Memahami kebutuhan pengguna adalah hal yang penting sebelum mengambil suatu keputusan, namun apa saja cara yang bisa dilakukan untuk memahami kebutuhan pengguna dengan akurat sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan?
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memahami kebutuhan pengguna yang baik, benar, serta akurat, diantaranya adalah sebagai berikut
-
Lakukan wawancara empat mata
Teknik yang paling umum dalam mendapatkan kebutuhan pengguna adalah dengan wawancara empat mata. Materi wawancara dapat direncanakan dengan urutan tertentu namun dengan pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya terbuka (open-ended) -
Wawancara berkelompok
Hal yang menjadi pembeda wawancara kelompok dari wawancara empat mata adalah terdapat dua sampai empat orang yang diwawancara sekaligus. Proses wawancara biasanya akan berjalan mulus jika semuanya memiliki tingkatan atau peran yang sama. Wawancara berkelompok memungkinkan didapatkannya banyak kebutuhan dalam waktu yang lebih singkat jika kelompok tersebut tetap fokus. -
Gunakan juru tulis
Tahapan elisitasi memerlukan kemampuan wawancara dan faslitiasi. Business Analyst bertugas untuk mendengarkan dan memperhatikan apa yang dikatakan para stakeholder dan berinteraksi dengan mereka. Business Analyst bukanlah juru tulis yang pasif yang hanya merekam dan mencatat diskusi. Jika seorang business analyst juga harus melakukan pencatatan diskusi, kemungkinan ada hal yang diucapkan oleh stakeholder yang terlewatkan olehnya. Stakeholder juga akan merasa tidak leluasa dalam memberikan pendapat ketika harus menunggu si business analyst selesai mencatat. -
Tingkatkan rasa keingintahuan
Rasa penasaran, atau rasa keingintahuan adalah hal yang paling penting agar bisa mendapatkan fakta-fakta baru, layaknya anak kecil yang belum mengerti apa-apa. Maka dari itu, seorang business analyst seharusnya membuka sesi elisitasi dengan pertanyaan yang terbuka (open-ended question), daripada harus benar-benar terikat dengan agenda dan terkesan kaku. Hal ini dapat membantu stakeholder dan si business analyst sendiri untuk mendapatkan ide dan perspektif yang baru. Rasa penasaran yang tinggi adalah syarat agar dapat mendengar dengan efisien, serta cikal bakal dari pola pikir yang kritis. -
Konfirmasi hasil dari sesi elisitasi
Proses konfirmasi ini harus dilakukan segera setelah bertemu dengan stakeholder untuk memastikan pembicaraan ini masih segar di pikiran semua orang sehingga tidak terdapat kebutuhan yang saling bertolak-belakang, resiko yang mengkhawtirkan, asumsi-asumsi, serta halangan tertentu. -
Gunakan purwarupa (prototype)
Ketika hal yang diinginkan telah menjadi suatu barang yang nyata, nampak, dan dapat berinteraksi dengan barang tersebut, kebanyakan orang baru akan sadar bahwa apa yang diinginkannya dahulu tidak sempurna dan banyak hal yang tidak diinginkan. Berbagai kekurangan inilah yang dapat dibahas dalam pertemuan dengan stakeholder untuk mengetahui apa saja hal yang dapat diperbaiki. Kebutuhan pun seringkali akan terus berubah seiring dengan dibuatnya prototype perbaikan dengan dasar feedback pengguna tadi -
Gunakan kuesioner
Kuesioner adalah cara yang lebih informal dan merupakan teknik yang lebih tepat jika ingin mencari kebutuhan dari stakeholder yang berada di lokasi berbeda, dan hanya akan memberikan masukan kecil dari keseluruhan kebutuhan. kuesioner juga dapat digunakan jika ingin mencari kebutuhan dari ratusan hingga ribuan orang sekaligus. -
Lacak kebutuhan
Pastikan setiap fitur atau kebutuhan yang diminta terhubung dengan tujuan bisnis. Aspek utama dari manajemen kebutuhan adalah mengelola traceability atau keterlacakan dari suatu kebutuhan. Jika sebuah kebutuhan terbukti tidak ada keterkaitannya dengan tujuan bisnis, maka kebutuhan tersebut tidak perlu lagi dikembangkan atau prioritasnya dapat diturunkan
Sumber: