Apa hubungan antara Investasi Teknologi Informasi dan Peningkatan Produk Serta Layanan?

manajemen_investasi

(BastiaraCorp) #1

investasi teknologi informasi

Di era saat ini tentunya kita tidak akan pernah luput dari Teknologi Informasi,penerapan IT dalam pertumbuhan organisasi atau perusahaan sudah menjadi bagian inti dari roda penggerak proses bisnis mereka sehingga,

Yang Ingin Saya Tanyakan,`

  1. Bagaimana Prospek dari suatu perusahaan yang melakukan Investasi TI dalam bisnisnya?
  2. Serta bagaimana cara atau langkah-langkah yang dapat di ambil untuk meningkatkan produk serta layanan mereka dengan mengimplementasikan Teknologi Informasi?

(Istighfarin Bahtiar Amry) #2

Dari waktu ke waktu investasi dalam teknologi Informasi(TI) semakin meningkat.Sebagian besar manajer sistem informasi mengatakan bahwa anggaran sistem informasi meningkat dari tahun ke tahun. Strassmann(1996) menemukan bahwa anggaran teknologi informasi meningkat dengan cepat dari tahun 1988 sampai dengan 1994 hingga mencapai 67,4% dibandingkan dengan revenue sebesar 29,6% dan profit sebesar 39,7%.Survey yang dilakukan oleh Grant Thornton LLP pada tahun 1996 terhadap America’s midsize manufacturers,meneumkan bahwa investasi untuk hardware,software,dan telecommunications equitment naik sebesar 23% dibandingkan dengan tahun 1995.

Dari data diatas dapat kita simpulkan bahwa dari tahun ke tahun pertumbuhan atau kesadaran akan pentingnya investasi TI dalam suatu perusahaan sangatlah penting,lalu apa yang menjadi dasar tujuan tersebut?Besarnya investasi dalam TI dilakukan dengan harapan akan meningkatkan kinerja organisasional,namun masih sedikit bukti yang dapat memperlihatkan hubungan antara investasi TI dengan kinerja organisasional.Sering kali,satu-satunya petunjuk pengeluaran yang dimiliki oleh manajer untuk investasi TI adalah tingkat pengeluaran dari persaingan perusahaan dalam jenis industrinya(didasarkan pada presentase dari pendapatan),atau flat increment pada tahun terakhir anggaran TI.Sayangnya,banyak dari investasi ini didasarkan pada blind faith dari hasil yang sebenarnya akan terjadi.TI merupakan hal yang penting dalam bisnis,tetapi tidak cukup untuk menentukan tingkat yang tepat dari investasi tanpa kajian ilmu yang mendalam.

pertanyaan_investasi_ti

Permasalahan umum yang akan dihadapi oleh perusahaan jika melakukan investasi TI adalah apa dampak dari investasi TI terhadap kinerja organisasional?Namun sebelum itu saya akan bahas tuntas mengenai apa saja yang yang termasuk dalam investasi TI tersebut.

Menurut The Management in the 1990s Research Program yang diselenggarakan oleh MIT Sloan School of Management Mendefinisikan investasi teknologi informasi ini seperti yang dikutip oleh indriantoro(1996) adalah sebagai berikut :

  1. perangkat -keras,ini berkisar dari mainframe skala besar sampai microcomputer skala kecil

  2. Perangkat-Lunak,ini berkisar dari penggunaan atau pembelian software-software yang di perlukan untuk melakukan proses bisnis

  3. Jaringan,jaringan telekomunikasi ini berkisar dari publik ke private

  4. Workstation, ini berkisar dari yang dirancang untuk insinyur,dengan kapabilitas komputer besar dan kemampuan untuk menyajikan grafik warna tiga-dimensi,sampai workstation professional yang digunakan oleh karyawan.

  5. Robotik, ini berikisar dari robot dengan “pandangan” dan “tangan” yang digunakan pabrik ke berbagai alat yang sangat biasa bagi umumnya orang

  6. Brainware,ini berkisar dari kelompok orang-orang yang memiliki ilmu lebih dalam bidang TI guna untuk mengatur segala kebutuhan TI tersebut.

Setelah itu jika suatu perusahaan dapat melakukan manajemen yang bagus atas invesati TI tersebut maka mereka akan mendapat beberapa manfaat yang dapat mereka rasakan,diantaranya yakni

  1. Mempertahankan market share. Market share adalah parameter kunci kesuksesan kinerja para eksekutif. Market share ini dapat dipakai sebagai kekuatan bersaing bagi perusahaan

  2. Menghindari bencana kerugian yang lebih besar. Investasi dalam TI dianggap sukses apabila dapat mencegah kerugian yang sangat besar. Seperti misalnya : kecurangan atau kelalaian keamanan pengangkutan,tabrakan pesawat terbang,bencana yang disebabkan oleh lingkungan

  3. Menciotakan fleksibilitas dan adaptabilitas yang lebih tinggi. Ti merupakan elemen penting dalam infrastruktur perusahaan yang memungkinkan perusahaan tetap bertahan meskipun perubahan lingkungan sangat cepat dan tak terduga.

  4. Meningkatkan responsifitas lini produk baru

  5. Meningkatkan kualitas pelayanan

  6. Meningkatkan kualitas semangat kerja

  7. Meningkatkan preduktabilitas dari operasi bisnis

Sehingga kita dapat menarik kesimpulan bahwa investasi TI itu sangat diperlukan dalam era saat ini dan kedepannya dalam suatu perusahaan,bahkan jika terdapat perusahaan yang belum saat ini melakukan nya,kemungkinan akan mengalami kesulitan dikemudian hari.Demi berjalannya investasi TI yang optimal maka dapat dilakukan dengan menilai NILAI investasi TI nya yakni,

  • Nilai investasi TI adalah kemampuan organisasi utk mengidentifikasikan dan mengukur penambahan dampak manfaat dan positif yang berkaitan dengan penerapan TI dalam operasi bisnis.

  • Proses ini termasuk metode dan alat utk menghitung secara akurat, menjajaki dan akhirnya menyadari hasil positif bisnis dari investasi TI.

  • Investasi TI dan ROI adalah satu dari topic diskusi hangat, tanpa tergantung industri.

  • CEO dan manajemen senior mengharapkan perubahan dari focus belanja (cost) TI ke kebutuhan dimana investasi menghasilkan perbaikan yg nyata dalam bisnis.

Akan Tetapi penilaian Investasi TI itu juga sangat sulit,kenapa bisa demikian?Hal tersebut dikarenakan

  1. Manfaat tidak dapat terukur secara alami
  2. Manfaat TI direalisasikan dalam jangka panjang
  3. Strategi dan keuntungan kompetitif sukar utk dihitung
  4. Manfaat TI tdk langsung dan karena itu tidak dapat dibedakan dari beberapa factor yg mengacaukan
  5. Teori dan teknik yang tersedia sukar utk mengerti dan menangkap nilai dari system informasi.

Beberapa organisasi mencari diri mereka sendiri dalam situasi catch-22. untuk alasan persaiangan mereka tidak dapat berusaha tdk utk berinvestasi dalam IS/IT, tetapi secara economi mereka tidak dapat menemukan pertimbangan yg cukup, dan penilaian praktis tidakdapat memberikan cukup dukungan, utk melakukan investasi. Karena infratruktur IS/IT menjadi suatu bagian yang tdk dapat dihindarkan dari proses dan struktur organisasi. Sehingga sukar utk dipisahkan dampak TI terhadap asset dan kegiatan lainnya.Ada kesimpangsiuran kelemahan mengartikan kebutuhan informasi sama halnya IS/IT sbg asset modal besar, meskipun tingkat pembelanjaannya tinggi.

Dengan demikian kita dapat mengambil kesimpulan bahwa investasi TI harus dilakukan oleh semua perusahaan atau organisasi dikarenakan semakin bertambahnya usia perkembangan bisnis,mengharuskan mereka untuk memanfaatkan TI sebagai sarana yang modern dalam proses pemasaran bisnis mereka untuk persaingan,Memang benar bahwa investasi ini akan terasa sulit diawal dengan resiko dan biaya yang tidak sedikit akan tetapi jika sudah berjalan dan di tangani dengan baik maka akan memberikan dampak atau manfaat yang cukup besar bagi perusahaan itu sendiri.Karena jika suatu perusahaan tidak mengikuti arus perkembangan zaman,maka perusahaan tersebut lama kelamaan akan terkikis dan bangkrut.

Bagaimana cara atau langkah-langkah yang dapat di ambil untuk meningkatkan produk serta layanan mereka dengan mengimplementasikan Teknologi Informasi?

Meningkatkan kualitas pelayanan dan kualitas produk untuk memuaskan pelanggan merupakan salah satu hal yang menjadi tujuan bagi setiap perusahaan terlebih perusahaan industri. Banyak produk yang dihasilkan dengan berbagai macam jenis, mutu, serta bentuk, dimana keseluruhan tersebut ditujukan untuk menarik minat pelanggan, sehingga konsumen cenderung akan melakukan aktivitas membeli produk tersebut. Oleh karena itu setiap perusahaan dituntut agar mampu menciptakan produk dengan spesifikasi yang terbaik agar kepuasan pelanggan dapat terpenuhi.

Hal tersebut menuntut perusahaan – perusahaan untuk dapat merumuskan kembali strategi yang ditempuh untuk meningkatkan kemampuan bersaing dalam melayani konsumen. Usaha menciptakan dan mempertahankan pelanggan hendaknya menjadi prioritas utama bagi perusahaan. Strategi yang tepat dapat menarik pelanggan hendaknya disusun secara cermat, agar pelanggan mau membeli produk yang dihasilkan perusahaan. Lebih dari itu dengan segala kiatnya perusahaan juga harus berupaya agar pelanggan dapat menjadi setia terhadap produk tersebut. Kualitas memberikan suatu dorongan kepada pelanggan untuk menjalin ikatan hubungan yang kuat dengan perusahaan.

Dalam jangka panjang, ikatan ini memungkinkan perusahaan untuk memahami dengan seksama terhadap harapan pelanggan serta kebutuhannya. Dengan demikian perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dimana perusahaan memaksimumkan pengalaman pelanggan yang menyenangkan dan meminimumkan pengalaman pelanggan yang kurang menyenangkan

Dalam kaitannya dengan kepuasan pelanggan, kualitas memiliki beberapa dimensi pokok, tergantung pada konteksnya. Dalam kualitas produk, ada enam dimensi utama yang biasanya digunakan yaitu kinerja, keandalan, fitur, keawetan, konsistensi, dan desain (Durianto, 2004). Sedangkan dari kualitas jasa/pelayanan terdapat 5 (lima) dimensi yang telah di kemukakan oleh Tjiptono dan Chandra kutipan dari Parasuraman, Zeithhaml, dan Berry (2011) yaitu reliabilitas, daya tanggap, jaminan, empati, bukti fisik.

Kualitas produk yang dirasakan pelanggan akan menentukan suatu persepsi terhadap kinerja perusahaan, yang pada gilirannya akan berpengaruh pada kepuasan pelanggan. Fungsi, kualitas dan benefits dari suatu produk merupakan fokus perhatian pelanggan. Kebutuhan pelanggan yang terus meningkat dan didasari oleh tingkat kekritisan yang semakin tinggi, cenderung menuntut pelayanan secara pribadi dan ikut dilibatkan dalam pengembangan suatu produk.Hal inilah yang menjadi dasar pemikiran untuk tetap memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan konsumen dalam segala perubahan sehingga tidak akan berpaling ke produk substitusi.

Langkah-langkah yang dapat diambil dengan menggunakan penerapan IT dalam meningkatkan produk serta layanan yakni dapat dilakukan dengan memanfaatkan kemudahan penggunakan teknologi dalam bertelekomunikasi,sehingga dengan ini kita dapat dengan mudah untuk menyebarkan informasi mengenai produk kita yang baru.Dengan istilah lain adalah information produk share.Selain itu kita juga dapat melakukan langkah-langkah umum seperti :

Mengidentifikasikan masalah dengan rumusan-rumasan seperti,

  1. Apakah Kualitas Pelayanan (service Quality) berpengaruh secara signifikan terhadap Kepuasan Pelanggan (customer satisfaction)?

  2. Apakah Kualitas Produk (Quality Product) berpengaruh secara signifikan terhadap Kepuasan Pelanggan (customer satisfaction)?

  3. Apakah Kualitas Pelayanan (service Quality) dan Kualitas Produk (Quality Product) secara bersamaan berpengaruh secara signifikan terhadap Kepuasan Pelanggan (customer satisfaction)?

1. Kualitas pelayanan Harus meningkat dengan pemanfaatan IT

Yang dimaksudkan dalam hal ini adalah, bahwa sudah jelas tentunya dengan pemanfaatan IT suatu perusahaan akan meningkat pelayanannya dengan memanfaatkan teknologi tersebut, seperti dengan adanya customer service,serta pelayanan bantuan 24 jam mengenai produk dan jasa.Selain itu juga pelayanan mereka juga dapat dilakukan secara online sehingga akan memudahkan customer untuk tetap terhubung meskipun tidak memiliki banyak waktu.

2. Apakah Kualitas Produk (Quality Product) berpengaruh secara signifikan terhadap Kepuasan Pelanggan (customer satisfaction)?

Tentunya kualitas produk yang baik akan berpengaruh kepada kepuasan pelanggan,sehingga perusahaan harus memaksimalkan penggunaan IT nya untuk meningkatkan kualitas proses pembuatan produk mereka,misalkan yang mana sebelumnya pembuatan produk dilakukan manual,mulai dibuat dengan menggunakan mesin(otomasi).Sehingga tentunya akan memberikan hasil produk yang lebih bagus dan akurat karena pihak perusahaan dapat dengan tepat memberikan perintah pengerjaan secara berkala pada mesin tersebut.

3. Apakah Kualitas Pelayanan (service Quality) dan Kualitas Produk (Quality Product) secara bersamaan berpengaruh secara signifikan terhadap Kepuasan Pelanggan (customer satisfaction)?

Setelah 2 pertanyaan diatas mampu perusahaan lakukan dengan baik,maka selanjutnya adalah tentu kita yakin bahwa produk dan layanan kita sangatlah memuaskan sehingga pelanggan akan merasa senang dan puas untuk selalu menggunakan produk perusahaan tersebut.

Saat ini teknologi informasi bukan hanya berkembang dengan pesat, tetapi juga sering mengalami perubahan yang sangat cepat. Hampir setiap detik selalu ditemukan penemuan baru dengan tujuan untuk memperbaiki atau menyempurnakan hasil teknologi sebelumnya. manfaat teknologi nformasi pada saat ini tidak hanya dipergunakan untuk kepentingan organisasi saja, tetapi juga untuk kebutuhan individu. Bagi organisasi teknologi informasi dapat digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif, sedangkan untuk kebutuhan individu, teknologi dipergunakan untuk kepentingan pribadiseperti mencari pekerjaan.

Dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat saat ini, bisa dikatakan teknologi informasi telah memasuki ke segala bidang, salah satunya dibidang bisnis. Bisnis tanpa adanya memanfaatkan teknologi informasi tidak akan bisa maju dan terancam bangkrut. Banyak pelaku bisnis yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kemajuan bisnis dan mendapatkan keuntungan yang diinginkan.

Dengan memanfaatkan teknologi informasi di bidang bisnis akan memberikan dampak positif yang besar untuk jalanya bisnis yang kita bangun. Berikut beberapa manfaat penting teknologi informasi dalam bidang bisnis:

  1. Munculnya peluang bisnis baru (E-business), dengan semakin majunya teknologi dan informasi akan mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa peluang yang sangat menguntungkan dan sebagai modal bisnis yang sangat menguntungkan. Contohnya pemanfaatan kemajuan teknologi dan komunikasi adalah google. Di mana search engine google banyak digunakan untuk mencari sesuatu di internet dan perusahaan google akan mendapatkan banyak keuntungan.

  2. Mengurangi biaya produksi dan operasional, kemajuan teknologi dan informasi dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya produksi sehingga perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar dengan mengeluarkan pengeluaran yang sedikit. dan mengurangi operasional sehingga perusahaan dapat menambah jumlah produksi di setiap barang produksinya.

  3. Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan, mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja, sehingga karyawan tidak perlu repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama, dan bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal tersebut membuat rapat menjadi lebih praktis dan juga dapat mengawasi kinerja para karyawan.

  4. Akses informasi dan penyebaran informasi, mempublikasikan berita melalui internet dapat tersebar luas dengan cepat dibandingankan dengan enggunakan fax atau pos. Kita dapat menyebar luaskan informasi ke seluruh dunia dan dapat berinteraksi langsung melalui komputer.

  5. Komunikasi yang cepat, fasilitas yang ada di internet banyak membuktikan kecepatanya berkomunikasi dengan orang yang dituju, seperti E-mail yang telah banyak digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen. Chat atau video conferencing juga mempercepat komunikasi.

Jadi peran perkembangan teknologi informasi pada saat ini tidak bisa dipisahkan dari dunia bisnis, karena perkembangan teknologi informasi dapat memberikan berbagai keuntungan dan kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis. Namun selain memberikan manfaat dalam bidang bisnis, teknologi infromasi juga dapat disalah gunakan dalam hal yang kurang baik. Oleh karen itu, untuk pengunaannya harus digunakan secara bijak.

Dengan kata lain,langkah yang ditempuh untuk memanfaatkan IT guna meningkatkan pelayanan dan produk diantaranya adalah,

  1. Menggunakan IT sebagai media pemberi pelayanan secara online maupun offline
  2. Menggunakan teknologi dalam proses pembuatan produk(otomasi)
  3. Pembukaan website sebagai langkah untuk mendekatkan diri kepada pelanggan secara online
  4. Mempercepat proses pembuatan produk dengan penggunaan teknologi yang mutahir
  5. Pemanfaatan internet sebagai langkah penyampaian informasi terbaru dari produk maupun layanan

Dari kelima langkah yang dapat ditembuh oleh perusahaan tersebut sudah dapat memberikan dampak yang signifikan bagi terciptanya peningkatan layanan dan produk yang mereka hasilkan,dan tentunya untuk pemanfaatan IT tidak hanya terbatas di lingkup tersebut,dikarenakan pemanfaatannya akan terus berkembang sesuai dengan permintaan pasar dan perkembangan zaman.

Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif.

  1. Meningkatkan efisiensi operasional
    Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

  2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
    Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.

  3. Membangun sumber-sumber informasi strategis
    Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. System Development Lyfe Cycle adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :

    1. Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi
    2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan
    3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi
    4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik
    5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
    6. Merancang sistem informasi baru
    7. Membangun sistem informasi baru
    8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru
    9. Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan

System Development Lyfe Cycle (“SDLC”) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC. Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize. Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah.Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan.

  • Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek system.

  • Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi

  • Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan

  • Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat

  • Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance.

Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi system.

Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi
.

  • Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.

  • Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

  • Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.

  • Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.

KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak perusahan mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Berikut kegagalan penerapan sistem informasi menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999):

  • Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
    Pihak eksekutif perusahaan menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau mereka tidak mengerti sama sekali. Hal ini dapat menjadi faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI dalam suatu perusahaan yang besar. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini akan menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan belum dapat mengoptimalkan fungsi dan potensi SI untuk mempermudah komunikasi antar satuan kerja, transfer informasi, dan data perusahaan, serta sharing pengetahuan dan teknologi yang bertujuan untuk memajukan perusahaan.

  • Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan
    Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan perusahaan.

  • Inkompetensi secara teknologi
    Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan teknologi informasi dan kurangnya inisiatif dan keaktifan sumber daya manusia (“SDM”) dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan di bidang teknologi informasi -nya masih rendah. Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk menjalankan investasi teknologi informasi, padahal SDM tersebut belum mampu.

  • Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
    Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak.

  • Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem
    Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan.

SOLUSI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Telah dipaparkan bahwa resiko kegagalan pembangunan dan penerapan sistem informasi bagi perusahaan berkemungkinan besar terjadi, namun hal tersebut dapat dilakukan pencegahannya. Seperti pada sub-bab kesuksesan system informasi yakni menggunakan metode SDLC. Dengan menggunakan metode tersebut dapat meminimalisisr terjadinya kegagalan tersebut. Kemudian faktor diluar itu juga dibutuhan kerjasama tim dari sumber daya manusia perusahaan tersebut, Sehingga adanya proses evaluasi dari programmer ataupun user dapat bersinergis. Dapat kita katakana bahwa userlah yang harus merasa dilayani oleh system informasi tersebut namun programmer sebagai maker tak luput dari pengetahuan aktivitas bisnis user.

Referensi