Apa peran Teknologi Informasi dalam peningkatan Mutu Komunikasi Internal dan Eksternal Organisasi?

Teknologi Informasi

Apakah Peran Teknologi Informasi dalam Peningkatan Mutu Komunikasi Internal dan Eksternal?

Kemajuan teknologi, pengembangan komunikasi data dan internet berpengaruh pada cara informasi dipertukarkan dan bagaimana orang berkomunikasi tidak hanya dalam kehidupan sehari-hari mereka, tetapi juga di dalam organisasi tempat mereka berada. Internet, e-mail, telepon genggam, satelit dan nirkabel telah membuka cara komunikasi baru yang memungkinkan semua anggota organisasi untuk terhubung dan menerima serta menanggapi informasi yang relevan. Teknologi ini memungkinkan peningkatan radikal dalam volume, kecepatan dan kompleksitas untuk memproses informasi (Hilbert and López, 2011).

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah tersedia secara luas baik untuk masyarakat umum maupun untuk organisasi, yang mempengaruhi kehidupan sehari-hari di rumah atau di tempat kerja. Dalam tabel dibawah, kita dapat melihat penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di industri, perdagangan dan layanan di 27 Negara Anggota dan juga di semua negara yang termasuk dalam Kawasan Ekonomi Eropa pada tahun 2011.

Akses Internet mengacu pada Persentase perusahaan yang memiliki akses internet, sehingga siapapun di perusahaan bisa menggunakan internet untuk mendapatkan informasi atau mengirim e-mail.

350px-Enterprise_use_of_information_technology,January_2010(%_of_enterprises)

Saat memilih cara terbaik untuk menyampaikan pesan dan memahami audiens, komunikator internal memiliki lebih banyak pilihan untuk dipilih untuk menyampaikan pesan kepada karyawan. (Crescenzo, 2011). Organisasi dan manajer dapat memilih dari berbagai saluran komunikasi dari publikasi cetak tradisional, panggilan telepon dan komunikasi tatap muka dengan intranet dan blog.

Teknologi baru untuk komunikasi tidak hanya mengubah cara organisasi berkomunikasi tetapi juga cara mereka berpikir untuk mendukung ekonomi dalam konteks pembangunan berkelanjutan saat memilih saluran komunikasi yang tepat untuk mereka. Bukan hanya mereka, tapi kita semua harus menyadari bahwa lingkungan yang sehat sangat penting untuk kualitas kehidupan, ekonomi dan kesejahteraan sosial jangka panjang kita.

Meskipun banyak perusahaan memusatkan perhatian pada penjualan sebagai ukuran kesuksesan bisnis, persepsi publik sama pentingnya dengan bottom line organisasi. Komunikasi adalah salah satu cara untuk membentuk dan mendefinisikan citra perusahaan kepada masyarakat, klien, dan calon investor. Komunikasi eksternal seperti siaran pers membuat publik tahu tentang usaha perusahaan, upaya filantropi dan lingkungan, dan aktivitas terkait gambar lainnya, yang mana semuanya memperkuat upaya hubungan masyarakat dari perusahaan.

Sementara metode komunikasi cetak tradisional masih didapati, namun teknologi modern telah mengubah wajah komunikasi eksternal, dan Internet telah menjadi sumber berharga dalam menjangkau pelanggan baru. Perusahaan membuat situs web untuk memberi tahu orang tentang produk dan layanan yang akan datang. Media sosial seperti Facebook dan blog adalah cara mudah untuk mencapai demografi target dan merupakan sarana promosi yang hemat biaya. Namun, dengan teknologi interaktif ada juga kemungkinan terjadinya reaksi publik, seperti komentar negatif. Dalam jangka panjang, manfaatnya jauh lebih besar daripada risikonya, karena teknologi sangat luas dan memungkinkan perusahaan berkomunikasi dengan pemirsa di seluruh dunia.

Penggunaan Teknologi Informasi dalam Komunikasi ke Bisnis

  1. Peluncuran Produk yang Mudah: Di masa lalu, perusahaan dan bisnis kecil terbiasa menghadapi banyak kesulitan dalam memberi tahu konsumen mereka tentang produk baru. Sebuah perusahaan harus membayar mahal dari pintu ke pintu pemasaran yang bahkan bisa menghabiskan banyak waktu untuk menghasilkan hasil. Saat ini, semuanya menjadi sederhana, melalui langganan email, perusahaan akan memiliki data untuk sebagian besar konsumen, jadi jika mereka mengenalkan barang atau layanan baru. Perusahaan akan merancang satu email dengan rincian tentang layanan atau produk baru dan pesan tersebut akan dikirimkan ke semua konsumen dalam satu menit. Sekarang perusahaan mereka online yang mengkhususkan diri dalam jenis komunikasi ini. Contoh yang bagus adalah '.‘MailChimp’ ‘’. Dengan pengiriman email mereka yang besar, semua klien Anda akan menerima pesan yang sama dalam satu menit melalui email.

  2. Survei produk atau layanan: Sebelum penemuan internet, sangat sulit untuk melakukan survei, sebagian besar perusahaan akan membayar uang ke majalah dan menempatkan formulir survei dan menawarkan hadiah kepada pengguna yang memenuhi survei tersebut dan mengirimkannya kembali ke perusahaan. Mengambil survei sangat penting untuk bisnis karena begitulah Anda akan tahu apa yang klien inginkan dan ketahui di bidang perbaikan. Saat ini, bisnis dapat melakukan survei menggunakan jejaring sosial dan memberi pengguna insentif seperti ‘’ kartu hadiah ‘’. Ini menghasilkan respon cepat dan menghemat uang dan waktu perusahaan.

  3. Interaksi sosial dengan konsumen: Dengan penemuan jejaring sosial baru-baru ini seperti facebook dan twitter, bisnis dapat membuat halaman bisnis kemudian mendapatkan pengikut untuk halaman ini. Prosesnya sangat sederhana dan gratis. Untuk beberapa bisnis, mereka menetapkan anggaran untuk membangun basis yang menyenangkan untuk halaman mereka, jadi mereka menggunakan halaman ini untuk memperbarui dan berkomunikasi dengan pengikut mereka. Contoh yang bagus adalah ‘Nordstrom’ 'ini adalah salah satu bisnis ritel fashion terbesar di Amerika. Nordstrom menggunakan halaman facebook-nya untuk memperbarui pengikut tentang item dan diskon baru. Halaman facebook-nya memiliki lebih dari 1.667.162 penyuka. (facebook.com/Nordstrom)

  4. Video Conferencing: Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda harus menunggu atasan Anda berada dalam rapat untuk memulai presentasi. Teknologi baru memungkinkan atasan Anda berada dalam pertemuan bisnis saat berada di sebuah hotel di Hawaii mempersiapkan pertemuan kemitraan atau investor. Hal ini dimungkinkan oleh penemuan konferensi video.

Komunikasi Eksternal dan Internal

Komunikasi Internal

Banyak aspek yang memengaruhi komunikasi internal pada suatu perusahaan, mulai dari komunikasi bisnis, manajemen komunikasi, komunikasi korporat hingga komunikasi organisasional.

Menurut Jackson Welch (2007) komunikasi internal didefinisikan sebagai komunikasi atau transaksi antar individu atau kelompok pada berbagai level dan pada tingkatan tertentu di bidang yang spesifik, yang tujuannya merancang, merancang ulang organisasi atau mengimplementasikan desain dan mengkoordinasikan aktivitas sehari-hari. Yang intinya, komunikasi dalam suatu organisasi adalah aspek penting dalam mencapai kesuksesan, dimana kemampuan adaptasi suatu organisasi ditentukan dari efisiensi dari komunikasi secara internal.

Komunikasi internal didefinsikan sebagai resmi dan tidak resmi; dimana komunikasi resmi didefinisikan sebagai memo, kebijakan, prosedur yang sifatnya kaku sedangkan yang komunikasi tidak resmi adalah komunikasi berbagai arah antar anggota organisasi, seperti pertukaran ide, hubungan lisan tulisan, dan hubungan interpersonal antar anggota organisasi.

Komunikasi External

Komunikasi external sangatlah penting dalam membangun brand dan identitas dari suatu organisasi. Menurut Saunders (1999), komunikasi external berfokus pada audiens diluar organisasi baik itu pelanggan, investor, badan pemerintahan, dsb dimana teknik komunikasi yang digunakan bisa bermacam-macam mulai dari majalah, brosur, hingga konferensi yang ditujukan pada komponen eksternal organisasi. Komunikasi pada tangkat eksternal lebih krusial dampaknya pada organisasi karena dampak dari komunikasi eksternal relative kontras dan memengaruhi banyak aspek dalam organisasi, utamanya operasional. Bahkan lebih krusialnya lagi, komunikasi eksternal bersentuhan langsung dengan pelanggan; yang seringkali menjadi poros dalam berputarnya roda organisasi.

TI dan Komunikasi pada Organisasi

TI bisa didefinisikan dengan komputersisasi dan penggunaan internet untuk memproses dan menyebarkan data yang besar, utamanya informasi pada skala besar dengan berbagai bentuk utamanya dalam format digital. Penggunaan TI pada berbagai skala semakin digandrungi oleh berbagai organisasi melihat dampak penggunaannya yang besar serta peningkatan efisiensi yang cukup signifikan. Kebanyakan organisasi menggunakan TI untuk menghilangkan batasan dari waktu dan jarak yang ada.

Dengan implementasi yang baik dan tepat sasaran penggunaan TI dalam komunikasi intra & ekstra organisasi menjadikannya sebuah kelebihan signifikan dibandingkan competitor. Sebaliknya, dengan implementasi yang tidak tepat, malah menyebabkan misinterpretasi dalam komunikasi sehingga menyebabkan informasi yang disampaikan malah rancu bahkan terancam tidak valid. Inti dari penggunaan TI adalah untuk mengorganisir proses komunikasi, sehingga informasi yang disampaikan tidak hilang sedikitpun.

TI pada komunikasi di berbagai skala Organisasi

Pada komunikasi internal, banyak teknologi informasi yang dapat digunakan. Contohnya dengan telpon, faks, email, bahkan pada organisasi yang sudah menggunakan teknologi mutakhir banyak yang menggunakan video conferencing untuk mendukung komunikasi intra organisasinya. Teknologi semacam ini juga meningkatkan potensi organisasi yang dapat didongkrak menggunakan tekonologi. Teknologi menjadi titik tumpu pada kolaborasi dan kooperasi dalam kerjasama, dimana dengan adanya teknologi tim dapat bekerja lebih cepat dan tepat.

Tidak saja penggunaannya menghilangkan keterbatasan yang ada, namun juga menambah kecepatan dan ketepatan komunikasi yang dibutuhkan ketika penyelesaian masalah yang cepat dan efisien dibutuhkan.

Sedangkan pada komunikasi eksternal, banyak factor yang mempengaruhi. Aspek utama yang perlu dipertimbangkan adalah lawan komunikasi. Dalam hubungan eksternal organisasi, tidak hanya hubungan dengan pelanggan yang perlu diperhatikan. Hubungan dengan komponen lain seperti stakeholder dan supplier perlu pula diperhatikan. Tentunya dengan adanya teknologi, teknik komunikasi menjadi lebih beragam, efisien dan cepat.

Pada komunikasi dengan pelanggan, banyak hal yang berubah dengan kehadiran teknologi. Seperti dalam hal marketing, dimana dengan menyebarnya penggunaan sosial media, warganet dapat menikmati konten yang ada pada dunia maya dengan cepat dan murah. Yang dengan adanya hal ini menjadi sebuah peluang bagi para penjaja bisnis yang ingin berkomunikasi dengan pelanggannya. Mulai dari penggunaan internet untuk menawarkan produknya, hingga mendapatkan feedback dari pelanggan maupun komponen lain.

Pada segi hubungan dengan supplier juga sama, dengan adanya teknologi informasi tentunya komunikasi dengan supplier dipercepat sehingga kebutuhan organisasi untuk melakukan produksi akan dipercepat pula. Yang hasilnya waktu produksi yang semakin singkat dan pemuasan demand customer semakin cepat pula. Efek samping dari layanan yang cepat dan tepat menghasilkan nilai intangible bagi organisasi; yakni pelayanan dari organisasi pelaku bisnis yang mengutamakan pelanggan menyebabkan persepsi pelanggan terhadap organisasi menjadi membaik.

Stakeholder juga menjadi semakin mudah memantau organisasi dengan adanya teknologi. Dimana informasi mengenai nilai saham, aspek yang memengaruhinya dan berbagai hal lainnya dapat diakses dengan cepat dan mudah sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan instan namun matang dan terukur.

Teknologi yang lebih mutakhir

Dengan berkembangnya teknologi informasi, hubungan dengan pelanggan semakin terotomatisasi. Teknologi yang digunakan adalah ICT atau Information and Communication Technology. Penggunaan ICT meningkatkan efisiensi ketika target pemasaran cenderung banyak dan pada organisasi dengan pelanggan skala besar. Penggunaan ICT tidak hanya membantu manajer membaca data mengenai pelanggan, namun salah satu fiturnya adalah berkomunikasi dengan pelanggan dengan system broadcasting, sehingga pengiriman ribuan bahkan jutaan pesan tidak lagi merepotkan.

Banyak perusahaan yang menggunakan teknologi ini untuk menawarkan produk miliknya yang relevan dengan data pelanggan, meningktakan kepuasan pelanggan, efisiensi pemasaran dan angka penjualan.


Contoh Kasus:

PT Astra Internasioonal Tbk telah banyak memiliki penghargaan baik secara nasional maupun Internasional, seperti ASEAN Best Public Companies 2011 dan Best Internal Public Relations Program 2012 versi MIX Communication. Astranet merupakan sarana informasi penting yang terkait perkembangan perseroan dan melibatkan partisipasi aktif karyawan dalam menyumbangkan informasi dan saran kepada manajemen tentang kebutuhan dan kondisi dilingkungan perusahaan.

Saat melihat peran Astranet secara mendalam sebagai strategi dari PT Astra dalam memanfaatkan saluran komunikasi internal berbasis virtual. Astranet memiliki fungsi mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen kepada karyawan. Divisi Internal relations PT Astra Internasional berperan untuk mentransmisikan informasi mengenai perkembangan perusahaan kepada karyawan melalui Majalah Astra, karena divisi internal relations PT Astra menyadari akan keuntungan dari ERP (Enterprise Resource Planning ) dan untuk memaksimalkan peran Astranet sebagai media komunikasi internal berbasis virtual. Maka divisi Internal relations menciptakan suatu strategi untuk menyajikan majalah Astra dalam bentuk virtual. Hal ini dilakukan atas dasar pemikiran untuk efisiensi biaya, waktu dan tenaga. Dengan demikian , efisiensi yang diperoleh dengan implementasi Astranet tidak hanya dari segi biaya yang dikeluarkan namun juga dari sisi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tahap final atas kebutuhan karyawan. Hal ini mirip dengan konsep cyber public relations yang mengambil keuntungan dari pemanfaatan ERP ini adalah efisiensi waktu, tenaga dan juga biaya.

ERP dapat menghemat anggaran perusahaan karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya cetak.
Konsep dari peran divisi external relations PT Astra melibatkan manajemen perusahaan dalam menghadapi persoalan atau permasalahan serta membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik dengan cara menyajikan surat pembaca mengenai Astra di media massa ke dalam Astranet. Contoh, jika terdapat surat pembaca mengenai salah satu lini bisnis di media cetak atau media online maka divisi external relations memiliki tanggung jawab untuk mempublikasikan kembali surat pembaca tersebut di Astranet.Tugas divisi external relations PT Astra adalah untuk menerbitkan surat pembaca di Astranet mengenai keluhan dan kritikan dari orang luar atas kinerja Astra, divis external relations juga mengelola suatu kanal di Astranet bernama e-newspapper clipping.

Kunci teoritis Karl Weick yang menyatakan bahwa organisasi bergantung pada gabungan informasi juga sesuai dengan proses yang dilalui oleh divisi internal relations dalam mengumpulkan berbagai informasi untuk dijadikan suatu muatan konten yang informatif di Majalah Astra. Dalam proses pengumpulan informasi tersebut, divisi internal relations PT Astra International Tbk bekerja sama dengan berbagai PIC PR (Person In Charge-Public Relations) Grup Astra dan koordinator wilayah (KORWIL) Grup Astra di seluruh Indonesia. Hal ini dikarenakan divisi internal relations tidak memiliki keseluruhan informasi mengenai aktivitas yang dilakukan oleh 182 anak perusahaan yang tersebar di 6 lini bisnis. Oleh sebab itu, guna memaksimalkan informasi yang akan diinformasikan di Majalah Astra, divisi internal relations membutuhkan pertukaran informasi antar PIC dan Korwil Grup Astra yang sudah dibentuk, juga dalam naungan divisi internal relations PT Astra International Tbk sebagai holding company.