Sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling bekerja untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk membantu dalam pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis, dan visualisasi dalam organisasi.
Apa pentingnya sistem informasi dalam sebuah organisasi?
Sistem informasi mempunyai peran yang penting dalam kinerja sebuah organisasi. Sistem informasi memberikan banyak keuntungan, dari tugas yang simple seperti proses transaksi pada level operasional sampai ke tugas yang sulit seperti membuat keputusan penting dan kompetitif pada tingkat strategis organisasi.
Sebelum membuat sebuah keputusan, memiliki informasi yang akurat, valid dan cukup akan mempermudah dalam memprediksi apakah pilihan yang diambil lebih baik daripada pilihan lainnya. Tanpa adanya informasi yang mendukung sebuah keputusan maka keputusan tersebut bukanlah pilihan yang rasional dan sangat beresiko. Hal ini tentu dikhawatirkan akan menyebabkan ketidakstabilan dalam perusahaan. Oleh karena itulah dibutuhkan adanya sebuah sistem informasi sebagai sumber informasi dasar yang valid dan baik yang digunakan sebagai bahan pertimbangan saat pengambilan keputusan dilakukan.
Dampak positif dari informasi valid dan baik hasil dari pengimplementasian system informasi yang tepat, diantaranya adalah :
Economic Importance
Meskipun biaya pengadaan dan maintenance sistem informasi membutuhkan biaya yang tidak sedikit, hal ini dapat tertutupi dengan kelebihan dan efisiensi yang ditawarkannya. Penggunaan sistem informasi cenderung akan mengurangi biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan dan menyebabkan peningkatan dengan menyediakan informasi dari data yang telah dimiliki. Contohnya saja, dengan adanya software CRM akan mempermudah dan mengoptimalisasi kerja dari CRM sehingga dapat mengurangi tenaga kerja yang dibutuhkan. Selain itu dengan memiliki data banyaknya klaim dari konsumen, sebuah perusahaan asuransi dapat meningkatkan sales dengan menawarkan kenaikan level untuk konsumen yang tidak pernah mengajukan klaim asuransi. Hal ini mungkin menjadi keunggulan yang paling terlihat dari adanya sistem informasi bagi suatu perusahaan.
Information Systems Improve Performance
Sistem informasi didesain untuk meningkatkan efisiensi dan ke efektif an dari sebuah proses. Contohnya ketika Citibank mengembangkan ATM untuk mempermudah transaksi bagi konsumennya yang hingga saat ini dikembangkan lagi menjadi sistem e-banking. Sistem informasi juga mengurangi campur tangan dari manusia sehingga akan mengurangi adanya human error dan meningkatkan kualitas dari layanan.
Importance in Decision Making
Salah satu fungsi sistem informasi yaitu menyimpan dan mengumpulkan data dapat dijadikan alat untuk membantu perusahaan dengan cara memproses data tersebut menjadi informasi untuk merencanakan dan memprediksi lebih akurat dan lebih cepat. Penggunaan DSS contohnya, dapat meningkatkan hasil dari sebuah keputusan dengan data yang ada.
Organizational Behavior Change
Sistem informasi dapat mengubah hirarki dari sebuah perusahaan dengan memperluas distribusi informasi untuk low management. Dengan pilihan berada pada low management dan kemudahan distribusi informasi dari top management maka pada dasarnya keberadaan middle management tidak diperlukan lagi. Contoh kasusnya ada pada perusahaan KNUST-SBO setelah mengisntall system ERP dapat mengurangi staff administrasinya sebanyak 50 dan meningkatkan akurasi pelayanan dari 56.5 menjadi 90%
Advantage over competitor
Adanya sistem informasi juga menjadi senjata tambahan bagi suatu perusahaan untuk menjadi lebih unggul dari kompetitor, sistem informasi dapat membantu mempercepat dan memudahakan setiap proses yang dilakukan perusahaan maupun pelanggan. Dalam dunia perbankan contohnya, dengan adanya e banking klikBCA yang memiliki fitur lengkap bagi pelanggannya dalam membantu transaksi dimana saja dan kapan saja menjadi poin tambahan penting bagi perusahaan untuk lebih unggul dari yang lain.
Controlling
Untuk perusahaan level menengah mungkin kegunaan sistem informasi tidak berefek signifikan dalam performa perusahaan, namun dalam level enterprise ke atas, sistem informasi menjadi hal vital yang tidak bisa ditiadakan oleh perusahaan, memanajemen sumberdaya sebanyak level enterprise pasti sangat sulit. Apalagi jika banyak karyawan yang bekerja tidak sesuai atau melakukan pelanggaran pelanggaran yang merugikan perusahaan. Dengan adanya sistem informasi hal hal seperti itu dapat dilihat dengan mudah dan dimonitor oleh stackholder diatasnya yang nantinya dapat dilakukan tindakan-tindakan prefentif, pinalti, atau pemberhentian, dll. Karena rasa diawasi juga penting bagi karyawan agar kinerjanya tetap pada kondisi yang baik.
Strengthen Communication and Distributing Information
Mengumpulkan dan mendistribusikan informasi adalah salah satu aspek dalam manajemen didalam perusahaan, sistem informasi dapat membuat kedua proses tersebut menjadi lebih efisien. Email sudah cepat dan efektif, tetapi manajer dapat menggunakan system informasi agar lebih efisien lagi, dengan cara menyimpan dokumen di folder yang bisa dibagikan kepada pegawai yang membutuhkan informasi itu. Jenis komunikasi ini memungkinkan karyawan berkolaborasi secara sistematis. Setiap karyawan dapat mengkomunikasikan informasi tambahan dengan membuat perubahan yang bisa dilacak sistem. Lalu manager akan mengumpulkan input data nya dan mengirimkan revisian dokumen yang baru ke target.
Logging Information
Sebuah organisasi memerlukan catatan kegiatannya untuk tujuan keuangan, dan juga untuk mengetahui sebabnya timbul masalah dan tindakan untuk memperbaikinya. Catatan dapat menjadi asset yang penting bagi perusahaan di masa depan. Sistem informasi menyimpan dokumen, catatan komunikasi dan data operasional. Trik untuk memanfaatkan kemampuan me-record ini adalah untuk mengatur data dan menggunakan sistem untuk memproses dan menyajikannya sebagai informasi yang berguna. Data dari record ini dapat digunakan sebagai informasi tentang bagaimana tindakan manajer bisa mempengaruhi kunci indikator sebuah organisasi.
Creating professional environtment
Memiliki sistem informasi secara tidak langsung berefek pada terciptanya lingkungan kerja yang profesional, contohnya penyimpanan dokumen dokumen perusahaan yang sebelumnya bersifat konvensional berupa fisik seperti berkas laporan bulanan, laporan tahunan, rekap pengeluaran, pemasukan dan sebagainya yang disimpan di meja kerja, rak, lemari, gudang dapat disimpan secara digital di sistem informasi dan penggunaan data tersebut menjadi lebih flexible dan mudah.
Helping Employee on every structure level
Sistem informasi yang menyimpan banyak informasi mengenai perusahaan dari sector manapun, pastinya juga akan membantu semua karyawan pada segala level baik itu middle, lower, ataupun high. Dari sisi lower level atau operational sector berarti membantu mereka bekerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dari sisi middle bisa membantu mereka membuat decision yang tepat karena system informasi sudah menyediakan data data yang dibutuhkan untuk pertimbangan saat pengambilan keputusan. Dan dari sisi high level, informasi yang ada pada system informasi hasil dari kerja level level dibawahnya bisa berfungsi sebagai monitoring terhadap jalannya perusahaan
SUMBER :
