setelah kita menjalankan penanganan -penangan risiko untuk menentukan risiko residual

6. Review dan update

Dalam tahap ini kita harus memastikan bahwa lima tahap sebelumnya sudah kita terapkan, setelah kita terapkan kita harus mereview untuk melihat keberhasilan dalam membuat risk plan management, jika masih ada hal yang kurang sesuai bisa diulang agi dari langkah pertama hingga menciptakan risk plan management yang benar- benar tepat dan baik.

Sumber

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam perencanaan manajemen risiko adalah sebagai berikut :

  1. Identifying the Risk and Creating a Risk Register

    Sebelum kita memulai untuk berbicara terkait Risk Management lebih jauh, sangat penting untuk mengetahui risiko dan mengidentifikasinya dengan benar. Untuk dapat benar-benar mengidentifikasi semua risiko, kita dapat menggunakan metode kategori penentuan awal yang dapat menimbulkan risiko ini, misalnya risiko proyek, risiko perusahaan, risiko bisnis, risiko anggaran, risiko sistem, risiko masyarakat, risiko tujuan bisnis, dan banyak lagi. Ini bisa dikategorikan lebih jauh ke dalam kategori yang lebih tepat untuk memudahkan identifikasi. Metode kategorisasi lainnya bisa dalam hal risiko bersifat eksternal atau internal. Metode PEST juga banyak digunakan di industri ini: pembagian berdasarkan faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi.

    Semua risiko yang teridentifikasi dirinci ke dalam Daftar Risiko (Risk Register) dan tingkatnya melekat pada setiap risiko yang diturunkan. Tingkat ini didasarkan pada kemungkinan terjadinya risiko pada siklus hidup proyek dan keseriusannya. Risk Register berisi informasi berikut tentang setiap risiko yang terkait dengan proyek dan melewati semua tahapan pengelolaan risiko proyek:

    • Identifikasi unik
    • Deskripsi singkat
    • Tingkat dampak terhadap proyek
    • Kemungkinan frekuensi terjadinya
    • Individu yang bertanggung jawab untuk mengelola risiko
    • Rencana mitigasi
    • Anggaran dialokasikan
  2. Analyzing and Evaluating Risks

    Setelah kita mengidentifikasi risiko yang terkait dengan proyek, langkah selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi setiap risiko untuk menentukan pengaruhnya terhadap keberhasilan penyelesaian proyek. Risiko harus dianalisis dan dievaluasi dengan mempertimbangkan 2 kriteria berikut:

    • Criteria Likelihood
    • Level of Impact

    Kedua kriteria tersebut dapat membuat sebuah matriks untuk memetakan evaluasi ini sehingga bisa mendapatkan gagasan sehat tentang risiko dan pengaruhnya terhadap proyek tersebut. Nilai yang diberikan pada risiko proyek dapat berupa nilai atau peringkat numerik yang dianggap nyaman oleh tim proyek dan organisasi

  3. Identifying Risk Triggers

    Mempelajari risiko mereka dalam pengertian yang lebih dalam dan mengenali pemicu risiko dan tanda peringatan ini, yang dapat memberi tahu tim proyek bahwa proyek mereka sedang mengalami bahaya.
    Pada tahap ini, manajer proyek dapat menentukan peran dan tanggung jawab yang masing-masing tim dan anggota tim ambil saat menghadapi skenario risiko. Kekuatan otoritatif diberikan kepada individu untuk mengelola dan menyelesaikan anggaran untuk setiap risiko dan mereka bertanggung jawab untuk menghasilkan gagasan dan rencana untuk gagasan tersebut, dengan manajer proyek di belakangnya.

    Peran dan tanggung jawab dapat didistribusikan berdasarkan departemen, jabatan, atau keahlian individu atau tim.

  4. Brainstorming for Solution Ideas
    Untuk mengurangi atau menghilangkan dampak risiko ini terhadap penyelesaian proyek. Tim harus memikirkan penyadapan peluang yang akan datang, seperti yang disebutkan dalam rencana proyek dalam tahap perencanaan siklus hidup proyek.

    Kesempatan paling sering merupakan risiko positif dalam proyek dan, lebih sering, peluang ini sebenarnya dapat menetralkan risiko negatif yang kita fokuskan. Manajer proyek harus mendesak tim manajemen risiko proyek, melalui cara-cara rencana manajemen risiko proyek, untuk memperhatikan bahkan peluang untuk mengurangi risiko.

    Berdasarkan gagasan kolektif yang berasal dari berbagai departemen dan pemikiran yang telah menggarapnya, manajer proyek kemudian perlu membuat keputusan untuk menyusun rencana tindakan (POA) untuk solusi.

  5. Creating a Plan

    Risiko diidentifikasi, kemungkinan solusi atau tindakan dipertimbangkan, apa yang tersisa untuk dibuat adalah rencana tindakan untuk hal ini. Rencana aksi ini adalah unit dasar dari rencana pengelolaan risiko proyek, dan untuk manajer proyek yang memiliki rencana ini, mereka perlu mendokumentasikan semua solusi yang mungkin untuk semua risiko yang berbeda yang diidentifikasi di seluruh proyek. Rencana ini pada dasarnya adalah strategi mitigasi risiko untuk menghindari risiko.

    Strategi mitigasi risiko ini akan mengurangi kemungkinan risiko tercapai atau akan mengurangi dampak risiko yang dihadapi. Strategi mitigasi risiko ini terlahir dari gagasan yang diucapkan pada sesi brainstorming yang diadakan. Ada dua jenis strategi mitigasi. Mereka adalah sebagai berikut:

    • Preventative - Jenis strategi ini menjawab pertanyaan: “Apa yang harus Anda lakukan sekarang?” Strategi ini dirancang sedemikian rupa sehingga mengurangi kemungkinan risiko atau keseriusan cara berisiko sebelum risiko tersebut terwujud.

    • Kontinjensi - Ini adalah tindakan yang direncanakan jika terjadi risiko. Singkatnya, itu menjawab pertanyaan: “apa yang harus dilakukan jika …?”

    Risiko yang berada pada prioritas tertinggi harus diperhatikan terlebih dahulu oleh manajer proyek dan rencana mitigasi mereka perlu direalisasikan sebelum proyek dimulai, atau sesuai dengan rencana tindakan. Resiko dengan prioritas yang lebih rendah bisa dijaga nantinya, namun tidak bisa diabaikan atau terbengkalai.

    Daftar risiko harus mencatat dan mendokumentasikan semua risikonya, penerima hak terhadap risikonya, rencana tindakan yang akan dilaksanakan, dan biaya yang terkait dengan risiko ini.

  6. Monitoring and Reviewing Risks

    Sementara proyek berjalan sesuai rencana proyek, bersamaan dengan menjalankan rencana pengelolaan risiko proyek, menangani semua risiko yang mungkin dihadapi proyek dalam penyelesaiannya. Karena semua hasil rencana pengelolaan risiko proyek didokumentasikan dalam daftar risiko, penting untuk meninjau dokumen ini secara berkala. Pertimbangkan periode peninjauannya setiap dua minggu.

    Why?

    Seiring kemajuan proyek, ada kemungkinan besar bahwa proyek tersebut dapat menghadapi atau menyadari lebih banyak risiko atau risiko yang tercantum dalam daftar mungkin memerlukan perubahan.
    Manajemen risiko proyek adalah proses yang berulang dan harus ditenun dengan mulus ke dalam pengelolaan keseluruhan proyek. Ini harus diintegrasikan secara erat dengan kerangka manajemen isu karena masalah yang belum terselesaikan secara perlahan berhasil menjadi risiko potensial

Sumber: