Apa peran teknologi informasi dalam organisasi modern?

Di era globalisasi, teknologi informasi bukanlah hal yang asing lagi bagi seluruh masyarakat yang ada di dunia. Berkat inovasi-inovasi yang ada saat ini, membuat perkembangan teknologi informasi makin berkembang dari waktu ke waktu. Sekolah, swalayan, universitas, perusahaan, kuliner, dan masih banyak lagi tempat-tempat yang telah menerapkan teknologi informasi. Perusahaan dan organisasi besar yang ada di dunia juga telah banyak memanfaatkan teknologi informasi. Nah, sebenarnya apa sih peran teknologi informasi sendiri ?? Bagaimana teknologi informasi berperan dalam organisasi-organisasi modern saat ini ??

imagessg

Photo credit: Shutterstock

Teknologi informasi (TI) telah menjadi bagian penting dan tidak terpisahkan dari setiap rencana bisnis. Dari perusahaan multinasional yang memelihara sistem mainframe dan database, hingga usaha kecil yang memiliki satu komputer, TI pasti memiliki peran didalamnya. Alasan penggunaan teknologi komputer dalam dunia maya sekarang dapat ditentukan dengan melihat bagaimana TI digunakan di seluruh dunia bisnis.

Berikut beberapa peran teknologi informasi didalam organisasi modern:

1. Komunikasi

Bagi banyak perusahaan, email menjadi sarana komunikasi utama antara karyawan, supplier dan pelanggan. Email adalah salah satu pendorong awal terciptanya Internet, memberikan sarana sederhana dan murah untuk berkomunikasi. Seiring waktu, alat komunikasi semakin banyak diciptakan, mulai dari live chat, online meeting tools, dan juga sistem video-conference. Telepon dengan Voice Over Internet Protocol (VOIP) dan smart-phone juga menawarkan cara yang lebih canggih dalam melakukan komunikasi. Dengan adanya kemudahan teknologi ini, pegawai dapat dengan mudah membuat keputusan secara cepat dalam organisasi.

2. Manajemen Inventaris

Dalam mengelola inventaris, organisasi perlu mempertahankan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa berinvestasi lebih dari yang mereka butuhkan. Sistem manajemen inventaris melacak jumlah setiap item yang dimiliki perusahaan, memicu pesanan stok tambahan saat jumlahnya jatuh di bawah jumlah yang telah ditentukan sebelumnya. Sistem ini paling baik digunakan saat sistem manajemen inventaris terhubung ke sistem point-of-sale (POS). Sistem POS memastikan bahwa setiap kali barang terjual, salah satu item tersebut dihapus dari jumlah inventaris, membuat informasi closed-loop antara semua departemen.

3. Manajemen Data

Dulu, perusahan memiliki ruangan arsip yang berisi deretan lemari arsip dan surat-surat dokumen. Saat ini, sebagian besar perusahaan menyimpan dokumen digital mereka di server dan perangkat penyimpanan. Dokumen ini tersedia untuk semua orang di perusahaan, terlepas dari dimanapun mereka berada. Perusahaan dapat menyimpan dan melakukan maintain data historis secara ekonomi, dan karyawan mendapat keuntungan dengan akses langsung ke dokumen yang mereka butuhkan.

4. Sistem Informasi Manajemen

Menyimpan data menjadi sebuah keuntungan jika data tersebut dapat digunakan secara efektif. Perusahaan yang progresif menggunakan data sebagai bagian dari proses perencanaan strategis mereka dan juga pelaksanaan strategi strategi taktis. Sistem informasi manajemen memungkinkan perusahaan untuk melacak data penjualan, biaya dan tingkat produktivitas. Informasi dapar digunakan untuk melacak keuntungan dari waktu ke waktu, memaksimalkan laba atas investasi dan mengidentifikasi area perbaikan. Manajer dapat melacak penjualan setiap harinya, sehingga memungkinkan mereka untuk bereaksi saat angka penjualan yang diharapkan dibawah perkiraan dengan cara meningkatkan produktivitas karyawan atau dengan mengurangi biaya barang. Selain itu, sistem informasi manajemen dapat membantu manajer dalam mengambil sebuah keputusan.

5. Manajemen Hubungan Pelanggan

Perusahaan menggunakan TI untuk meningkatkan cara mereka mendesain dan mengelola hubungan pelanggan. Sistem Customer Relationship Management (CRM) menangkap setiap interaksi yang dimiliki perusahaan dengan pelanggan, sehingga peningkatan pengalaman pelanggan bisa dilakukan. Jika pelanggan menghubungi call center dengan suatu masalah, perwakilan customer support akan dapat melihat apa yang dibeli pelanggan, melihat informasi pengiriman, memberikan pelatihan manual untuk penggunaan barang tersebut dan menanggapi secara efektif masalah tersebut. Seluruh interaksi tersimpan dalam sistem CRM, sehingga jika pelanggan menelepon lagi, sudah ada data-data yang dibutuhkan. Pelanggan akan memiliki pengalaman yang lebih baik dan lebih terfokus dan dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dari sisi produktivitas.


Studi Kasus:

Cloud Sebenarnya Memperluas Peran Departemen Teknologi Informasi, Hasil Survei Cisco-Intel

Photo credit: Empresa Journal

Kita telah mendengar selama beberapa tahun sekarang: departemen TI akan menyusut atau bubar karena adanya cloud-computing ada di perusahaan. Sebuah survei baru menunjukkan bahwa departemen TI justru benar-benar berkembang, dan para pemimpin TI mengambil peran tinggi di dalam bisnis sebagai akibat cloud tersebut.

Survei terhadap 4.226 leader TI di seluruh dunia, yang dilakukan oleh Cisco Consulting Services, bekerja sama dengan Intel, menemukan bahwa penggunaan cloud di dalam perusahaan berkembang - sekarang menghitung 23 persen pengeluaran TI, dan diperkirakan akan meningkat menjadi 27 persen selama tiga tahun ke depan - tidak ada pengurangan yang jelas dalam perusahaan TI lokal yang sedang berlangsung. Bahkan, mayoritas, 57%, melihat ukuran TI meningkat yang dilihat dari hal jumlah karyawan full-time TI.

Daripada memandang TI sebagai bagian yang terpisah dari bisnis, 76 persen responden melihat TI mengambil peran baru sebagai “broker”, atau perantara, dari layanan cloud, yang mengatur proses perencanaan dan pengadaan untuk jalur bisnis di seluruh internal dan cloud eksternal sambil mengelola kompleksitas pihak ketiga.

Penelitian ini mencatat bahwa sementara peningkatan pemusatan dan peningkatan sumber daya TI mungkin tampak berlawanan dengan intuisi di era di mana banyak jalur bisnis yang mengambil anggaran dan inisiatif teknologi mereka sendiri. Memang, survei tersebut juga menemukan bahwa jalur bisnis mendanai 44 persen dari total belanja TI secara global, dan 69 persen memperkirakan bahwa pangsa ini hanya akan meningkat dalam tiga tahun ke depan. Pembelanjaan TI yang tak terlihat mungkin menyiratkan persentase pengeluaran TI yang lebih tinggi oleh jalur bisnis - 55 persen mengatakan bahwa mereka telah menyaksikan insiden “peningkatan signifikan” dari apa yang disebut “pengeluaran TI yang tak terlihat” selama dua tahun terakhir.

Namun, para leader TI menyampaikan bahwa “level koordinasi, konsistensi, dan keamanan jelas merupakan tahap inovasi terfragmentasi di antara jalur bisnis, termasuk pelanggan dan partner,” kata studi tersebut. Hal Ini memerlukan kemitraan dan koordinasi yang lebih baik antara pemimpin bisnis dan TI karena penggunaan cloud yang meningkat dalam perusahaan.
Sebagian besar pembelian layanan TI beralih langsung ke manajer bisnis - namun mereka tetap membutuhkan dan mencari panduan pemimpin teknologi mereka untuk memastikan investasi mereka masuk ke tempat yang tepat.

TI memainkan peran yang penting. Secara tradisional dilihat sebagai alat untuk menjaga agar proses bisnis berjalan efisien di belakang layar, di era Uberization and Big Data, TI telah menjadi proses bisnis. Perusahaan dan organisasi yang secara efektif menavigasi dan memanfaatkan data-data yang ada - dari dalam dan dari sumber eksternal untuk pengembangan bisnisnya. Dan suka atau tidak suka, TI akan menjadi faktor penentu dalam sebuah organisasi.


Sumber:

2 Likes