Penilaian manajemen investasi teknologi informasi tidak bisa dilakukan secara kasat mata oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Ada beberapa tahap yang harus dilakukan agar penilaian tersebut benar-benar sesuai dengan prosedur dan juga sesuai dengan target yang diinginkan.
Apa saja tahap atau fase dalam penilaian manajemen investasi teknologi informasi tersebut?
Mempresentasikan garis besar manajemen investasi TI ke organisasi
Proses penilaian mulai dari mendefinisikan cakupan penilaian dari pihak penilai dari organisasi itu sendiri, siapa yang akan memberikan briefing terkait penilaian tersebut, dan penentuan dokumentasi apa saja yang diperlukan. Setelah mendefinisikan cakupan tersebut, tim penilai organisasi akan mengadakan briefing terkait penilaian yang nantinya akan dilakukan. Briefing ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen organisasi yang terkait dengan penilaian ini akan memahami tujuan dan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan untuk penilaian manajemen IT ini.
Memperoleh garis besar dari manajemen IT dan latar belakang informasi
Organisasi harus menyediakan satu atau lebih informasi kepada tim penilai terkait dengan keseluruhan pengelolaan investasi TI secara keseluruhan dan proses yang telah terjadi di organisasi tersebut. Merupakan kewajiban organisasi untuk memastikan bahwa perwakilan mereka memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam mengelola investasi TI dalam organisasi untuk mewakili organisasi secara akurat dan menjawab pertanyaan dari tim penilai.
FASE KEDUA (Mengumpulkan Data)
Menghadiri briefing, mengadakan interview, dan mengumpulkan dokumentasi data
Data merupakan salah satu aspek penting dalam penilaian manajemen investasi IT. Data ini dibutuhkan untuk memperdalam pengetahuan mengenai manajemen investasi IT yang telah berjalan pada organisasi tersebut. Mengadakan briefing, interview dan juga mengumpulkan dokumentasi data merupakan salah satu cara untuk mendapatkan data itu sendiri.
Menggabungkan data yang ada dan melakukan follow-up terhadap data tersebut
Proses penggabungan data ini akan membantu tim penilai untuk mengatur data dengan skala kuantitas yang sangat besar yang nantinya akan dibutuhkan saat penilaian tersebut sedang berjalan. Ketika proses penggabungan data ini berjalan, tim penilai akan menilai kemajuan mereka terkait dengan goal organisasi dan tinjauan ulang mengenai data yang telah mereka kumpulkan.
Mengadakan tinjauan ulang berupa studi kasus
Proses tinjauan ulang berupa studi kasus ini diperlukan jika tim penilai kurang mendapatkan data yang mereka butuhkan. Dengan bertambahnya dokumentasi data dari evaluasi studi kasus yang dialami oleh organisasi tersebut akan membuat tim penilai untuk mendapatkan data lebih sehingga gambaran mengenai evaluasi tersebut akan terlihat lebih jelas.
FASE KETIGA (Menentukan Hasil Penilaian dan Menyelesaikan Proses Penilaian)
Menentukan hasil penilaian final
Ketika proses pengumupulan data sudah selesai, tim penilai harus melakukan penilaian terkait data tersebut dan memutuskan apakah setiap key practices, elemen inti, proses yang penting, dan maturity stage telah dieksekusi sesuai dengan tujuan perusahaan. Penilaian final ini harus objektif dan ditentukan secara grup oleh tim penilai itu sendiri.
Mengantarkan isi penilaian
Langkah terakhir dari penilaian ini adalah untuk mengantarkan draft isi penilaian ke organisasi yang bersangkutan. Hasil penilaian ini dapat menjadi dasar bagi pengembangan dari laporan audit yang lengkap jika organisasi tersebut meminta.
Referensi: General Accounting Office (GAO). INFORMATION TECHNOLOGY INVESTMENT MANAGEMENT: A Framework for Assessing and Improving Process Maturity. 1st edition. Washington, DC. 2000;151-162
Dalam penilaian Manajemen Investasi TI terdapat 3 fase utama yaitu : Fase persiapan penilaian, fase pengumpulan data/bukti, fase menentukan dan menyelesaikan penilaian.
Setiap tahap diperlukan untuk memastikan bahwa tim penilai dan manajemen organisasi memiliki pemahaman yang cukup tentang proses dan Pendekatan MITI, bukti yang tepat dikumpulkan untuk mendukung penilaian, dan kesimpulan tersebut didasarkan pada kerangka MITI.
Fase 1 : Persiapan Penilaian
Proses penilaian dimulai dengan tim penilai yang menentukan cakupan penilaian. Ruang lingkup penilaian akan berpengaruh lokasi penilaian (yaitu, tempat fisik dimana sebagian besar orang-orang penting dan aktivitas berada), siapa yang akan menghadiri team briefing, dan sejauh mana dokumentasi dibutuhkan. Setelah lingkup Penilaian telah ditetapkan, tim melakukan briefing ikhtisar untuk organisasi yang dinilai. Tujuan dari Peretemuan ini agar organisasi mengerti : MITI dan proses penilaian, Event berangkutan, Pentingnya keterlibatan orang yang tepat, Peraturan umum dari pengumpulan data dan bukti, dan proses pelaporan yang diharapkan.
Memperoleh rangkuman MITI dan latar belakang dari informasi tersebut.
Agar tim yang tergabung dalam tim penilai memahami dasar dari proses investasi yang ada, dan untuk memahami kemungkinan pemetaan proses organisasi pada kerangka kerja, organisasi manajemen harus memberi tim penilai gambaran tentang proses manajemen investasi TI mereka. Rangkuman hasil Briefing harus dapat memberikan perspektif tingkat tinggi tentang bagaimana organisasi mengelola ivestasi TI-nya. Briefing bertujuan untuk memberi tim gambaran menegenai : Gambaran tentang proses manajemen investasi TI di organisasi, penjelasan dari struktur organisasi, Deskripsi mengenai bagaimana tanggung jawab, akuntabilitas, dan wewenang untuk proses pengelolaan investasi TI terdistribusikan, dan indeks dokumen yang relevan.
Perbaiki Rencana Penilaian (Opsional)
Berdasarkan informasi awal yang diterima dari organisasi, tim penilai dapat memperbaiki rencana penilaiannya. Misalnya, tim harus mencapai konsensus mengenai proses kritis dan / atau tahap kedewasaan yang berlaku.
Fase 2 : Pengumpulan Bukti
Menghadiri Briefing, Melaksanakan Wawancara, dan Mengumpulkan Bukti-bukti Dokumenter
Rangkaian ini bertujuan untuk mendapatkan bukti pendukung secara lebih mendalam tentang pelaksanaan praktik utama dan proses kritis pada organisasi dan untuk menindaklanjuti isu atau pertanyaan yang muncul dari sumber pembuktian lain sampai waktu saat ini. Jumlah informasi tambahan yang akan dikumpulkan, dan tingkat didalam prganisasi yang harus diperoleh, akan bergantung pada banyak factor, termasuk : Bukti yang didapat sampai saat terbaru, kematangan proses manajemen organisasi, ukuran dan kompleksitas organisasi, dan ruang lingkup penilaian.
Jika organisasi menyatakan bahwa mereka akan menerapkan proses kritis dengan menggunakan beberapa rangkaian praktik selain yang dijelaskan dalam MITI, maka praktik yang harus dilakukan adalah : Pengambaran yang jelas, disetujui ecara formal oleh organisasi, dan mendukung secara meyakinkan maksud dari proses kritis yang seharusnya didukungnya.
Konsolidasi bukti dan pengumpulan bukti lanjutan.
Sebelum tim dapat membuat penilaian penilaian terhadap praktik utama, proses penting, dan tahap kedewasaan yang dipertimbangkan, tim harus menyelesaikan hal berikut : Menentukn apakah bukti yang didapat dapat memberikan dasar yang memadai, kompeten, dan relevan untuk digunakan untuk penilaian, mengumpulkan, mengatur, dan menganalisis bukti yang terkumpul dan mengkonsolidasikannya menjadi ringkasan bukti yang dapat dikelola berdasarkan dengan kerangka MITI; dan menentukan bukti lanjutan yang dibutuhkan tim untuk membuat penilaian dan menembangkan metode untuk menumpulkan bukti ini. Konsolidasi membantu tim untuk meninjau dan mengatur sejumlah besar bukti yang biasanya diperoleh selama penilaian. Konsolidasi bukti, juga memberi kesempatan bagi tim untuk berbagi interpretasi bukti yang dikumpulkan dan memungkinkan anggota tim untuk mengembangkan sebuah konsensus mengenai penilaian.
Lakukan studi kasus ulasan.
Tim dapat memilih proyek investasi TI yang spesifik untuk tinjauan mendalam yang akan digunakan untuk memvalidasi bukti tingkat organisasi dan untuk lebih memahami proses pengelolaan investasi TI dalam organisasi. Dengan mengevaluasi proses investasi aktual yang digunakan dengan berbagai proyek investasi, tim memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang : proses investasi karena mereka sebenarnya telah diimplementasikan, konsistensi dari proses investasi yang sedang dijalankan, bukti yang berisi kebijakan dan prosedur organisasi telah dikomunikasikan ke tingkat proyek, komitmen yang dimiliki organisasi terhadap proses investasinya, dan efek menguntungkan bahwa perbaikan dalam proses ini mungkin terjadi pada kinerja organisasi.
Fase 3 : Penilaian Akhir dan Penilaian
Menentukan penilaian akhir
Setelah pengumpulan bukti selesai, tim harus menilai bukti konsolidasi dan memutuskan apakah setiap praktik utama, proses kritis, dan tahap kedewasaan telah berhasil dilaksanakan. MITI adalah kerangka hirarkis, jadi penilaian masing-masing komponen tingkat tinggi sepenuhnya bergantung pada komponen di bawahnya. Artinya, jika ada praktik utama yang tidak dieksekusi secara memuaskan, proses kritis yang sesuai tidak dilaksanakan secara memuaskan, dan tahap kematangan yang sesuai tidak dapat dianggap selesai. Karena prioritas hirarkis ini, tim harus mulai dengan menilai praktik utama dan menjalankan hirarki mulai dari awal hingga akhir. Urutan dari peringkat ini adalah : Pertama, Praktik utama sudah dinilai, selanjutnya proses kritikal sudah dinilai, Terkahir kematangan MITI sudah dinilai. Anggota tim harus merancang sebuah metode dan mekanisme untuk melacak dan mendokumentasikan penilaian-penilaian saat dibuat. Selain menciptakan “jejak” audit yang dapat diolah, dokumen pendukung ini berguna saat memberikan hasil ringkasan.
Menyampaikan Ringkasan-ringkasan penilaian.
Langkah terakhir dalam proses penilaian adalah penyampaian draf hasil ke organisasi. Selain itu, draf hasil ini dapat menjadi dasar pengembangan laporan audit penuh, jika diminta. Draf penilaian biasanya berbentuk briefing, yang berisi : Sebuah itemisasi proses kritis MITI yang telah dinilai dan dinilai, identifikasi proses kritis yang dilaksanakan, identifikasi tahap pengelolaan investasi yang diraih, dan representasi grafis atau ringkasan dari informasi sudah didapat, peringkat setiap praktik utama untuk setiap proses kritis yang dinilai; dan sebuah dasar pemikiran berbasis bukti untuk setiap penentuan peringkat. Tim dapat menggunakan ulasan studi kasus untuk menggambarkan peringkat dan kesimpulan yang dicapai tim sebagai hasil penilaian.
Referensi : INFORMATION TECHNOLOGY INVESTMENT MANAGEMENT
A Framework for Assessing and Improving Process Maturity. GAO (http://www.gao.gov/new.items/d04394g.pdf)
Sebelum masuk ke bagian penilaian manajemen investasi IT, Manajemen Investasi IT memiliki 3 fase dalam prosesnya. 3 fase tersebut antara lain Select, Control, dan Evaluate. Fase-fase tersebut merupakan sikluas yang terus berulang.
Pembahasan penilaian Manajemen Investasi IT kali ini ada di dalam tahap evaluasi. Di dalam tahap atau fase tersebut dilakukan review dari fase seleksi dan kontrol, membuat penilaian, dan menerapkan apa yang telah dipelajari pada fase seleksi dan kontrol.
Penilaian Manajemen Investasi IT sendiri memiliki beberapa proses atau tahapan yakni :
1. Melakukan persiapan untuk penilaian
Memberikan briefing ringkasan penilaian Manajemen Investasi IT kepada organisasi.
Proses penilaian dimulai dengan tim penilai (selanjutnya disebut tim) yang menentukan cakupan penilaian (yaitu departemen, biro iklan, atau biro). Lingkup penilaian akan mempengaruhi lokasi penilaian, siapa yang akan diberi tim, dan sejauh mana dokumentasi diperlukan. Setelah lingkup penilaian didefinisikan, tim melakukan briefing untuk organisasi yang dinilai. Pengarahan ini mencakup kerangka kerja Manajemen Investasi IT secara umum, dan bagaimana alur proses penilaian. Tujuan dari briefing ini adalah untuk memastikan bahwa organisasi mengerti tentang penilaian yang akan dilakukan.
Menyiapkan Informasi yang dibutuhkan untuk proses penilaian.
Organisasi harus memberi tim tersebut satu atau lebih informasi tentang proses pengelolaan investasi TI secara keseluruhan. Adalah kewajiban organisasi untuk memastikan bahwa perwakilannya memiliki cukup pengetahuan dan pengalaman dalam mengelola investasi TI di dalam organisasi untuk mewakili organisasi dan menjawab pertanyaan. Tim harus mempertimbangkan untuk menggunakan penghubung organisasi selama penilaian untuk membantu mengidentifikasi dan mendapatkan akses ke staf berpengetahuan, memberikan akses dan mengirimkan salinan dokumentasi yang diminta, dan memfasilitasi akses terhadap bukti fisik.
2. Mengumpulkan bukti-bukti.
Melakukan wawancara dan mendokumentasikan
Tujuan rangkaian kegiatan ini adalah untuk mendapatkan bukti pendukung secara lebih mendalam mengenai pelaksanaan critical process organisasi dan untuk menindaklanjuti isu atau pertanyaan yang timbul dari sumber yang lain. Jumlah informasi tambahan yang akan dikumpulkan dan diperolah bergantung pada banyak faktor.
Mengkonsolodasikan bukti dan follow-up bukti tersebut.
Bukti-bukti yang terkumpul harus relevan dan sesuai keadaan yang sebenarnya untuk kemudian memberikan rating.
Membuat Studi Kasus
Tim dapat memilih satu proyek yang spesifik untuk menilai bagaimana manajemen investasi IT bekerja dan kemudian membuat sebuah studi kasus agar lebih memahami bagaimana proses tersebut berjalan.
3. Menentukan peringkat atau rating dan menyelesaikan penilaian
Memberikan penilaian dengan memberi rating
Setelah pengumpulan bukti selesai, tim harus menilai bukti yang terkonsolidasi dan memutuskan apakah setiap elemen inti, proses kritis, dan maturity phase telah berhasil dilaksanakan. Tim membuat penilaian akhir. Mengembangkan sebuah konsensus, sehingga mayoritas setuju dan tidak ada yang menentang, memastikan bahwa keputusan tersebut adil dan semua bukti telah dipertimbangkan
Memberikan draft ringkasan penilaian kepada organisasi.
Langkah terakhir dalam proses penilaian adalah penyampaian draf hasil ke organisasi. Selain itu, draf hasil ini dapat menjadi dasar pengembangan laporan audit penuh jika diminta.
