manajemen organisasi adalah proses pengorganisasian, perencanaan, memimpin dan mengendalikan sumber daya dalam suatu entitas untuk mencapai tujuan. Manajemen organisasi juga memungkinkan penggunaan optimal dari sumber daya yang dimiliki organisasi melalui perencanaan dan pengendalian teliti di tempat kerja. Selain itu setiap individu akan sangat menyadari peran dan tanggung jawab mereka serta tahu apa yang harus mereka lakukan dalam organisasi.
Manajemen menggambarkan proses yang melibatkan tanggung jawab untuk perencanaan dan pengaturan yang ekonomis dan efektif di operasi suatu perusahaan dalam pemenuhan tujuan. Manajemen yang efektif melibatkan pemecahan masalah yang kreatif, memotivasi karyawan dan memastikan organisasi mencapai tujuan dan sasaran. Ada lima fungsi manajemen organisasi yaitu: Planning, Organizing, Staffing, Directing, and Controlling.
• Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah penentuan tindakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan demikian, perencanaan adalah pemikiran sistematis tentang cara & sarana untuk pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Perencanaan diperlukan untuk memastikan pemanfaatan sumber daya manusia & non-manusia yang tepat. Perencanaan adalah aktivitas intelektual yang membantu dalam menghindari kebingungan, ketidakpastian, risiko, dan pemborosan.
Fungsi perencanaan manajemen yaitu mengendalikan semua perencanaan yang memungkinkan organisasi berjalan dengan lancar. Perencanaan melibatkan penentuan tujuan dan menentukan tindakan-tindakan yang paling efektif yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan melibatkan fleksibilitas, karena perencana harus berkoordinasi dengan semua tingkat manajemen dan kepemimpinan dalam organisasi. Perencanaan juga melibatkan pengetahuan tentang sumber daya perusahaan dan tujuan bisnis di masa depan. Perencanaan membutuhkan partisipasi aktif seluruh organisasi. Sehubungan dengan waktu dan implementasi, perencanaan harus dikaitkan dan dikoordinasikan pada tingkat yang berbeda. Perencanaan harus mengambil sumber daya dan fleksibilitas personil organisasi yang tersedia karena hal ini akan menjamin kontinuitas.
• Organizing (Pengorganisasian)
Organizing adalah proses menyatukan sumber daya, keuangan dan mengembangkan hubungan produktif di antara mereka untuk mencapai tujuan organisasi. Mengorganisir sebuah bisnis melibatkan penentuan dan penyediaan sumber daya manusia dan non-manusia ke struktur organisasi. Organizing sebuah proses melibatkan :
-Identifikasi aktivitas.
-Klasifikasi pengelompokan kegiatan.
-Delegasi wewenang dan penciptaan tanggung jawab.
-Koordinasi otoritas dan hubungan pertanggung jawaban.
Fungsi pengorganisasian mengendalikan keseluruhan struktur perusahaan. Organisasi hanya dapat berfungsi dengan baik jika dikelola dengan baik. Struktur organisasi dengan pembagian fungsi dan tugas yang baik sangat penting. Bila jumlah fungsi meningkat, organisasi akan berkembang baik. Pengorganisasian merupakan fungsi penting dari lima fungsi manajemen.
• Staffing (Kepegawaian)
Staffing adalah fungsi untuk menjalankan struktur organisasi agar tetap terjaga. Kepegawaian telah diasumsikan lebih penting dalam beberapa tahun terakhir karena teknologi, peningkatan ukuran bisnis, dan kompleksitas perilaku manusia. Staffing melibatkan:
-Perencanaan Ketenagakerjaan.
-Rekrutmen, Seleksi & Penempatan.
-Pelatihan.
-Penilaian Kinerja.
Fungsi kepegawaian manajemen mengendalikan semua kebutuhan perekrutan dan personil organisasi. Tujuan utama dari kepegawaian adalah untuk mempekerjakan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa fungsi kepegawaian, bisnis akan gagal karena bisnis tidak akan dikelola dengan baik untuk memenuhi tujuannya.
• Directing (Pengarahan)
Directing adalah fungsi manajerial yang menggerakkan metode organisasi untuk bekerja secara efisien untuk mencapai tujun organisasi. Pengarahan adalah aspek manajemen yang berhubungan langsung untuk mempengaruhi, membimbing, mengawasi, memotivasi agar mencapai tujuan organisasi. Directing memiliki elemen berikut :
-Pengawasan
-Motivasi
-Kepemimpinan
-Komunikasi
Pengarahan bertujuan untuk merangsang motivasi dan disiplin dalam dinamika kelompok. Hal ini membutuhkan komunikasi yang jelas dan kepemimpinan yang baik. Hanya melalui manajemen perilaku karyawan yang positif dan tujuan yang ingin dicapai dapat tercapai.
• Controlling (Pengendalian)
Controlling adalah memastikan bahwa segala sesuatu terjadi sesuai dengan standart. Sistem pengendalian yang efisien membantu memprediksi penyimpangan sebeum benar-benar terjadi. Menurut Theo Haimann, “Pengendalian adalah proses untuk memeriksa apakah kemajuan yang benar sedang dilakukan terhadap tujuan, sasaran dan tindakan, untuk memperbaiki penyimpangan apapun”. Menurut Koontz & O’Donell “Pengendalian adalah pengukuran & koreksi kegiatan kinerja bawahan untuk memastikan bahwa tujuan dan rencana perusahaan yang diinginkan untuk mendapatkannya tercapai”. Oleh karena itu pengendalian memiliki beberapa langkah sebagai berikut:
-Pembentukan standar kinerja.
-Pengukuran kinerja aktual.
-Perbandingan kinerja aktual dengan standar dan mencari tahu penyimpangan jika ada.
-Tindakan perbaikan.
Fungsi pengendalian manajemen berguna untuk memastikan semua fungsi organisasi lainnya ersedia dan berhasil beroperasi. Pengendalian melibatkan peneapan standar kinerja dan pemantauan output karyawan untuk memastikan kinerja masing-masing karyawan sesuai dengan standar tersebut. Proses pengendalian sering mengarah pada identifikasi situasi dan masalah yang perlu ditangani dengan menciptakan standar kinerja baru. Tingkat kinerja mempengaruhi keberhasilan semua aspek organisasi.
Sumber :
Functions of Management - Planning, Organizing, Staffing, Directing & Controlling