Apa peran Teknologi Informasi dalam peningkatan Efektivitas Organisasi?

  • Sebenarnya apa sih peranan penting teknologi informasi itu?
  • Lalu hubungan teknologi informasi dengan peningkatan efektifitas sebuah organisasi itu seperti apa?
  • Apakah ada contoh atau studi kasus yang berkaitan dengan 2 hal tersebut?

Sebelum membahas tentang peran penting teknologi informasi, alangkah baiknya kita mengetahui pengertian teknologi informasi terlebih dahulu. Berikut merupakan pengertian teknologi informasi menurut beberapa tokoh.

  • Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (Haag & Keen, 1996)

  • Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi computer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999)

  • Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis (Lucas, 2000)

  • Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video (William & Sawyer, 2003)

Jadi menurut pengertian – pengertian dari beberapa tokoh diatas, dapat disimpulkan bahwa Teknologi Informasi adalah bentuk teknologi yang memiliki peranan penting mencakup bagaimana suatu informasi didapat, diolah dan disampaikan.

Sumber :
Haag dan Keen. 1996. Information Technology: Tomorrow’s Advantage Today. Hammond: Mcgraw-Hill College

Williams dan Sawyer. 2003. Using Information Technology: A Practical Introduction to Computers and Communications. London: Career Education

Lucas, H. (2000). Information Technology for Management (7th ed.). Irwin/McGraw-Hill

Martin, E. (1999). Managing Information Technology What Managers Need to Know (3rd ed.). New Jersey: Pearson Education International.

Teknologi informasi (TI) saat ini mempunyai peranan yang sangat penting di berbagai aspek baik perdagangan, bisnis maupun organisasi. Salah satu keunggulan dari teknologi informasi adalah kecepatan informasi yang bisa di dapatkan. Pada era sistem informasi digital, teknologi informasi mentransformasi bisnis sehingga organisasi dan manajemen akan mampu beradaptasi dengan globalisasi informasi (Laudon dan Laudon, 2004).

Penggunaan teknologi informasi merupakan salah satu cara yang efektif untuk mengimplementasikan dan mengeksekusi strategi-strategi dalam perusahaan (Mustakini, 2006)

Teknologi informasi mempunyai tiga peranan vital dalam organisasi yaitu mendukung operasi organisasi yang efisien, manajemen yang efektif seperti membantu dalam pengambilan keputusan dan sebagai keunggulan strategis, apabila terdapat kesesuaian antara teknologi informasi dan sumber daya manusia2 (SDM) dalam suatu organisasi secara efisien dan efektif maka tujuan strategi organisasi dapat tercapai (Azis, 2009).

Studi Kasus terkait peranan penting teknologi informasi dengan peningkatan efektifitas sebuah organisai

Perkembangan sistem informasi (SI) membawa dampak yang besar terhadap kehidupan masyarakat, bangsa, serta negara. Tidak terkecuali perkembangan SI tersebut juga berdampak pada strategi dan metode pengelolaan keuangan negara. Namun demikian, masyarakat menilai kinerja pengelolaan keuangan negara tidak semakin membaik paska reformasi, namun justru semakin menurun. Semakin menurunnya kepercayaan masyarakat tersebut menjadi tantangan bagi BPK RI untuk mengambil peran strategis dalam mewujudkan tata kelola dan tanggungjawab keuangan negara yang transparan dan akuntabel.

Menyadari hal tersebut BPK RI mengembangkan sistem informasi e-audit dengan strategi me-link and match-kan e-BPK dan e-auditee. Implementasi sistem informasi e-audit akan mendorong pelaksanaan pemeriksaan laporan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Perubahan yang dilakukan BPK RI tersebut tidak hanya berpengaruh terhadap infrastruktur dan sarana/prasarana. Lebih jauh dari itu, perubahan tersebut dapat digolongkan dalam perubahan yang sifatnya second order karena akan berdampak pada strategi, iklim, perilaku, serta budaya organisasi. Namun demikian, data statistik menunjukkan bahwa lebih dari 70% perubahan yang sifatnya second order mengalami kegagalan.

Organisasi memanfaatkan sistem informasi/teknologi informasi (information system/IS) dengan tujuan untuk pemrosesan data (data processing/DP), sistem informasi manajemen (management information system/MIS), atau sistem informasi strategis (strategic information system/SIS). DP berarti pemanfaatan sistem informasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional organisasi dengan otomatisasi proses pengolahan informasi, MIS memanfaatkan sistem informasi untuk meningkatkan efektivitas manajemen dengan menyediakan informasi handal yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, sedangkan SIS berarti sistem informasi bermanfaat untuk membangun keuntungan kompetitif. Organisasi akan mencapai tujuan-tujuan tersebut jika IS dapat mendorong optimalnya kinerja organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Sumber :
Laudon, Kenneth C., & Jane, P. Laudon. (2010). Manajemen Information System :Managing the Digital Firm. New Jersey: Prentice-Hall

Mustakini. J.H. 2006, Sistem Teknologi Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta

Azis, E.S.A. 2008. Pengaruh Partisipasi dan latar Belakang Eksekutif terhadap Keterlibatan Eksekutif dan Pengembangan Teknologi Informasi. Terakreditasi SK Dirjen Dikti No 43/DIKTI/KEP/2008 ISSN : 1693-5241

Saat ini, peran Teknologi Informasi semakin memainkan peranan yang sangat krusial bagi manajemen dalam dunia perkantoran. Aturan dalam surat-menyurat makin dipermudah dengan adanya e-mail yang kini sudah ada aturan umum dalam bersurat yang bersifat resmi. Walaupun peran Teknologi Informasi ini bersifat krusial, peran sumber daya manusia juga turut serta dalam menyukseskan manajemen yang baik dalam suatu perusahaan.
Penggunaan Teknologi Informasi tidak terlepas dari peran perangkat computer, manajemen dan juga jaringan telekomunikasi. 3 hal ini bias dikatakan menjadi jantung dari Teknologi Informasi itu sendiri.

Peran Teknologi Informasi saat ini sudah memainkan peran sumber daya Strategic dan Taktikal dalam sebuah organisasi dan juga sebagai sumber daya utama yang akan memberikan nilai tambah untuk seluruh lapisan organisasi.

Saat ini telah digunakan metode yang dapat mengatur sumber daya manusia, yaitu ERM atau Employee Resource Management. ERM dalam penggunaan yang luas, dapat merambah juga ke metode CRM atau Crew Resource Management, yang berfokus tentang bagaimana cara ment-transfer prinsip struktur komunikasi berbasis TI yang dapat menyelesaikan permasalahan terhadap klien ataupun pegawai. ERM digunakan untuk me-manage bagaimana berhadapan dengan pegawai yang lama ataupun baru.
Jadi, apakah Teknologi Informasi dapat meningkatkan efektivitas organisasi? Atau malah memperburuk keadaan dari organisasi itu?

Peran Teknologi Informasi Dalam Peningkatan Efektivitas Organisasi

Sebelum memulai pembahasan, apakah yang sebenarnya disebut dengan Teknologi Informasi? Banyak istilah yang berhubungan dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen, sistem informasi manajemen berbasis komputer, teknologi informasi (TI), teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif (Jogiyanto:2003).

Pengaruh teknologi informasi di era globalisasi tidak bisa dipungkiri adanya. Proses globalisasi yang berjalan begitu cepatnya adalah karena adanya revolusi informasi. Hal ini juga yang mempengaruhi cara berpikir (mindset) ataupun berperilaku (behaviour) pada dunia bisnis dan organisasi. Sangat jelas bisa dilihat bahwa organisasi bisnis pun bertumbuh kembang secara pesat dikarenakan teknologi paling baru yang diadopsi oleh organisasi bisnis.

“Peranan teknologi informasi dalam efektivitas organisasi adalah menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen serta mendukung organisasi untuk mencapai sasaran yang lebih baik.” (Mustakini, 2009)

Teknologi informasi merupakan suatu sumber daya yang strategis, banyak organisasi dan perusahan yang berinvestasi dalam pengembangan teknologi informasi. Investasi yang dilakukan oleh perusahan untuk sebuah sistem teknologi informasi merupakan sebuah investasi yang mahal. Akan tetapi hal itu tidak dapat memastikan bahwa sistem tersebut baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga dapat diimplementasikan dengan sukses. Sedangkan harapan organisasi ataupun perusahaan ketika menerapkan teknologi informasi adalah sistem tersebut berhasil dan sukses diterapkan di oganisasi atau perusahaannya.

Secara nyata, Peningkatan efektivitas untuk organisasi dapat dicapai dengan SIM, DSS, GSS, GIS, ES, EIS, dan ANN. Sistem-sistem teknologi informasi ini menyediakan informasi bagi manajer pada sebuah organisasi atau perusahaan untuk mendukung proses pengambilan keputusan dengan lebih efektif. Keefektifan pengambilan keputusan didasarkan dengan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Manfaat peningkatan efektifitas juga dicapai dengan PCS untuk mendapatkan hasil produksi yang akurat dan bebas dari cacat produksi sesuai dengan jumlah produksi yang diinginkan.

Review dari Beberapa Literatur

Penelitian yang dilakukan mengenai dampak TI terhadap produktivitas organisasi menunjukkan bagaimana pembelajaran telah berkembang dari waktu ke waktu. Ada tiga pendekatan yang diambil. Pendekatan pertama, peneliti secara langsung menilai proktivitas TI dengan menggunakan praktik penilitian produktivitas secara tradisional yang dapat menunjukkan hubungan positif antara TI dan produktivitas. Pendekatan kedua, untuk menemukan penyebab paradox produktivitas dan untuk menentukan hubungan antara TI dan produktivitas.

Dampak TI pada tindakan peralihan seperti keragaman, kualitas, waktu, dan mereka telah menyimpulkan bahwa TI telah efektif dalam memperbaikinya. Namun tidak ada hubungan positif antara TI dan tindakan lainnya. Dalam pendekatan ketiga, tujuannya untuk menemukan investasi pelengkap lainnya yang dibuat bersama investasi di TI oleh organisasi untuk mencapai produktivitas yang lebih tinggi di bidang TI.

Ada banyak peneliti dampak TI terhadap efektivitas organisasi terhadap produktivitas tenaga kerja meliputi: Aliopur (2009) meneliti efek menggunakan system otomatis pada produktivitas sumber daya manusia seperti pada studi kasus Mazda Yadak Comapay. Hasilnya menunjukkan bahwa ada hubungan langsung yang kuat antara efisiensi dan efektivitas. Demikian pula, Taqi Zadeh (2006) meneliti dampak TI terhadap efektivitas onganisasi di pusat Perpustakaan, Museum, dan Dokumen Astan Quds Razavi.

Hasil menunjukan bahwa dengan memberikan layanan yang cepat dan tepat waktu dapat meningkatkan efektivitas produktivitas organisasi. Sahragard Jahromi (2005) meneliti pengaruh TI terhadap produktivitas organisasi dari sudut pandang manajer di Kosat Financial Corporate. Komponene produktivitas, kecepatan kerja, prosedur kerja dan biaya organisasi dipilih untuk menguji dampak TI. Hasilnya menunjukan bahwa menurut para manajer dalam organisasi yang diteliti, efektif penggunaan TI dalam peningkatan kecepatan kerja, memperbaiki praktik kerja, mengurangi biaya organisasi dan meningkatkan produktivitas keseluruhan organisasi.

Aghaei (2005) meneliti hubungan antara TI dan produktivitas di South Pars Gas dan menyimpulkan bahwa penerapan TI akan meningkatkan produktivitas. Selanjutnya Mazidabadi Farahani (2004) meneliti bahwa penrapan TI telah memberdayakan karyawan yang bekerja di Qom Social Security Department. Salah satu teknologi baru yang semakin popular dan diasumsikan startegis paraktis di masyarakat terutama di oerganisasi dan perusahaan adalah Information Comunicatin Technology(ICT).

Menurut Dessles (2005) mengemukakan pendapatnya bahwa organisasi dapat diartikan sebagai peraturan sumber daya dalam suatu kegiatan kerja, dimana tiap-tiap kegiatan tersebut telah disusun sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Lebih lanjut dikatakan oleh Georgopualos dan Tannbaum (2005) mengartikan bahwa efektivitas organisai adalah tingkat sejauh mana suatu oerganisasi yang merupakan system social dengan segala sumber daya dan sarana tertentu yang tersdia memenuhi tujuan-tujuannya tanpa pemborosan dan menghindari ketegangan yang tidak perlu diantara anggota-anggitanya.

Dari beberapa pendapat peneliti efektivitas organisasi ada beberapa kriteria yaitu produktivitas, kemampuan adaptasi ata flesibilitas, kepuasan kerja, kemampuan berlaba, pencarian sumber daya, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan startegi pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, merencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana, system pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.

Studi Kasus

Pengaplikasian Teknologi dan Informasi pada Tesco

Dalam sebuah organisasi, perubahan didasari dari berbagai macam faktor. Mulai dari perubahan dikarenakan adanya kebijakan pemerintah yang baru, perubahan dikarenakan adanya perubahan nilai sosial dan budaya, perubahan dikarenakan adanya persaingan antar bisnis, perubahan dikarenakan perkembangan teknologi informasi, dan lain-lain. Kali ini kami akan membahas bagaimana teknologi informasi dapat memberikan perubahan yang cukup signifikan pada sebuah organisasi atau perusahaan bernama TESCO.

Tesco merupakan salah satu toko retail terbesar di Inggris yang telah berdiri sejak tahun 1919. Perusahaan yang bernilai sekitar f £60 billion pada tahun 2009 ini memiliki sekitar 500.000 pekerja (2009) dan memiliki sekitar 4000 cabang di seluruh dunia. Pada awalnya toko retail ini hanya mengkhususkan penjualan mereka pada makanan dan minuman, tetapi seiring dengan berkembangnya perusahaan, Tesco memulai untuk mengembangkan area penjualannya seperti baju, obat-obatan, internet services, dan lain-lain.

Tesco sendiri dibagi menjadi 6 menurut ukuran dan range dari produk yang mereka jual. Tesco Extra merupakan toko terbesar yang dimiliki oleh Tesco. Tesco Extra menyediakan segala produk yang dijual belikan oleh Tesco. Lalu ada Tesco Superstores yang ukurannya dibawah Tesco Extra dan area penjualannya juga lebih kecil. Kemudian ada Tesco Metro yang ukurannya diantara Tesco Superstores dan Tesco Express. Biasanya Tesco Metro terletak di tengah-tengah kota kecil. Tesco Express biasanya terletak di area-area yang lebih kecil dan memfokuskan penjualannya pada makanan. Kemudian ada One Stop yang tidak melibatkan kata “Tesco” di dalamnya. Merupakan unit Tesco yang paling kecil. Sebagai tambahan, Tesco juga memiliki bank tersendiri bernama Tesco Personal Finance, beroperasi di ISP, handphone, homephone, dan lain-lain. Tesco telah menggunakan koneksi internet untuk membantu operasional perusahaannya sejak tahun 1994. Hingga pada akhirnya Tesco.com mulai mengudara pada tahun 2000.

Tesco selalu mengerti untuk tetap keep up dengan teknologi terbaru agar bisa terus mengembangkan dan meningkatkan efektifitas kerja mereka. Berikut overview untuk teknologi dan informasi yang telah digunakan oleh Tesco:

  • Sistem RFID untuk meningkatkan keakuratan jumlah barang di gudang dan mempermudah pegawai
  • Pengawasan CCTV diaplikasikan untuk meningkatkan pengawasan
  • Sistem Informasi yang digunakan untuk men-support¬ kartu member mereka
  • Menggunakan electronic data interchange dengan pemasok mereka
  • Tesco Personal Finance yang menjadi aplikasi peminjaman kepada pengguna
  • Electronic Point of Sale (EPOS) digunakan untuk mempermudah proses transaksi, mencari barang dengan menggunakan scanner, dan lain-lain
  • Menggunakan mobile payment apps
  • Dan lain-lain

Adanya pengaplikasian IT pada operasional Tesco tentu saja akan meningkatkan efektivitas dan kemudahan pegawai dalam melakukan tugasnya. Tetapi, seperti pada peningkatan penggunaan IT pada umumnya, CIO (Chief Information Officer) yang berperan besar dalam penentuan teknologi mana yang sudah menjadi urgensi tinggi untuk diaplikasikan oleh perusahaan, dan mana yang tidak. Perubahan terhadap pengaplikasian IT secara tidak langsung akan memberikan “hambatan” sejenak terhadap perkembangan sebuah organisasi, dikarenakan adanya perubahan dari old habbit. Inilah yang menjadi pertimbangan juga bagi para CIO terhadap adanya perubahan pada pengaplikasian IT.

Contoh yang dimaksud dari hambatan tersebut adalah:

  1. Hambatan individu dalam perkembangan teknologi informasi
    Bagaimana pegawai dapat beradaptasi dalam perkembagan teknologi tersebut yang nantinya akan diaplikasikan oleh organisasi. Dari tingkah laku pegawai, pengetahuan pegawai, dan lain-lain.
  2. Hambatan organisasi dalam perkembangan teknologi informasi
    Bagaimana organisasi bisa bergerak secara responsif terhadap pengaplikasian teknologi informasi terhadap perkembangan organisasi itu sendiri. Dari perubahan infrastruktur organisasi, perubahan strategi, dan lain-lain

Disebut “hambatan” dikarenakan perubahan teknologi informasi itu tidak bisa diaplikasikan secara langsung begitu sudah berjalan di dalam organisasi tersebut. Maka dari itu hambatan-hambatan ini hanya bersifat sementara saja yang lambat laun pasti akan menghilang tergantung bagaimana proses manajemen sebuah organisasi tersebut dijalankan.

Selain dua hambatan utama diatas, CIO (dalam kasus ini CIO Tesco) juga harus mempertimbangkan strategi-strategi lain agar bisa meningkatkan optimalisasi dari pemanfaatan IT agar efektifitas dari IT itu sendiri bisa berjalan dengan maksimal.

Bagaimana menerapkan standarisasi dan integrasi antara teknologi dan perusahaan?

Bagaimana cara paling efektif agar pengaplikasian IT bisa digunakan oleh semua toko Tesco di seluruh dunia?

Bagaimana menjaga rahasia perusahaan dan ketersediaan sistem dan data?

Bagaimana cara memastikan bahwa penggunaan IT telah tepat sasaran dan telah digunakan dengan baik oleh pegawainya?

Bagaimana dengan merekrut tim khusus untuk memelikahar IT yang digunakan oleh Tesco?

Bagaimana cara mengelola sistem dengan penggunaan biaya yang paling efektif?

Dan pertanyaan-pertanyaan besar lainnya yang harus dituntaskan oleh CIO Tesco agar penggunaan IT dapat selaras dengan tujuan organisasi.

Kesimpulan

Penggunaan teknologi dan informasi pada operasional Tesco tentu akan memberikan peningkatan terhadap efektifitas kerja mereka. Terlepas dari beberapa hambatan yang ada dengan adanya pengaplikasian IT itu sendiri. Adalah CIO dari Tesco yang memiliki andil terbesar dari pertimbangan adanya pengaplikasian teknologi dan informasi yang telah digunakan oleh perusahaan tersebut.

Penggunaan teknologi seperti RFID yang akan mempermudah pegawai dalam mencari barang dan memastikan jumlah barang pada storage, penggunaan EPOS yang akan mempermudah pegawai dan juga costumer dalam berinteraksi jual beli, mencari barang, dan lain sebagainya. Dengan meningkatkan efektifitas kerja Tesco dengan menggunakan IT, Tesco akan mendapat competitive advantage jika dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya yang lain. Selain itu peningkatan efektifitas ini juga akan meningkatkan efektifitas problem solving perusahaan.

Daftar Pustaka

  1. “Technology in Tesco – Using Technology To Improve The Shopping Experience”. 3 Mei 2016
    http://ecommerceworkroom.co.uk/technology-in-tesco-how-tesco-are-improving-online-and-offline-shopping/

  2. “Tesco timeline - the highs and lows of the UK’s biggest retailer”. Butler, Sarah dan Julia Kollewe. 15 Januari 2015
    https://www.theguardian.com/business/2014/oct/23/tesco-timeline-the-highs-and-lows

  3. Kelly, Phil. “Tesco: use of IT and information systems ‐ Introduction to MIS”. 2009

  4. Albarda, 2006, Strategi Implementasi Pemanfaatan Teknologi Informasi untuk Tata – Kelola Organisasi ( IT- Governance)
    (www.repository.gunadarma.ac.id:8000/strategi_implementasi_ISIT_untuk_tata_kelola_organisasi_133.pdf)

  5. http://veraseptianiputri.blogspot.co.id/2012/10/penerapan-teknologi-informasi-dalam.html

  6. http://www.kompasiana.com/shovi306/peran-teknologi-informasi-bagi-perusahaan_573a8449b17e61b00f6e9264

  7. Majalah SWA no. 10/XXIII 10-23 Mei 2007, hal. 44, Bagaimana Membangun Sistem Teknologi Informasi (TI) yang Ideal