Apa saja Faktor Penghambat Seorang Manajer Proyek dalam Berkomunikasi dengan Timnya?

Komunikasi adalah aspek yang telah diketahui sangat penting dan sangat berpengaruh pada keberhasilan proyek. Seorang project manager menghabiskan sebagian besar waktunya bekerja mengelola proyek pada aspek komunikasi. Sehingga kemampuan komunikasi menjadi sangat krusial bagi para project manager. Namun, siapa sangka bahwa banyak yang tidak tahu dan tidak mengerti penyebab kenapa komunikasi para project manager menjadi jelek.

Apa saja faktor yang menimbulkan komunikasi yang buruk dari seorang project manager?

1. Lack of clear communication channel – Ini adalah ketidakjelasan mengenai jalur komunikasi apa yang harus digunakan dalam berkomunikasi. Sehingga sebaiknya dibuatkan guidance singkat – jelas mengenai cara berkomunikasi di proyek seperti basic communication atau prosedur lainnya seperti project communication plan.

2. The speed of speech and the rhythm of thought – Maksudnya adalah kecepatan pengarahan dan ritme pikiran. Hal ini karena kemampuan audience dalam mendengar dan mencerna suatu komunikasi adalah berbeda-beda. Ada yang cepat dan ada yang lambat. Sehingga project manager harus terlebih dahulu mengukur kemampuan audience sebelum memberikan pengarahan dan diskusi dalam meeting lalu menala speed yg sesuai.

3. Physical distance or the amount of time – Kondisi jarak adalah problem terutama jika harus melakukan komunikasi face to face secara baik. Di samping itu, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk bisa berkomunikasi baik juga menjadi hambatan karena tidak tiap orang memiliki waktu yang cukup sesuai harapan dalam berkomunikasi.

4. Inadequate use of technical language – Kesalahan menggunakan bahasa teknis dapat membuat kesalahan persepsi. Sehingga kemampuan bahasa teknis harus dimiliki oleh project manager.

5. Factors in the surroundings that might cause distraction – Kondisi lingkungan adalah hambatan komunikasi yang berdampak pada gangguan kelancaran proses komunikasi. Contoh adalah memilih meeting di restoran dengan live music adalah suatu kekeliruan.

6. Harmful attitude such as disbelief and prejudice – Kondisi kepribadian yang cenderung TIDAK PERCAYA dan PENUH PRASANGKA merupakan problem yang sering terjadi dalam berkomunikasi. Pada banyak kasus, problem ini hampir tidak dapat diselesaikan selain dengan psycological treatment. Project manager harus bebas atas problem kepribadian ini karena komunikasi mustahil dapat dilakukan dengan baik jika terjadi masalah ini.

7. Excessive information – Terlalu banyak informasi yang diberikan dalam suatu komunikasi dinilai tidak efektif karena hanya sebagian informasi yang akan terserap oleh audience dalam tiap kali meeting atau percakapan. Sehingga project manager harus mampu menentukan informasi apasaja yang dapat diberikan dalam satu kali komunikasi.

8. Lack of knowledge regarding the subject that is being communicated – Lemahnya pengetahuan terkait topik komunikasi jelas akan menjadi penghambat berkomunikasi. Project manager dituntut untuk mempelajari terlebih dahulu materi yang akan dikomunikasikan.

9. Cultural differences – Perbedaan budaya adalah hambatan utama dalam berkomunikasi pada lingkungan internasional. Project manager harus memahami budaya lawan biacaranya yang berasal dari negara lain. Gambar di bawah ini menunjukkan budaya tiap negara.