Kebutuhan pengguna (user requirements) dimaksudkan untuk menggambarkan fungsi dan fitur sistem dari perspektif pengguna agar sistem sesuai dengan keinginan pengguna. Pengembang software yang terlibat dalam proses harus mampu memahami perspektif / sudut pandang pengguna.
Apa penyebab pengumpulan kebutuhan pengguna (Requirement Gathering) kurang maksimal?
Beberapa kendala yang terjadi ketika melakukan pengumpulan kebutuhan pengguna (requirements gathering) antara lain :
1. Proses alokasi waktu untuk RG yang terlalu cepat
Hal yang sering terjadi dalam dunia project IT adalah alokasi waktu yang kurang pada saat proses RG. Proses alokasi waktu cenderung lebih diutamakan kepada proses development aplikasi dan implementasi.
2. Hanya memperhatikan alur secara global tetapi melupakan detil
Penyakit ini yang sering saya temui dalam berbagai project. Memang kemampuan seorang sistem analis untuk melihat sesuatu tidak hanya dari segi global tapi juga detail membutuhkan pengalaman dan jam terbang yang tinggi.
3. Konsep integrasi antar modul yang sering terlupakan
Dalam pembuatan software apalagi software berskala menengah dan besar tentu tidak luput dari yang namanya integrasi antar modul atau integrasi antar sistem dalam skala yang lebih besar. Seorang sistem analis dituntut untuk bisa menganalisa sebuah sistem beserta integrasinya, sehingga didalam melakukan sebuah RG seorang sistem analis bisa menggali informasi yang lebih dalam kepada user terkait integrasi-integrasi yang ada dalam/antar sistem tersebut.
4. Kurang bisa memancing user untuk mendeskripsikan apa yang mereka butuhkan
Kemampuan berbicara dan menggali informasi menjadi hal yang vital dalam proses RG karena tidak dalam setiap project kita akan menemukan user-user yang paham betul akan kebutuhannya sehingga dalam hal ini peran sistem analislah yang akan menggali kebutuhan user tersebut sekaligus memberikan saran bagaimana sistem yang baik dan bisa diterapkan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkannya.
5. Terlalu banyak berasumsi
Penyakit kedua yang sering muncul dalam setiap sistem analis adalah terlalu banyak berasumsi!!. Dalam proses RG usahakan minimalisasi asumsi, gali hal-hal real yang terjadi dan dibutuhkan oleh user sehingga sistem yang kita buat tidak jauh melenceng dengan apa yang sebenarnya user inginkan/butuhkan.
6. Proses dokumentasi yang setengah-setengah
Dalam pembangunan sebuah perangkat lunak, dokumentasi memegang peranan sangat penting. Kenapa sangat penting? dengan dokumentasi semua hal yang dibutuhkan dan diinginkan user akan terekam, proses perubahan aplikasi di masa-masa implementasi akan berkurang, proses interaksi antar role pada saat development akan sangat berkurang karena dengan dokumentasi yang lengkap seorang developer sepertyi layaknya tukang jahit yang bahan-bahanya sudah lengkap tinggal menjahit saja. Dan masih banyak lagi keuntungan-keuntungan yang kita dapatkan dengan membuat dokumentasi yang lengkap.
7. Intensitas komunikasi yang kurang
Requirement gathering yang kontinyu akan membuat perangkat lunak yang kita buat menjadi lebih mature dan lebih diterima oleh klien pada saat dilakukan implementasi. Bagaiamana kalau klien kita berbeda daerah atau bahkan berbeda pulau? sekarang dah jamannya teknologi, komunikasi tidak perlu selalu dilakukan dengan tatap muka, komunikasi bisa dilakukan dengan e-mail, telepon atau messenger.